Инструкция по переходу на 1С:ЗУП 3.1

С марта 2018 года была прекращена поддержка конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5. Для использования актуального функционала программы и сдачи отчетности необходимо перейти на редакцию 1С:ЗУП 3.1 . Если вы планируете осуществить переход на актуальную версию программы самостоятельно, можно воспользоваться данной инструкцией как руководством к действию.

Подготовка базы 1С:ЗУП 2.5 к переносу данных

Для подготовки базы к переносу необходимо:

1. Закрыть месяц в 1С:ЗУП 2.5
Условие является обязательным к выполнению. Для этого нужно: произвести расчет зарплаты и взносов, оформить выплаты сотрудникам, указать перечисление НДФЛ, сформировать и провести документ «Отражение зарплаты в бухучете». Если не выполнить процедуру закрытия месяца, данные перенесутся некорректно или частично.

2. Удалить помеченные на удаление объекты.

3. Обновить программу 1С:ЗУП 2.5 до релиза 2.5.130.2.

4. Выполнить процедуру «Тестирование и исправление ошибок» базы 1С:ЗУП 2.5. Для этого в конфигураторе программы на вкладке Администрирование выбрать «Тестирование и исправление ошибок» (скриншоты кликабельны).

Рисунок 1 - Тестирование и исправление ошибок в 1С

Рисунок 2 - Создание резервной копии базы 1С

Далее нужно отметить необходимые поля и нажать кнопку «Выполнить».

Рисунок 3 - Тестирование и исправление информационной базы

Подготовка базы 1С:ЗУП 3.1 к загрузке данных

Для подготовки базы к загрузке данных необходимо:

1. Установить 1С:Зарплата и Управление персоналом 3.1. Релиз должен быть актуальным на дату переноса, т.к. с каждым новым релизом программы дорабатывается осуществление переноса и минимизируются ошибки переноса данных.

2. Открыть программу 1С:ЗУП 3.1 в режиме 1С:Предприятие. Далее идет работа с помощником перехода с прежних программ. Его можно запустить из стартового окна при входе в новую базу или воспользоваться опцией «Перенос данных из прежних программ» на вкладке «Администрирование».

Рисунок 4 - Перенос данных 1С из прежних программ

Работа с помощником перехода прежних программ

Для осуществления переноса данных пользователю необходимо:

1. Выбрать программу, из которой переносится информация. В открывшемся окне указать, что данные переносятся из 1С:ЗУП 2.5.

Рисунок 5 - Выбор программы для переноса данных

2. Выбрать способ переноса данных.

Есть 2 варианта переноса данных:

• прямое подключение к базе;
• загрузка данных из файлов - есть возможность выбора состава переносимой информации и неважно, где располагаются базы.

Рисунок 6 - Выбор варианта переноса данных из базы

Рассмотрим подробно оба варианта переноса данных.

Необходимо выбрать базу, из которой следует производить загрузку информации. В переносимой базе нужно ввести данные пользователя с правами администратора. Если список пользователей не был указан, то оставить эти поля пустыми.

Рисунок 7 - Выбор базы для переноса

Теперь нужно выбрать вариант переноса данных - остатками либо полностью (со всеми документами). При выборе использования новых возможностей кадрового учета и начисления зарплаты переносятся остатки. Они записываются в регистры.

Для примера, реквизиты приказа будут прописаны в карточке сотрудника, но открыть приказ о приеме сотрудника нельзя. Штатное расписание не перенесется, только начальная Штатная расстановка, т.е. только позиции, занятые сотрудниками.

Рисунок 8 - Перенос данных 1С:ЗУП документами или остатками

Нужно указать месяц, с которого будет вестись учет (для рекомендованного переноса), либо указание года (для второго варианта).

Рисунок 9 - Выбор даты начала учета

После выбора всех настроек, осуществить перенос данных.

Рисунок 10 - Процесс переноса данных

По завершении процесса появится уведомление, что перенос успешно осуществлен.

Рисунок 11 - Завершение переноса данных в 1С:ЗУП 3.1

Необходимо сохранить «Помощник выгрузки» в папку. 1С:ЗУП 3.1 при этом не нужно закрывать.

Рисунок 12 - Скачивание Помощника выгрузки

Далее следует открыть программу 1С:ЗУП 2.5 в режиме «1С:Предприятие». Переходим в «Меню» - «Файл» - «Открыть». Выбираем папку с сохраненным Помощником выгрузки и в открывшемся окне переходим по ссылке «Выгрузить данные для перехода на новую программу».

Рисунок 13 - Выгрузка данных для перехода на новую программу

Следует указать состав данных и способ переноса. Указать папку для выгрузки данных и месяц начала эксплуатации в новой программе. Выбрать, как будут переноситься физические лица. Также нужно указать через дополнительные настройки вариант переноса информации и состав выгружаемых данных.

Рисунок 14 - Выбор варианта и состава переносимых данных

Необходимо вернуться в 1С:ЗУП 3.1 и выбрать папку, где находится информация из 1С:ЗУП 2.5.

Рисунок 15 - Выбор папки с файлами для загрузки

Внизу окна располагается вопросительный знак (на рис. 15). Если нажать по нему, будет показана информация, какие данные располагаются в выбранной папке.

Рисунок 16 - Информация по имеющимся данным в папке для переноса

После загрузки в окне появится уведомление об успешном переносе данных в 1С:ЗУП 3.1.

Рисунок 17 - Уведомление об успешном переносе данных в 1С:ЗУП 3.1

Подготовка программы к работе

Для начала работы пользователей в программе необходимо:

1. Настроить кадровой учет и расчет зарплаты. Далее производится настройка с помощью стартового помощника, либо самостоятельно через настройки.

Рисунок 18 - Начальная настройка программы

Также можно отказаться от начальной настройки программы, но это не рекомендуется.

Рисунок 19 - Отказ от начальной настройки программы

2. Проверить корректность переноса

Необходимо проверить корректность переноса следующих данных:

• справочника «Сотрудники» - переносятся только актуальные сотрудники;
• справочника «Физические лица»;
• списка начислений и удержаний;
• места выплаты зарплаты по каждому сотруднику;
• данных для расчета среднего заработка;
• остатка отпусков по сотрудникам;
• остатков по взаиморасчетам с сотрудниками на дату переноса;
• НДФЛ и страховых взносов.

3. Проверить перенесенные данные через журналы документов

Просмотреть перенесенные данные можно в журнале документов «Данные на начало эксплуатации» и в журнале «Переносы данных».

Журнал документов «Данные на начало эксплуатации» находится во вкладке «Главное».

Рисунок 20 - Данные на начало эксплуатации

В журнале «Данные на начало эксплуатации» три вида документов:

• задолженность по заработной плате;
• начальная штатная расстановка;
• периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Рисунок 21 - Документы в журнале «Данные на начало эксплуатации»

Журнал «Переносы данных» находится во вкладке «Администрирование» в блоке «См. также».

Рисунок 22 - Журнал «Переносы данных»

В этом журнале используются коды для обозначения документов.

Рисунок 23 - Содержание журнала «Переносы данных»

Ниже перечислены основные коды документов журнала «Переносы данных»:

• ЗП_СЗфсс - данные для расчета среднего заработка для пособий;
• ЗП_СЗо - данные для расчета среднего заработка (общего);
• ИЛ - удержания по исполнительным листам;
• НДФЛ - данные по НДФЛ;
• ПСС - пособия по социальному страхованию;
• РКД - реестр кадровых приказов для личной карточки сотрудника;
• РОтп - реестр отпусков;
• СВ - данные по страховым взносам;
• ТДК - данные по трудовым договорам.

Эти документы формируются на основании регистров, где хранится информация. Можно самостоятельно сформировать документ в этом журнале, выбрав регистры к заполнению и указав данные.

Рисунок 24 - Выбор регистров для формирования документов

4. Сформировать тестовое начисление зарплаты и взносов в 1С:ЗУП 2.5 и 1С:ЗУП 3.1. Это позволит выявить ошибки, попавшие из старой базы.

Рисунок 25 - Пример возможной ошибки

Если все функционирует нормально, переход можно считать оконченным.