Аккредитация контрагентов – это необходимый процесс для выбора надежного партнера и уверенности предстоящего сотрудничества. Аккредитация позволяет избежать рисков, которыми чревато сотрудничество с непроверенными контрагентами. Данная процедура позволяет удостовериться, что партнер сможет выполнять взятые на себя обязательства и обладает всеми необходимым для этого организационными и материальными ресурсами.
Другими словами, аккредитация – это процесс принятия решения о сотрудничестве или не сотрудничестве с партнером. Таким образом, аккредитация контрагентов позволяет уменьшить влияние на компанию бизнес-рисков, таких как:
- Финансовые риски. Неисполнение обязательств по договору, а также не исполнение требований к качеству продукции или работ, которые грозят крупными финансовыми потерями.
- Риски претензий к должностным лицам компании. В результате работы с недобросовестным контрагентом, с ответственных лиц, заключивших с ним сделку, могут быть взысканы убытки.
- Налоговые риски. Высокая вероятность встречной проверки налоговой при взаимодействии с ненадежным контрагентом. Проверки хозяйственных операций предприятий часто сопровождаются встречными проверками с его поставщиками и покупателями.
- Репутационные риски. Совместная деятельность с недобросовестными контрагентами негативно скажется на имидже фирмы в глазах партнеров и клиентов.
- Срыв сроков. Задержки могут произойти из-за большого числа утверждающих лиц, отсутствия контроля над соблюдением сроков, отсутствия ответственного сотрудника на рабочем месте или неуведомлении его о необходимости выполнить задачу.
- Отсутствие фиксированного маршрута бизнес-процесса. Нет регламентированного процесса, где указаны роли и зоны ответственности в процессе аккредитации, не указаны сроки и критерии выполнения поставленной задачи.
- Отсутствие истории. Нет информации о личности и дате утверждения документов, комментариях и замечаниях к ним, отсутствие информации о надобности и сроках повторного проведения аккредитации.
Аккредитация контрагента в 1С:Документооборот
Процесс аккредитации контрагента можно с легкостью автоматизировать с помощью современной информационной системы.Конфигурация «1С:Документооборот» обладает функционалом, который позволяет полностью автоматизировать процедуру Аккредитации контрагентов, контролировать исполнительную дисциплину, строгое соблюдение регламента компании и вести историю прохождения проверочных процедур.
Рисунок 1 – Упрощенная схема процесса аккредитации контрагента
Интеграция информации об аккредитации в другие учетные системы
Правильно построенная архитектура решения предполагает, что первоисточником для ввода данных по контрагенту является «1С:Документооборот». Там же происходит процесс Аккредитации. И только после успешного прохождения контрагентом этой процедуры, карточка контрагента будет передана в Учетную систему. Таким образом, работая с контрагентом в Учетной системе, можно быть уверенным, что данный контрагент прошел Аккредитацию. Статус о необходимости в повторной аккредитации также передается из «1С:Документооборот» в Учетную систему.
В «1С:Документооборот» уже имеются готовые механизмы интеграции со следующими
конфигурациями:
- 1С:ERP
- 1С:Управление торговлей 11
- 1С:Комплексная автоматизация 2.0
- 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
- 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0
- 1С:Управление холдингом
Система предусматривает 9 механизмов интеграции:
- веб-сервисы
- RESTful API
- HTTP
- COM
- внешние источники данных
- XML
- FTP
- обмен данными
С помощью этих технологий и инструментов можно решать различные интеграционные задачи:
- ручная загрузка и выгрузка любых данных;
- автоматическая синхронизация любых данных;
- бесшовная интеграция различных информационных систем с «1С:Документооборот»;
- и многое другое.
Архитектура решения по аккредитации партнеров
Рассмотрим пример функционала по аккредитации, который мы настроили одному из клиентов нашей компании. Процесс Аккредитации контрагентов был автоматизирован с помощью конфигурации «1С:Документооборот», которой настроили интеграцию с основной учетной системой на базе «1С:Бухгалтерия». Перед заключением сделки с новым партнером, в системе автоматически инициализируется бизнес-процесс «Аккредитации контрагента». Также этот процесс происходит автоматически с периодичностью в один год, чтобы иметь актуальную информацию по контрагентам. С партнерами, у которых этот процесс не пройден или срок проведения проверки превышает один год, запрещается заключать новые сделки.После заведения нового контрагента системе автоматически запускается процесс «Аккредитация контрагента».
Рисунок 2 – Схема процесса аккредитации контрагента в 1С:Документооборот
- Пользователь создает карточку контрагента и заполняет реквизиты компании.
- Система записывает карточку контрагента. Автоматически запускает процесс «Аккредитация контрагентов».
Рисунок 3 – Процесс Аккредитация контрагентов в 1С
- На первом этапе согласования пользователи проверяют состав документов. Задача «На согласование» поступает в юридический и в бухгалтерский отдел параллельно.
Электронный архив документов
Аппаратно-программный комплекс, применяемый для сканирования бумажных документов с последующим хранением их оцифрованных копий. Система может применяться для обработки, хранения и контроля наличия оригиналов документов.
Рисунок 4 – Процесс согласования надежности контрагента
- Если возникают вопросы к составу документов, участники процесса согласования направляют инициатору уточняющие вопросы (процесс согласования при этом не прерывается). Все вопросы фиксируются в системе и поступают в виде задачи.
- Участники процесса принимают вопросы в виде задач. Система фиксирует информацию о дате постановке вопроса, скорости принятия и рассмотрения вопроса. Фиксирует обратную связь от исполнителя задачи.
- Исполнитель задачи вносит ответ в систему. При необходимости, прикрепляет файлы к задаче. Тем самым выполняет требования участников бизнес процесса. После успешного решения всех вопросов по контрагенту, задача «На согласование» снова поступает в юридический и в бухгалтерский отдел параллельно.
- В случаях неуспешного завершение процесса аккредитации контрагента система устанавливает соответствующий статус и инициатору направляет уведомление.
- При успешном прохождения второго этапа согласования, сотруднику, согласовавший документ от бухгалтерского отдела, система направляет задачу загрузить контрагента в «1С:Бухгалтерия», а инициатору – уведомление об успешном прохождении Аккредитации.
- Система рассылает уведомления ответственным отделам о завершении загрузки контрагента в учетную систему.
- Система автоматически выполняет перенос пройденного аккредитацию контрагента в учетную систему «1С:Бухгалтерия» и заполняет дополнительные параметры учета.
Настройка шаблона процесса в 1С:Документооборот
Настройку бизнес процесса «Аккредитация контрагентов» следует выполнить пользователю с ролью «Администратор» в конфигурации 1С:Документооборот. Маршрут согласования, порядок выполнения задач, список участников процесса, реквизиты процесса и прочую аналитику следует задать в справочнике «Шаблоны бизнес процессов». Для настройки шаблона следует выполнить следующие действия:- Создать новый шаблон процесса.
Рисунок 5 – Выбор объекта в системе для создания шаблона
Рисунок 6 – Создание нового объекта «Шаблоны процесса»
- На вкладке «О шаблоне» заполнить наименование и другие реквизиты шаблона процесса.
Рисунок 7 – Информация о шаблоне согласования
- На вкладке «Настройка процесса» администратору следует указать круг согласующих лиц, порядок направление задач на согласование, условия маршрутизации, а также сроки выполнения задачи для каждого из участника процесса.
Рисунок 8 – Настройки процесса аккредитации контрагента
- В качестве предмета на вкладке «Предметы процесса» указать справочник с типом «Контрагент».
Рисунок 9 – Вкладка «Предметы процесса»
- После произведенной настройки при выборе преднастроенного процесса будет доступен процесс «Аккредитация контрагента».
Рисунок 10 – Запуск процесса «Аккредитация контрагента»
Внедренный функционал позволяет обеспечить
Структурирование данных о контрагентах
Заполнение карточки контрагента по ИНН актуальными данными из ЕГРЮЛ.
Исключение задвоения элементов справочника «Контрагенты».
Строгое соблюдение регламентов компании
Маршрут бизнес-процесса зафиксирован и настроен с указанием
ответственных сотрудников и сроком исполнения, что обеспечивает
строгое соблюдение регламентов компании.
Повышение исполнительской дисциплины
Задачи по процессу выполняются в системе, что позволяет
контролировать исполнительную дисциплину и применять необходимые
меры.
Снижение рисков при работе с контрагентами
Контроль создания нового договора в системе только с партнерами, у
которых пройден процесс аккредитации.
Информирование о задаче
Уведомления о поступлении новой задачи поступают как в системе так и
на электронную почту.
Сохранность данных
Файлы по контрагенту хранятся в системе в карточке контрагента и
имеют быстрый доступ.
Актуальность данных о партнере
Контроль срока прохождения повторной аккредитации. Заблаговременное
уведомление ответственного сотрудника о необходимости проведения
повторного процесса аккредитации.
Ограничение доступа к данным
Гибкая настройка прав доступа позволяет компании с любой структурой
предприятия организовать работу со справочником «Контрагенты».
Необходимо автоматизировать процессы аккредитации?
Готовы проконсультировать и настроить данное решение под ваши задачи!
А как вы настроили ежегодный запуск аккредитации контрагента?
Добрый день, Сергей!
Типовой настройки для автоматического запуска процесса по истечению срока нет. Его мы разрабатываем по требованию Заказчика. Функционал подразумевает добавление двух новых реквизитов в карточку Контрагента – «Статус прохождения аккредитации» и «Дата следующей аккредитации».
Когда процесс аккредитации будет успешно пройден, реквизит «Статус прохождения аккредитации» примет значение «Аккредитация пройдена», а в реквизит «Дата следующей аккредитации» будет установлено значение даты завершения процесса + 1 год.
Как только, наступит дата, указанная в реквизите «Дата следующей аккредитации», у данного Контрагента поменяется статус на «Требует аккредитации».
Далее ежедневно, посредством регламентного задания, запускаются процессы по всем Контрагентам, у которых статус «Требует аккредитации».
Таким образом система сама следит за статусами и автоматически запускает повторную аккредитацию.