Для ведения планов закупок в 1С:ERP по товарам предусмотрен документ План закупок.
Использование планирования закупок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Планы закупок.
Рисунок 1 – Включение функционала по плану закупок
Для начала необходимо создать сценарий планирования: раздел Планирование и Бюджетирование – Настройки и справочники – Сценарии планирования – Создать.
Далее заполняем сценарий:
- Периодичность (Год, полугодие, квартал, месяц и т.д.) определяет, в каких интервалах будут вводиться данные планов, создаваться заказы по планам и анализироваться план-факт.
- Отображение периода (Диапазон дат или Номер периода в пределах года).
- Планировать закупки (Только по количеству или По количеству и сумме).
Рисунок 2 – Сценарий товарного планирования
Переходим на вкладку Настройки создания и выбираем Планы закупок. Также сразу можно установить признак использовать Заказ поставщику:
Рисунок 3 – Сценарий товарного планирования. Вкладка «Настройка создания»
Далее переходим по ссылке настроить вид плана и задаем настройки плана:
- Использовать для – определяет какой план (продаж, закупок и т.п.) можно создавать по этой настройке;
- Вариант заполнения (по формуле и источникам) – простой вариант (по формуле) используется для «тянущей» схемы планирования, когда целевым является План продаж, а остальные планы обеспечивают его исполнение, расширенный вариант (по источникам) используется для произвольного заполнения планов;
- Вариант записи (замещающий и суммирующий) – суммирующий план суммирует план с предыдущим. Замещающие планы используются для скользящего планирования, когда новые планы вытесняют/замещают значения предыдущих планов соответствующего периода. При скользящем планировании поддерживается возможность редактирования значений предыдущих планов и поддержки планов в актуальном состоянии на определенные периоды времени. При этом предыдущие планы становятся неактуальными.
- Количество периодов по умолчанию – позволяет указать, сколько периодов должно отображаться при создании документа плана.
- Степень детализации плана (по подразделению, назначению, партнеру, соглашению, складу, формату магазина, менеджеру).
- С указанием плана оплат – позволяет вводить планируемые поступления или списания денежных средств по планам продаж и закупок, рассчитывать этапы оплат по указанному в документе графику.
Рисунок 4 – Создание вида плана
Планы закупок регистрируются в списке Бюджетирование и планирование – Создать – Планы закупок.
Основные параметры документов План закупок:
- Сценарий – общие правила планирования (периодичность планирования, отображение периода и т. д.);
- Вид плана – детализация данных планирования и правила заполнения плановых данных;
- Период – формируется в соответствии с периодичностью сценария планирования;
- Товары – номенклатура, по которой требуется запланировать будущие закупки товаров у поставщика.
Вид плана и сценарий, в разрезе которого формируется план закупок, определяют параметры его формирования и автоматического заполнения.
Рисунок 5 – Документ План закупок
По кнопке Заполнить товары можно заполнить состав номенклатуры:
- по всей номенклатуре поставщика – позволяет заполнить по зарегистрированной номенклатуре поставщика;
- по товарам, приобретенным у всех поставщиков или по всем поставщикам, если документ не детализируется по поставщику;
- из формулы – номенклатура будет получена из операндов (источников) указанных в формуле;
- по ассортименту – номенклатура будет получена по ассортименту, разрешенному к закупке на дату начала планирования;
- по отбору – позволяет заполнить номенклатуру по произвольным отборам.
Заполним план закупок используя план продаж. Для этого выберем заполнять по формуле и зададим план продаж.
Рисунок 6 – Заполнение плана закупок товарами
После план закупок заполняется данными согласно плана продаж:
Рисунок 7 – Установка статуса для документа Плана заупок
Устанавливаем статус документа Утверждён и проводим его.
По данным планов закупок при помощи обработки Формирование заказов поставщикам по планам производится формирование заказов поставщикам.Для этого переходим в раздел Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По плану.
Шаг 1
На первом шаге необходимо выбрать сценарий, по которому созданы и утверждены планы закупок. В выбранном сценарии должен быть установлен флаг Создавать по сценарию: Заказы поставщику. Дополнительно требуется указать период заказа/поступления и подразделение, по которому созданы планы. Если подразделение не указано – будут выбраны планы без детализации по подразделению (общие планы по всей компании). Если отбор по подразделению не используется, будут выбраны планы как с детализацией, так и без.
Рисунок 8 – Формирование заказов поставщику по плану. Отбор планов
Шаг 2
В рабочем месте отображается информация:
- Склад, на которой будет производится закупка, подразделение, поставщик, соглашение с поставщиком и условие цены. Все эти данные могут уточняться непосредственно в таблице. Сервисы для заполнения указанных параметров во всех выбранных строках доступны в меню Заполнить.
- В графе К заказу указывается количество товаров, которое необходимо заказать согласно планам закупок. Количество можно разбить, указав вычитаемое количество, или распределить выделенные строки по правилам.
- В графе В планах выводится общая сумма планов, запланированных по каждой строке. Возможна детализация до документов, являющихся источниками плановых данных.
- В графе В заказах выводится общая сумма ранее сформированных заказов, совпадающих по номенклатуре, подразделению, складу и поставщику. Если соответствующая детализация в плане закупок отсутствует – любой заказ поставщику будет учитываться как исполняющий данный план закупок. Данные выводятся только по заказам с датой поступления в указанном периоде.
- Дата поступления может быть отредактирована в ручную или перенесена по правилам для всех выделенных строк.
- Для формирования заказа поставщикам по плану закупок – нужно поставить флаг в колонке К заказу. В таблице Заказы к оформлению будет отображена информация о подготовленных заказах.
Рисунок 9 – Формирование заказов поставщику по плану. Определение состава и объема заказа
Шаг 3
При переходе к шагу 3 происходит формирование документов Заказ поставщику. На этом шаге можно дополнительно уточнить в документах необходимые данные и провести их.
Рисунок 10 – Формирование заказов поставщику по плану. Уточнения сформированных заказов
Фактическое исполнение плана закупок по товарам и оплате в разрезе подразделений можно проконтролировать при помощи отчета Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов – Исполнение плана закупок по подразделениям.
Предусмотрены следующие варианты отчета:
- Исполнение плана закупок по поставщикам;
- Исполнение плана закупок по складам;
- Исполнение плана оплат и отгрузок по поставщикам.
Отчет по исполнению плана закупок предназначен для план-фактного анализа номенклатуры закупок по поставщикам, подразделениям и складам
Рисунок 11 – Отчет Исполнение плана закупок по подразделениям»
Для проверки обеспеченности планом закупок прочих типов планов предусмотрен отчет Сбалансированность планов.
