С марта 2018 года была прекращена поддержка конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5. Для использования актуального функционала программы и сдачи отчетности необходимо перейти на редакцию 1С:ЗУП 3.1 . Если вы планируете осуществить переход на актуальную версию программы самостоятельно, можно воспользоваться данной инструкцией как руководством к действию.
Подготовка базы 1С:ЗУП 2.5 к переносу данных
Для подготовки базы к переносу необходимо:
1. Закрыть месяц в 1С:ЗУП 2.5
Условие является обязательным к выполнению. Для этого нужно: произвести расчет зарплаты и взносов, оформить выплаты сотрудникам, указать перечисление НДФЛ, сформировать и провести документ «Отражение зарплаты в бухучете». Если не выполнить процедуру закрытия месяца, данные перенесутся некорректно или частично.
2. Удалить помеченные на удаление объекты.
3. Обновить программу 1С:ЗУП 2.5 до релиза 2.5.130.2.
4. Выполнить процедуру «Тестирование и исправление ошибок» базы 1С:ЗУП 2.5. Для этого в конфигураторе программы на вкладке Администрирование выбрать «Тестирование и исправление ошибок» (скриншоты кликабельны).
Рисунок 1 – Тестирование и исправление ошибок в 1С
Важно! Перед выполнением тестирования нужно выгрузить базу (создать резервную копию).
Рисунок 2 – Создание резервной копии базы 1С
Далее нужно отметить необходимые поля и нажать кнопку «Выполнить».
Рисунок 3 – Тестирование и исправление информационной базы
Подготовка базы 1С:ЗУП 3.1 к загрузке данных
Для подготовки базы к загрузке данных необходимо:
1. Установить 1С:Зарплата и Управление персоналом 3.1. Релиз должен быть актуальным на дату переноса, т.к. с каждым новым релизом программы дорабатывается осуществление переноса и минимизируются ошибки переноса данных.
2. Открыть программу 1С:ЗУП 3.1 в режиме 1С:Предприятие. Далее идет работа с помощником перехода с прежних программ. Его можно запустить из стартового окна при входе в новую базу или воспользоваться опцией «Перенос данных из прежних программ» на вкладке «Администрирование».
Рисунок 4 – Перенос данных 1С из прежних программ
Работа с помощником перехода прежних программ
Для осуществления переноса данных пользователю необходимо:
1. Выбрать программу, из которой переносится информация. В открывшемся окне указать, что данные переносятся из 1С:ЗУП 2.5.
Рисунок 5 – Выбор программы для переноса данных
2. Выбрать способ переноса данных.
Есть 2 варианта переноса данных:
- прямое подключение к базе;
- загрузка данных из файлов – есть возможность выбора состава переносимой информации и неважно, где располагаются базы.
Рисунок 6 – Выбор варианта переноса данных из базы
Рассмотрим подробно оба варианта переноса данных.
2.1 Вариант №1. Загрузить данные из информационной базыНеобходимо выбрать базу, из которой следует производить загрузку информации. В переносимой базе нужно ввести данные пользователя с правами администратора. Если список пользователей не был указан, то оставить эти поля пустыми.
Рисунок 7 – Выбор базы для переноса
Важно! Переносить данные может только пользователь с полными правами.
Теперь нужно выбрать вариант переноса данных – остатками либо полностью (со всеми документами). При выборе использования новых возможностей кадрового учета и начисления зарплаты переносятся остатки. Они записываются в регистры.
Для примера, реквизиты приказа будут прописаны в карточке сотрудника, но открыть приказ о приеме сотрудника нельзя. Штатное расписание не перенесется, только начальная Штатная расстановка, т.е. только позиции, занятые сотрудниками.
Рисунок 8 – Перенос данных 1С:ЗУП документами или остатками
Нужно указать месяц, с которого будет вестись учет (для рекомендованного переноса), либо указание года (для второго варианта).
Рисунок 9 – Выбор даты начала учета
После выбора всех настроек, осуществить перенос данных.
Рисунок 10 – Процесс переноса данных
По завершении процесса появится уведомление, что перенос успешно осуществлен.
Рисунок 11 – Завершение переноса данных в 1С:ЗУП 3.1
2.2 Вариант №2. Загрузка данных из файловНеобходимо сохранить «Помощник выгрузки» в папку. 1С:ЗУП 3.1 при этом не нужно закрывать.
Рисунок 12 – Скачивание Помощника выгрузки
Далее следует открыть программу 1С:ЗУП 2.5 в режиме «1С:Предприятие». Переходим в «Меню» – «Файл» – «Открыть». Выбираем папку с сохраненным Помощником выгрузки и в открывшемся окне переходим по ссылке «Выгрузить данные для перехода на новую программу».
Рисунок 13 – Выгрузка данных для перехода на новую программу
Следует указать состав данных и способ переноса. Указать папку для выгрузки данных и месяц начала эксплуатации в новой программе. Выбрать, как будут переноситься физические лица. Также нужно указать через дополнительные настройки вариант переноса информации и состав выгружаемых данных.
Рисунок 14 – Выбор варианта и состава переносимых данных
Необходимо вернуться в 1С:ЗУП 3.1 и выбрать папку, где находится информация из 1С:ЗУП 2.5.
Рисунок 15 – Выбор папки с файлами для загрузки
Внизу окна располагается вопросительный знак (на рис. 15). Если нажать по нему, будет показана информация, какие данные располагаются в выбранной папке.
Рисунок 16 – Информация по имеющимся данным в папке для переноса
После загрузки в окне появится уведомление об успешном переносе данных в 1С:ЗУП 3.1.
Рисунок 17 – Уведомление об успешном переносе данных в 1С:ЗУП 3.1
Подготовка программы к работе
Для начала работы пользователей в программе необходимо:
1. Настроить кадровой учет и расчет зарплаты. Далее производится настройка с помощью стартового помощника, либо самостоятельно через настройки.
Рисунок 18 – Начальная настройка программы
Также можно отказаться от начальной настройки программы, но это не рекомендуется.
Рисунок 19 – Отказ от начальной настройки программы
2. Проверить корректность переноса
Необходимо проверить корректность переноса следующих данных:
- справочника «Сотрудники» – переносятся только актуальные сотрудники;
- справочника «Физические лица»;
- списка начислений и удержаний;
- места выплаты зарплаты по каждому сотруднику;
- данных для расчета среднего заработка;
- остатка отпусков по сотрудникам;
- остатков по взаиморасчетам с сотрудниками на дату переноса;
- НДФЛ и страховых взносов.
3. Проверить перенесенные данные через журналы документов
Просмотреть перенесенные данные можно в журнале документов «Данные на начало эксплуатации» и в журнале «Переносы данных».
Журнал документов «Данные на начало эксплуатации» находится во вкладке «Главное».
Рисунок 20 – Данные на начало эксплуатации
В журнале «Данные на начало эксплуатации» три вида документов:
- задолженность по заработной плате;
- начальная штатная расстановка;
- периоды оплаченные до начала эксплуатации.
Рисунок 21 – Документы в журнале «Данные на начало эксплуатации»
Журнал «Переносы данных» находится во вкладке «Администрирование» в блоке «См. также».
Рисунок 22 – Журнал «Переносы данных»
В этом журнале используются коды для обозначения документов.
Рисунок 23 – Содержание журнала «Переносы данных»
Ниже перечислены основные коды документов журнала «Переносы данных»:
- ЗП_СЗфсс – данные для расчета среднего заработка для пособий;
- ЗП_СЗо – данные для расчета среднего заработка (общего);
- ИЛ – удержания по исполнительным листам;
- НДФЛ – данные по НДФЛ;
- ПСС – пособия по социальному страхованию;
- РКД – реестр кадровых приказов для личной карточки сотрудника;
- РОтп – реестр отпусков;
- СВ – данные по страховым взносам;
- ТДК – данные по трудовым договорам.
Эти документы формируются на основании регистров, где хранится информация. Можно самостоятельно сформировать документ в этом журнале, выбрав регистры к заполнению и указав данные.
Рисунок 24 – Выбор регистров для формирования документов
4. Сформировать тестовое начисление зарплаты и взносов в 1С:ЗУП 2.5 и 1С:ЗУП 3.1. Это позволит выявить ошибки, попавшие из старой базы.
Важно! Многие из таких ошибок лучше устранять в ЗУП 2.5, а затем осуществлять перенос снова. Также это нужно для проверки точности начислений.
Рисунок 25 – Пример возможной ошибки
Если все функционирует нормально, переход можно считать оконченным.
При рекомендованном переносе отчеты по прошлым периодам в новой версии формироваться не будут, т.к. перенесены остатки на дату. Базу 1С:ЗУП 2.5 нужно использовать как архив данных за предыдущие периоды. Это единственный недостаток переноса остатками. Однако, он более быстрый и дешевый. Также в программу не перенесутся ошибки из старой базы, т.е. можно начать учет с «чистого листа».
при переходе?
Наши консультанты готовы помочь
перейти на «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3.1
и настроить ведение учета в новой системе!
