Планирование закупок в 1С:ERP

Для ведения планов закупок в 1С:ERP по товарам предусмотрен документ План закупок.

Использование планирования закупок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Планы закупок.

Рисунок 1 - Включение функционала по плану закупок

Для начала необходимо создать сценарий планирования: раздел Планирование и Бюджетирование – Настройки и справочники – Сценарии планирования – Создать.

Далее заполняем сценарий:

• Периодичность (Год, полугодие, квартал, месяц и т.д.) определяет, в каких интервалах будут вводиться данные планов, создаваться заказы по планам и анализироваться план-факт.
• Отображение периода (Диапазон дат или Номер периода в пределах года).
• Планировать закупки (Только по количеству или По количеству и сумме).

Рисунок 2 - Сценарий товарного планирования

Переходим на вкладку Настройки создания и выбираем Планы закупок. Также сразу можно установить признак использовать Заказ поставщику:

Рисунок 3 - Сценарий товарного планирования. Вкладка «Настройка создания»

Далее переходим по ссылке настроить вид плана и задаем настройки плана:

• Использовать для - определяет какой план (продаж, закупок и т.п.) можно создавать по этой настройке;
• Вариант заполнения (по формуле и источникам) - простой вариант (по формуле) используется для «тянущей» схемы планирования, когда целевым является План продаж, а остальные планы обеспечивают его исполнение, расширенный вариант (по источникам) используется для произвольного заполнения планов;
• Вариант записи (замещающий и суммирующий) - суммирующий план суммирует план с предыдущим. Замещающие планы используются для скользящего планирования, когда новые планы вытесняют/замещают значения предыдущих планов соответствующего периода. При скользящем планировании поддерживается возможность редактирования значений предыдущих планов и поддержки планов в актуальном состоянии на определенные периоды времени. При этом предыдущие планы становятся неактуальными.
• Количество периодов по умолчанию - позволяет указать, сколько периодов должно отображаться при создании документа плана.
• Степень детализации плана (по подразделению, назначению, партнеру, соглашению, складу, формату магазина, менеджеру).
• С указанием плана оплат - позволяет вводить планируемые поступления или списания денежных средств по планам продаж и закупок, рассчитывать этапы оплат по указанному в документе графику.

Рисунок 4 - Создание вида плана

Планы закупок регистрируются в списке Бюджетирование и планирование – Создать – Планы закупок.

Основные параметры документов План закупок:

• Сценарий – общие правила планирования (периодичность планирования, отображение периода и т. д.);
• Вид плана – детализация данных планирования и правила заполнения плановых данных;
• Период – формируется в соответствии с периодичностью сценария планирования;
• Товары – номенклатура, по которой требуется запланировать будущие закупки товаров у поставщика.

Вид плана и сценарий, в разрезе которого формируется план закупок, определяют параметры его формирования и автоматического заполнения.

Рисунок 5 - Документ План закупок

По кнопке Заполнить товары можно заполнить состав номенклатуры:

• по всей номенклатуре поставщика - позволяет заполнить по зарегистрированной номенклатуре поставщика;
• по товарам, приобретенным у всех поставщиков или по всем поставщикам, если документ не детализируется по поставщику;
• из формулы - номенклатура будет получена из операндов (источников) указанных в формуле;
• по ассортименту - номенклатура будет получена по ассортименту, разрешенному к закупке на дату начала планирования;
• по отбору - позволяет заполнить номенклатуру по произвольным отборам.

Заполним план закупок используя план продаж. Для этого выберем заполнять по формуле и зададим план продаж.

Рисунок 6 - Заполнение плана закупок товарами

После план закупок заполняется данными согласно плана продаж:

Рисунок 7 - Установка статуса для документа Плана заупок

Устанавливаем статус документа Утверждён и проводим его.

По данным планов закупок при помощи обработки Формирование заказов поставщикам по планам производится формирование заказов поставщикам.Для этого переходим в раздел Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По плану.

Шаг 1

На первом шаге необходимо выбрать сценарий, по которому созданы и утверждены планы закупок. В выбранном сценарии должен быть установлен флаг Создавать по сценарию: Заказы поставщику. Дополнительно требуется указать период заказа/поступления и подразделение, по которому созданы планы. Если подразделение не указано - будут выбраны планы без детализации по подразделению (общие планы по всей компании). Если отбор по подразделению не используется, будут выбраны планы как с детализацией, так и без.

Рисунок 8 - Формирование заказов поставщику по плану. Отбор планов

Шаг 2

В рабочем месте отображается информация:

• Склад, на которой будет производится закупка, подразделение, поставщик, соглашение с поставщиком и условие цены. Все эти данные могут уточняться непосредственно в таблице. Сервисы для заполнения указанных параметров во всех выбранных строках доступны в меню Заполнить.
• В графе К заказу указывается количество товаров, которое необходимо заказать согласно планам закупок. Количество можно разбить, указав вычитаемое количество, или распределить выделенные строки по правилам.
• В графе В планах выводится общая сумма планов, запланированных по каждой строке. Возможна детализация до документов, являющихся источниками плановых данных.
• В графе В заказах выводится общая сумма ранее сформированных заказов, совпадающих по номенклатуре, подразделению, складу и поставщику. Если соответствующая детализация в плане закупок отсутствует - любой заказ поставщику будет учитываться как исполняющий данный план закупок. Данные выводятся только по заказам с датой поступления в указанном периоде.
• Дата поступления может быть отредактирована в ручную или перенесена по правилам для всех выделенных строк.
• Для формирования заказа поставщикам по плану закупок - нужно поставить флаг в колонке К заказу. В таблице Заказы к оформлению будет отображена информация о подготовленных заказах.

Рисунок 9 - Формирование заказов поставщику по плану. Определение состава и объема заказа

Шаг 3

При переходе к шагу 3 происходит формирование документов Заказ поставщику. На этом шаге можно дополнительно уточнить в документах необходимые данные и провести их.

Рисунок 10 - Формирование заказов поставщику по плану. Уточнения сформированных заказов

Фактическое исполнение плана закупок по товарам и оплате в разрезе подразделений можно проконтролировать при помощи отчета Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов – Исполнение плана закупок по подразделениям.

Предусмотрены следующие варианты отчета:

• Исполнение плана закупок по поставщикам;
• Исполнение плана закупок по складам;
• Исполнение плана оплат и отгрузок по поставщикам.

Отчет по исполнению плана закупок предназначен для план-фактного анализа номенклатуры закупок по поставщикам, подразделениям и складам

Рисунок 11 - Отчет Исполнение плана закупок по подразделениям»

Для проверки обеспеченности планом закупок прочих типов планов предусмотрен отчет Сбалансированность планов.