Аккредитация контрагентов – это необходимый процесс для выбора надежного партнера и уверенности предстоящего сотрудничества. Аккредитация позволяет избежать рисков, которыми чревато сотрудничество с непроверенными контрагентами. Данная процедура позволяет удостовериться, что партнер сможет выполнять взятые на себя обязательства и обладает всеми необходимым для этого организационными и материальными ресурсами.
Другими словами, аккредитация – это процесс принятия решения о сотрудничестве или не сотрудничестве с партнером. Таким образом, аккредитация контрагентов позволяет уменьшить влияние на компанию бизнес-рисков, таких как:
- Финансовые риски. Неисполнение обязательств по договору, а также не исполнение требований к качеству продукции или работ, которые грозят крупными финансовыми потерями.
- Риски претензий к должностным лицам компании. В результате работы с недобросовестным контрагентом, с ответственных лиц, заключивших с ним сделку, могут быть взысканы убытки.
- Налоговые риски. Высокая вероятность встречной проверки налоговой при взаимодействии с ненадежным контрагентом. Проверки хозяйственных операций предприятий часто сопровождаются встречными проверками с его поставщиками и покупателями.
- Репутационные риски. Совместная деятельность с недобросовестными контрагентами негативно скажется на имидже фирмы в глазах партнеров и клиентов.
- Срыв сроков. Задержки могут произойти из-за большого числа утверждающих лиц, отсутствия контроля над соблюдением сроков, отсутствия ответственного сотрудника на рабочем месте или неуведомлении его о необходимости выполнить задачу.
- Отсутствие фиксированного маршрута бизнес-процесса. Нет регламентированного процесса, где указаны роли и зоны ответственности в процессе аккредитации, не указаны сроки и критерии выполнения поставленной задачи.
- Отсутствие истории. Нет информации о личности и дате утверждения документов, комментариях и замечаниях к ним, отсутствие информации о надобности и сроках повторного проведения аккредитации.
Аккредитация контрагента в 1С:Документооборот
Процесс аккредитации контрагента можно с легкостью автоматизировать с помощью современной информационной системы.Конфигурация «1С:Документооборот» обладает функционалом, который позволяет полностью автоматизировать процедуру Аккредитации контрагентов, контролировать исполнительную дисциплину, строгое соблюдение регламента компании и вести историю прохождения проверочных процедур.
Рисунок 1 – Упрощенная схема процесса аккредитации контрагента
Интеграция информации об аккредитации в другие учетные системы
Правильно построенная архитектура решения предполагает, что первоисточником для ввода данных по контрагенту является «1С:Документооборот». Там же происходит процесс Аккредитации. И только после успешного прохождения контрагентом этой процедуры, карточка контрагента будет передана в Учетную систему. Таким образом, работая с контрагентом в Учетной системе, можно быть уверенным, что данный контрагент прошел Аккредитацию. Статус о необходимости в повторной аккредитации также передается из «1С:Документооборот» в Учетную систему.
В «1С:Документооборот» уже имеются готовые механизмы интеграции со следующими
конфигурациями:
- 1С:ERP
- 1С:Управление торговлей 11
- 1С:Комплексная автоматизация 2.0
- 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
- 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0
- 1С:Управление холдингом
Система предусматривает 9 механизмов интеграции:
- веб-сервисы
- RESTful API
- HTTP
- COM
- внешние источники данных
- XML
- FTP
- обмен данными
С помощью этих технологий и инструментов можно решать различные интеграционные задачи:
- ручная загрузка и выгрузка любых данных;
- автоматическая синхронизация любых данных;
- бесшовная интеграция различных информационных систем с «1С:Документооборот»;
- и многое другое.
Архитектура решения по аккредитации партнеров
Рассмотрим пример функционала по аккредитации, который мы настроили одному из клиентов нашей компании. Процесс Аккредитации контрагентов был автоматизирован с помощью конфигурации «1С:Документооборот», которой настроили интеграцию с основной учетной системой на базе «1С:Бухгалтерия». Перед заключением сделки с новым партнером, в системе автоматически инициализируется бизнес-процесс «Аккредитации контрагента». Также этот процесс происходит автоматически с периодичностью в один год, чтобы иметь актуальную информацию по контрагентам. С партнерами, у которых этот процесс не пройден или срок проведения проверки превышает один год, запрещается заключать новые сделки.После заведения нового контрагента системе автоматически запускается процесс «Аккредитация контрагента».
Рисунок 2 – Схема процесса аккредитации контрагента в 1С:Документооборот
- Пользователь создает карточку контрагента и заполняет реквизиты компании.
- Система записывает карточку контрагента. Автоматически запускает процесс «Аккредитация контрагентов».
Рисунок 3 – Процесс Аккредитация контрагентов в 1С
- На первом этапе согласования пользователи проверяют состав документов. Задача «На согласование» поступает в юридический и в бухгалтерский отдел параллельно.
Рисунок 4 – Процесс согласования надежности контрагента
- Если возникают вопросы к составу документов, участники процесса согласования направляют инициатору уточняющие вопросы (процесс согласования при этом не прерывается). Все вопросы фиксируются в системе и поступают в виде задачи.
- Участники процесса принимают вопросы в виде задач. Система фиксирует информацию о дате постановке вопроса, скорости принятия и рассмотрения вопроса. Фиксирует обратную связь от исполнителя задачи.
- Исполнитель задачи вносит ответ в систему. При необходимости, прикрепляет файлы к задаче. Тем самым выполняет требования участников бизнес процесса. После успешного решения всех вопросов по контрагенту, задача «На согласование» снова поступает в юридический и в бухгалтерский отдел параллельно.
- В случаях неуспешного завершение процесса аккредитации контрагента система устанавливает соответствующий статус и инициатору направляет уведомление.
- При успешном прохождения второго этапа согласования, сотруднику, согласовавший документ от бухгалтерского отдела, система направляет задачу загрузить контрагента в «1С:Бухгалтерия», а инициатору – уведомление об успешном прохождении Аккредитации.
- Система рассылает уведомления ответственным отделам о завершении загрузки контрагента в учетную систему.
- Система автоматически выполняет перенос пройденного аккредитацию контрагента в учетную систему «1С:Бухгалтерия» и заполняет дополнительные параметры учета.
Настройка шаблона процесса в 1С:Документооборот
Настройку бизнес процесса «Аккредитация контрагентов» следует выполнить пользователю с ролью «Администратор» в конфигурации 1С:Документооборот. Маршрут согласования, порядок выполнения задач, список участников процесса, реквизиты процесса и прочую аналитику следует задать в справочнике «Шаблоны бизнес процессов». Для настройки шаблона следует выполнить следующие действия:- Создать новый шаблон процесса.
Рисунок 5 – Выбор объекта в системе для создания шаблона
Рисунок 6 – Создание нового объекта «Шаблоны процесса»
- На вкладке «О шаблоне» заполнить наименование и другие реквизиты шаблона процесса.
Рисунок 7 – Информация о шаблоне согласования
- На вкладке «Настройка процесса» администратору следует указать круг согласующих лиц, порядок направление задач на согласование, условия маршрутизации, а также сроки выполнения задачи для каждого из участника процесса.
Рисунок 8 – Настройки процесса аккредитации контрагента
- В качестве предмета на вкладке «Предметы процесса» указать справочник с типом «Контрагент».
Рисунок 9 – Вкладка «Предметы процесса»
- После произведенной настройки при выборе преднастроенного процесса будет доступен процесс «Аккредитация контрагента».
Рисунок 10 – Запуск процесса «Аккредитация контрагента»
Внедренный функционал позволяет обеспечить
Структурирование данных о контрагентах
Заполнение карточки контрагента по ИНН актуальными данными из ЕГРЮЛ.
Исключение задвоения элементов справочника «Контрагенты».
Строгое соблюдение регламентов компании
Маршрут бизнес-процесса зафиксирован и настроен с указанием
ответственных сотрудников и сроком исполнения, что обеспечивает
строгое соблюдение регламентов компании.
Повышение исполнительской дисциплины
Задачи по процессу выполняются в системе, что позволяет
контролировать исполнительную дисциплину и применять необходимые
меры.
Снижение рисков при работе с контрагентами
Контроль создания нового договора в системе только с партнерами, у
которых пройден процесс аккредитации.
Информирование о задаче
Уведомления о поступлении новой задачи поступают как в системе так и
на электронную почту.
Сохранность данных
Файлы по контрагенту хранятся в системе в карточке контрагента и
имеют быстрый доступ.
Актуальность данных о партнере
Контроль срока прохождения повторной аккредитации. Заблаговременное
уведомление ответственного сотрудника о необходимости проведения
повторного процесса аккредитации.
Ограничение доступа к данным
Гибкая настройка прав доступа позволяет компании с любой структурой
предприятия организовать работу со справочником «Контрагенты».
Необходимо автоматизировать процессы аккредитации?
Готовы проконсультировать и настроить данное решение под ваши задачи!
