Для оперативного учета хозяйственных операций практически каждая организация приобретает программу для ведения бухгалтерского и налогового учета. Как отразить приобретение, доработку и внедрение в бухгалтерском и налоговом учете?
В инструкции Отражение в учете приобретения программного обеспечения в 1С:ERP мы рассмотрели учет программного обеспечения, купленного с приобретением исключительных прав на него по договору отчуждения. Повторим, что применяемая схема бухгалтерского и налогового учета кардинально отличается между собой в зависимости от способа приобретения компьютерной программы. Все зависит от права пользования программой. Есть два варианта:
- исключительные права;
- неисключительные права.
В данной инструкции разберем на примере учет программного обеспечения, купленного с приобретением неисключительных прав на него.
Условия примера:
Компания приобрела программное обеспечение:
- Между Правообладателем и Поставщиком ПО заключен договор, по которому Поставщик имеет право по сублицензионным договорам продавать ПО.
- Между Поставщиком программы и компанией заключен сублицензионный договор, по которому организация получает неисключительное право на использование «1С:ERP».
Срок передачи права – бессрочный.
У программного продукта открыт код. И в рамках эксплуатации системы внешний подрядчик (они же поставщики ПО) выполняют как услуги консультаций, так и разработку нового функционала на базе «1С:ERP» (по ней компания приобрела неисключительное право).
Стоимость «1С:ERP» – 500 000 рублей. Стоимость услуг по консультациям, разработке нового функционала и внедрению 10 000 000 рублей.
Правила учета
Рассмотрим законодательные аспекты отражения в учете и списания в затраты приобретения и использования программы с неисключительными правами.
Затраты на приобретение неисключительных прав на программу следует отражать в составе:
- расходов будущих периодов, когда за использование компьютерной программы установлена фиксированная сумма, которая перечисляется единовременно;
- текущих расходов, если за использование компьютерной программы перечисляются периодические платежи.
Такой порядок следует из пункта 39 ПБУ 14/2007, пункта 18 ПБУ 10/99.
В бухучете при этом следует сделать следующие проводки:
- Дебет 97 Кредит 60 (76) – учтен фиксированный разовый платеж за использование компьютерной программы;
- Дебет (20, 23, 25, 26, 44…) Кредит 60 (76) – учтены периодические платежи за использование компьютерной программы.
В нашем примере ERP-система по договору передается с неисключительными бессрочными правами и оплачивается фиксированной суммой. После ввода в эксплуатацию расходы на ее приобретение, учитываются как расходы будущих периодов и подлежат списанию частями. Порядок списания расходов, относящихся к нескольким отчетным периодам, организация устанавливает самостоятельно.
Когда договором не определен срок его действия, единовременный платеж за пользование неисключительными правами списывается в расходы с учетом принципа равномерности. Сделать это можно одним из способов:
- единовременный платеж учитывается на протяжении срока, установленного пунктом 4 статьи 1235 ГК, т.е. в течение пяти лет (письмо Минфина от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039);
- для целей налогового учета период списания таких расходов компания устанавливает самостоятельно (письма Минфина от 18.03.2014 № 03-03-06/1/11743, от 18.03.2013 № 03-03-06/1/8161 и от 10.09.2012 № 03-03-06/1/476).
Выбранный способ утверждается приказом руководителя. Выбранный вариант списания расходов будущих периодов следует закрепить в учетной политике для целей бухучета (п. 7 и 8 ПБУ 1/2008, письмо Минфина России от 12 января 2012 № 07-02-06/5).
Пример приказа об изменении в учетной политике
Изменения в учетную политику для целей бухгалтерского учета, утвержденную приказом руководителя № __ от ___
П. ____ «Нематериальные активы» дополнить абзацами:
- определение срока использования исключительных и неисключительных прав на НМА исходя из: срока действия исключительных и неисключительных прав на НМА (срока действия лицензии);
- срока полезного использования иного актива, с которым объект НМА непосредственного связан;
- ожидаемого срока использования актива, в течение которого планируется использовать его в деятельности или получать экономические выгоды;
- если анализ всех факторов не позволит установить точный период, когда объект будет приносить экономические выгоды и полезный потенциал, срок признается 5 лет.
Бланк приказа о начале эксплуатации программы и срока полезного использования можно скачать здесь.
Списание отражается проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44, 91-2…) Кредит 97 (списана на расходы часть фиксированного разового платежа за право использовать программу)
Кроме того, если организации переданы права на компьютерную программу по сублицензионному договору, она признается нематериальным активом, полученным в пользование. Такую компьютерную программу надо отразить на забалансовом счете. Об этом сказано в пункте 39 ПБУ 14/2007.
План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета нематериальных активов, полученных в пользование. Поэтому организации надо самостоятельно открыть забалансовый счет и закрепить это в учетной политике для целей бухучета. Например, это может быть счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование»:
Отражение данных в программе
Оформить приобретение программы можно документами Приобретение товаров и услуг или Приобретение услуг и прочих активов. Заходим в раздел Закупки – Документы закупки (все). По кнопке Создать выбираем Закупка у поставщика.
Рисунок 1 — Создание документа приобретения программы у поставщика
В созданном документе указываем поставщика, договор на приобретение программы.
Затраты организации на программу организация относит к расходам будущих периодов. Создаем статью расходов. Указываем счет учета 97.21. Вид РБП – Прочие. Вид актива – Прочие внеоборотные активы.
Рисунок 2 — Создание статьи расходов будущих периодов
В документе поступления выбираем созданную ранее статью расходов РБП. После проведения документа и отражения данных в регламентированном учете формируются проводки Дт 97.21 Кт 60.01.
Рисунок 3 — Проводки документа поступления программного обеспечения
Далее необходимо создать правило распределения РБП в учете. Правило распределения создаем на закладке Основная в Статье расходов. Там указывается дата начала списания, срок списания и статья затрат.
Рисунок 4 — Создание правил списания расходов будущих периодов
Расходы будущих периодов включаются в затраты предприятия процедурой закрытия месяца в рабочем месте Финансовый результат и контроллинг – Закрытие месяца – Распределение расходов будущих периодов.
В рабочем месте Распределение расходов будущих периодов на закладке К распределению для ранее оформленного поступления РБП по кнопке Распределить расходы формируется документ Распределение РБП.
В том случае, когда организации переданы права на компьютерную программу по сублицензионному договору, она признается нематериальным активом, которое получено в пользование. Такие активы надо учитывать на забалансовом счете.
План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета нематериальных активов, полученных в пользование. Можно самостоятельно добавить забалансовый счет и закрепить это в учетной политике. Например, это может быть счет «014 Нематериальные активы в пользовании».
По дебету счета 014 Нематериальные активы в пользовании отразите стоимость прав на компьютерную программу, полученных в пользование (на основании лицензионного договора).
Использование компьютерной программы без договора отчуждения или лицензии влечет гражданскую, материальную, административную или уголовную ответственность.
Расходы на доработку программы следует учитывать в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете – в составе прочих расходов. Признаются расходы равномерно в течение срока полезного использования программы, определенного организацией.
