С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – формат, теперь уже хорошо знакомый всем работающим гражданам. Электронная трудовая книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности кадрового учета.
Каждый работник должен подать письменное заявление с выбором варианта ведения его трудовой книжки.
Если сотрудник указывает в заявлении, что его сведения о трудовой деятельности теперь будут вестись в электронной форме, то работодатель должен сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и выдать ее на руки сотруднику. Но стоит отметить, что бумажная трудовая книжка не теряет своей силы и действует аналогично электронной, сущность изменений заключается в том, что ответственность за ее хранение теперь возложена на сотрудника.
Когда сотрудник подает заявление, указывая, что ведение его трудовой деятельности будет продолжаться в бумажном варианте, то работодатель должен как подавать сведения в ПФР в электронном виде, так и вносить запись в бумажную трудовую книжку сотрудника.
В том случае, если сотрудник не подал письменное заявление в указанный срок, то на работодателе остается ответственность по ведению и хранению трудовой книжки сотрудника, а также своевременной подаче данных в ПФР.
В программе “1С:Зарплата и управление персоналом 8” ред.3 можно сформировать заявление на сотрудника (сотрудников) о выборе порядка ведения трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде с помощью документа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (рис. 1-4). Создадим заявление на примере организации ООО «Крот-Ц» сотрудника Базина А. В.
- Раздел “Кадры” или раздел “Отчетность, справки” – журнал “Электронные трудовые книжки”.
Рисунок 1 – Электронные трудовые книжки.
- Кнопка “Создать”.
- В поле “Организация” выберите организацию, по сотруднику (сотрудникам) которой необходимо сформировать заявление (рис. 2).
- В поле “Дата” укажите дату формирования заявления. По умолчанию поле заполняется текущей датой компьютера
Рисунок 2 – Создание заявления.
- В табличной части документа по кнопке “Подбор” или “Добавить” выберите сотрудника (сотрудников). К выбору предлагаются сотрудники, работающие по основному месту работу на дату документа (поле “Дата”).
- В колонке “Вид заявления” для каждого сотрудника укажите порядок ведения трудовой книжки, который он выбрал, –“Ведение бумажной трудовой книжки” или “Сведения о трудовой деятельности в электронной форме”.
- Поля “Руководитель” и “Должность” заполняются автоматически из справочника “Организации” (раздел “Настройка” Организации закладка “Учетная политика и другие настройки” ссылка “Ответственные лица”) на основании сведений об ответственных лицах организации. Эти данные будут указаны в печатной форме заявления.
Рисунок 3 – Заявления.
- По кнопке “Заявление” можно сформировать печатную форму заявления на каждого сотрудника (рис. 3).
Рисунок 4 – Заявления в печатном виде.
После сохранения данного документа следует сформировать отчет СЗВ-ТД по сотрудникам, которые подали заявление.
Работник, который изначально подал заявление о продолжении ведения его трудовой деятельности в бумажном виде, имеет право в любой момент изменить свой выбор, подав новое заявление (п. 5, ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). В таком случае работодателю будет необходимо повторно предоставить данные в ПФР, указав новое заявление и старое с признаком отмены. Повторное предоставление сведений также может потребоваться в случае ошибочно поданных данных. Для того, чтобы отразить новое заявление сотрудника и отмену старого в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» следует выполнить следующий ряд действий: Сформировать Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (Раздел «Отчетность, справки» — «Электронные трудовые книжки»), в котором подобрать сотрудника и заявление, которое было подано в ПФР (рис. 5).
Рисунок 5 – Отзыв заявления.
Создать в базе новое заявление на необходимого сотрудника. Сформировать отчет СЗВ-ТД по сотруднику, после чего, находясь в отчете, перейти в его мероприятия (нажать дважды на строчку с работником). В открывшемся окне справа над табличной частью будет отражено актуальное заявление сотрудника, но для того чтобы отразить отмену предыдущего, следует также подобрать старое заявление, которое по умолчанию проставит галочку «Отмена».
Рисунок 6- Отчет СЗВ-ТД по сотруднику.
После выполнения перечисленных действий отчет СЗВ-ТД можно отправлять в ПФР. По старому заявлению будет проставлен признак отмены — правильность отражения данных дополнительно можно просмотреть в печатной форме отчета.
