Автоматическое заполнение шаблонов документов в 1С

Функционал автозаполнения шаблонов позволяет автоматизировать формирование различных видов документов, таких как договора, исходящие письма, служебные записки, приказы и др. Настройки шаблонов задаются для каждого вида документа отдельно, что позволяет сделать тонкую настройку под любые требования к файлу.

Автозаполнение файлов по шаблону способствует стандартизации документооборота в организации, а также упрощает и ускоряет работу сотрудников с типовыми формами. Рассмотрим, как работает автозаполнение документов на примере конфигурации «1С:Документооборот»

В типовой конфигурации «1С:Документооборот» присутствует функционал автозаполнения файлов из карточки документа в 1С. Этот функционал позволяет автоматически заполнить шаблон файла в формате Word данными из реквизитов карточки документа 1С.

Как настроить автозаполнение шаблонов

Возможность автозаполнения шаблонов файлов включает администратор.

Настройка и администрирование – Настройки программы – Работа с файлами – Использовать автозаполнение шаблонов файлов.

Рисунок 1 - Включение функционала автозаполнения шаблонов файлов

В ранее созданном шаблоне документа настраиваем автозаполнение. Переходим в Нормативно-справочная информация - Виды документов, выбираем из списка необходимый нам документ. Переходим на закладку Файлы и открываем настройки заполнения.

Рисунок 2 - Настройки заполнения документа

Чтобы настроить настроить автозаполнение в форме Настройка заполнения файла на закладке Реквизиты указываем, какими реквизитами карточки документа необходимо заполнять файл.

Рисунок 3 - Выбор реквизитов для автозаполнения документов

Настроить заполнение поля можно и с помощью скрипта, написанного на языке программирования 1С.

Переходим на вкладку Скрипты и добавляем необходимый нам скрипт. Использование скриптов позволяет получить любое значение как из карточки документа, так и из вложенных справочников. Кроме того, при настройке через скрипт можно указать необходимую логику заполнения.

Рисунок 4 - Добавление скриптов для автозаполнения документов

После настройки автозаполняемых реквизит можно проверить результат, для этого нажимаем кнопку Проверить настройку заполнения и выбираем документ данного вида.

Рисунок 5 - Проверка настройки автозаполнения

Последним действием мы можем запретить изменение реквизитов из шаблона и удаление файлов шаблона. Таким образом мы будем уверены в использовании именно заданного нами шаблона документа пользователями системы.

Рисунок 6 - Запрет изменения и удаления шаблонов

Таким способом можно настроить автозаполнение для множества документов организации. Автоматическое заполнение документов позволяет:

• сократить время согласования и формирования файлов;
• исключить пользовательские ошибки при вводе данных;
• контролировать соблюдение регламента.

Настройка данного функционала в конфигурациях 1С не требует проектного внедрения и может быть настроена нами в рамках технической поддержки.