Автоматизация аккредитации контрагента в 1С

Другими словами, аккредитация - это процесс принятия решения о сотрудничестве или не сотрудничестве с партнером. Таким образом, аккредитация контрагентов позволяет уменьшить влияние на компанию бизнес-рисков, таких как:

• Финансовые риски. Неисполнение обязательств по договору, а также не исполнение требований к качеству продукции или работ, которые грозят крупными финансовыми потерями.
• Риски претензий к должностным лицам компании. В результате работы с недобросовестным контрагентом, с ответственных лиц, заключивших с ним сделку, могут быть взысканы убытки.
• Налоговые риски. Высокая вероятность встречной проверки налоговой при взаимодействии с ненадежным контрагентом. Проверки хозяйственных операций предприятий часто сопровождаются встречными проверками с его поставщиками и покупателями.
• Репутационные риски. Совместная деятельность с недобросовестными контрагентами негативно скажется на имидже фирмы в глазах партнеров и клиентов.

В процессе проведения аккредитации партнера есть ряд проблем, связанных с построением данного процесса. В рамках аккредитации компания может столкнуться со следующими трудностями:

• Срыв сроков. Задержки могут произойти из-за большого числа утверждающих лиц, отсутствия контроля над соблюдением сроков, отсутствия ответственного сотрудника на рабочем месте или неуведомлении его о необходимости выполнить задачу.
• Отсутствие фиксированного маршрута бизнес-процесса. Нет регламентированного процесса, где указаны роли и зоны ответственности в процессе аккредитации, не указаны сроки и критерии выполнения поставленной задачи.
• Отсутствие истории. Нет информации о личности и дате утверждения документов, комментариях и замечаниях к ним, отсутствие информации о надобности и сроках повторного проведения аккредитации.

Аккредитация контрагента в 1С:Документооборот

Процесс аккредитации контрагента можно с легкостью автоматизировать с помощью современной информационной системы.

Конфигурация «1С:Документооборот» обладает функционалом, который позволяет полностью автоматизировать процедуру Аккредитации контрагентов, контролировать исполнительную дисциплину, строгое соблюдение регламента компании и вести историю прохождения проверочных процедур.

Рисунок 1 - Упрощенная схема процесса аккредитации контрагента

Интеграция информации об аккредитации в другие учетные системы

Правильно построенная архитектура решения предполагает, что первоисточником для ввода данных по контрагенту является «1С:Документооборот». Там же происходит процесс Аккредитации. И только после успешного прохождения контрагентом этой процедуры, карточка контрагента будет передана в Учетную систему.

Таким образом, работая с контрагентом в Учетной системе, можно быть уверенным, что данный контрагент прошел Аккредитацию. Статус о необходимости в повторной аккредитации также передается из «1С:Документооборот» в Учетную систему.

Архитектура решения по аккредитации партнеров

Рассмотрим пример функционала по аккредитации, который мы настроили одному из клиентов нашей компании. Процесс Аккредитации контрагентов был автоматизирован с помощью конфигурации «1С:Документооборот», которой настроили интеграцию с основной учетной системой на базе «1С:Бухгалтерия».

Перед заключением сделки с новым партнером, в системе автоматически инициализируется бизнес-процесс «Аккредитации контрагента». Также этот процесс происходит автоматически с периодичностью в один год, чтобы иметь актуальную информацию по контрагентам. С партнерами, у которых этот процесс не пройден или срок проведения проверки превышает один год, запрещается заключать новые сделки.

После заведения нового контрагента системе автоматически запускается процесс «Аккредитация контрагента».

Рисунок 2 - Схема процесса аккредитации контрагента в 1С:Документооборот

1. Пользователь создает карточку контрагента и заполняет реквизиты компании.
2. Система записывает карточку контрагента. Автоматически запускает процесс «Аккредитация контрагентов».

Рисунок 3 - Процесс Аккредитация контрагентов в 1С

3. На первом этапе согласования пользователи проверяют состав документов. Задача «На согласование» поступает в юридический и в бухгалтерский отдел параллельно.

Рисунок 4 - Процесс согласования надежности контрагента

4. Если возникают вопросы к составу документов, участники процесса согласования направляют инициатору уточняющие вопросы (процесс согласования при этом не прерывается). Все вопросы фиксируются в системе и поступают в виде задачи.
5. Участники процесса принимают вопросы в виде задач. Система фиксирует информацию о дате постановке вопроса, скорости принятия и рассмотрения вопроса. Фиксирует обратную связь от исполнителя задачи.
6. Исполнитель задачи вносит ответ в систему. При необходимости, прикрепляет файлы к задаче. Тем самым выполняет требования участников бизнес процесса. После успешного решения всех вопросов по контрагенту, задача «На согласование» снова поступает в юридический и в бухгалтерский отдел параллельно.
7. В случаях неуспешного завершение процесса аккредитации контрагента система устанавливает соответствующий статус и инициатору направляет уведомление.
8. При успешном прохождения второго этапа согласования, сотруднику, согласовавший документ от бухгалтерского отдела, система направляет задачу загрузить контрагента в «1С:Бухгалтерия», а инициатору - уведомление об успешном прохождении Аккредитации.
9. Система рассылает уведомления ответственным отделам о завершении загрузки контрагента в учетную систему.
10. Система автоматически выполняет перенос пройденного аккредитацию контрагента в учетную систему «1С:Бухгалтерия» и заполняет дополнительные параметры учета.

Настройка шаблона процесса в 1С:Документооборот

Настройку бизнес процесса «Аккредитация контрагентов» следует выполнить пользователю с ролью «Администратор» в конфигурации 1С:Документооборот. Маршрут согласования, порядок выполнения задач, список участников процесса, реквизиты процесса и прочую аналитику следует задать в справочнике «Шаблоны бизнес процессов».

Для настройки шаблона следует выполнить следующие действия:

1. Создать новый шаблон процесса.

Рисунок 5 - Выбор объекта в системе для создания шаблона

Рисунок 6 - Создание нового объекта «Шаблоны процесса»

2. На вкладке «О шаблоне» заполнить наименование и другие реквизиты шаблона процесса.

Рисунок 7 - Информация о шаблоне согласования

3. На вкладке «Настройка процесса» администратору следует указать круг согласующих лиц, порядок направление задач на согласование, условия маршрутизации, а также сроки выполнения задачи для каждого из участника процесса.

Рисунок 8 - Настройки процесса аккредитации контрагента

4. В качестве предмета на вкладке «Предметы процесса» указать справочник с типом «Контрагент».

Рисунок 9 - Вкладка «Предметы процесса»

5. После произведенной настройки при выборе преднастроенного процесса будет доступен процесс «Аккредитация контрагента».

Рисунок 10 - Запуск процесса «Аккредитация контрагента»

Внедренный функционал позволяет обеспечить

Структурирование данных о контрагентах

Заполнение карточки контрагента по ИНН актуальными данными из ЕГРЮЛ. Исключение задвоения элементов справочника «Контрагенты».

Строгое соблюдение регламентов компании

Маршрут бизнес-процесса зафиксирован и настроен с указанием ответственных сотрудников и сроком исполнения, что обеспечивает строгое соблюдение регламентов компании.

Повышение исполнительской дисциплины

Задачи по процессу выполняются в системе, что позволяет контролировать исполнительную дисциплину и применять необходимые меры.

Снижение рисков при работе с контрагентами

Контроль создания нового договора в системе только с партнерами, у которых пройден процесс аккредитации.

Информирование о задаче

Уведомления о поступлении новой задачи поступают как в системе так и на электронную почту.

Сохранность данных

Файлы по контрагенту хранятся в системе в карточке контрагента и имеют быстрый доступ.

Актуальность данных о партнере

Контроль срока прохождения повторной аккредитации. Заблаговременное уведомление ответственного сотрудника о необходимости проведения повторного процесса аккредитации.

Ограничение доступа
к данным

Гибкая настройка прав доступа позволяет компании с любой структурой предприятия организовать работу со справочником «Контрагенты».