Интерфейс 1С:Документооборот реализован посредством разделов, которые группируют различные команды в соответствии с их назначением. Каждый из разделов включает панель навигации, при помощи которой можно перейти к нужной области системы.
Разделы представляют собой самый верхний уровень навигации и служат для перехода ко всем функциям программы. Предусмотрены следующие разделы:
- Home page – рабочий стол сотрудника. Это основной раздел программы, где сотрудник ведет свою повседневную работу, откуда получает быстрый и удобный доступ к редактируемым документам, незавершенным задачам, настройкам и файлам, которыми пользуется чаще всего. Реализован в форме виджетов.
- Первый основной виджет – это задачи, которые поступают сотруднику. Нажимаем на виджет “Задачи мне” и открывается список задач. В этом списке можно просмотреть приоритет задач. Красным подсвечиваются задачи, которые не выполнены в срок.
- Второй виджет – мои документы, здесь отображается список документов, с которыми работает пользователь. Начальная страница может настраиваться индивидуально под каждого пользователя.
1. Рабочий стол пользователя
Первое, что видит каждый пользователь, осуществивший вход в программу 1С:Document Management – это раздел меню Рабочий стол.
Рисунок 1 – Рабочий стол с виджетами
Рисунок 2 – Список текущих задач пользователя
2. Основные панели навигации
Рабочий стол является основным рабочим экраном сотрудников. Он состоит из блоков:
- Quick menu – размещены основные объекты, используемые пользователем.
- Documents and files – раздел предназначен для работы с документами и файлами.
- Teamwork – раздел предназначен для работы с задачами и процессами.
- Reference information – раздел предназначен для ведения нормативно-справочной информации.
- Settings – раздел предназначен для выполнения персональных настройки и администрирования системы.
Рисунок 3 – Основные панели навигации
Основной функционал работы пользователей размещен в разделе Home page, а также в разделах Quick menu и Documents and files.
3. Запуск процесса создания договора на согласование
Согласование используется любым сотрудником для обхода документом всех участников согласования (рецензентов) по заранее составленному списку, после чего документ возвращается к автору (инициатору бизнес-процесса).
Для создания бизнес-процесса пользователь заходит в раздел Documents and files и на панели навигации выбирает меню Documents internal.
Рисунок 4 – Список внутренних документов на согласование
Открывается список внутренних документов доступных в соответствии с правами пользователя. Для создания новой карточки документа нажимает кнопку Create и в открывшемся списке Виды документов выбирает требуемый вид документа.
Нажимает кнопку Create.
Рисунок 5 – Создание нового документа
Рисунок 6 – Карточка нового договора
Открывается карточка создания нового договора, где пользователь заполняет основные реквизиты: Наименование документа, дополнительное описание по документу, организацию, контрагента, сумму по документу, срок действия договора и условия пролонгации.
Рисунок 7 – Заполнение полей документа
При создании карточки документа автоматически подтягивается статус Проект.
3.1 Как добавить файлы к документу
После заполнения всех реквизитов переходим на вкладку Files для добавления файла. Добавление осуществляем по кнопке Add.
Рисунок 8 – Добавление файла к документу
Выбираем один из вариантов добавление файлов:
- Create from template – создание файла на основании шаблона документа, который сохранен в системе. После добавления файла пользователь корректирует его текст и сохраняет изменения.
- Import from disk – добавление файла вручную с диска. В открывшемся окне выбираем файл договора (нажимаем кнопку Открыть).
Рисунок 9 – Выбор документа на диске
Далее сохраняем карточку, нажимая кнопку Save.
Рисунок 10 – Сохранение документа
3.2 Как запустить процесс согласования
Запуск процесса согласования может выполняться автоматически по событиям (создание или регистрация карточки документа) или вручную.
Для ручного запуска процесса нажимаем кнопку Submit и в открывшемся списке выбираем More options….
Рисунок 11 – Ручной запуск на согласование
Далее в открывшемся списке выбираем требуемый процесс и нажимаем кнопку Creat process.
Рисунок 12 – Перечень процессов
Открывается окно запуска процесса.
Рисунок 13 – Окно запуска процесса
Процесс запуска состоит из двух этапов:
- Согласование – его мы и рассмотрим.
- Исполнение – действия, которые необходимо выполнить пользователю после согласования.
Перед началом процесса в случае необходимости мы можем откорректировать состав этапов, кол-во согласующих и последовательность выполнения.
Для старта процесса нажимаем кнопку Start and close.
Запустился процесс согласования, мы можем посмотреть на каком этапе документ перейдя на вкладку Processes and tasks.
Рисунок 14 – Этапы документа
Видим бизнес-процесс и у какого сотрудника сейчас документ на согласовании. Пользователи могут выполнять согласование документов как в самом Документообороте, так и по электронной почте.
Открываем систему под ответственным пользователем, который участвует в процессе согласования. Появилась новая задача в окне виджета.
Рисунок 15 – Рабочий стол пользователя, участвующего в процессе согласования
Просмотреть задачу можно в предварительном окне, видим организацию, сумму, срок заключения договора и можем сразу открыть карточку и файл договора.
Рисунок 16 – Предварительное окно согласования
В данном окне можно сразу выполнить согласование документа не открывая задачу: согласовать/не согласовать/согласовать с замечаниями. В последнем случае нужно указать комментарии к согласованию. Или открыть задачу и выполнить ее.
Рисунок 17 – Открытое окно задачи
3.3 Как согласовать договор по электронной почте
Выполнение согласования по почте. Пользователю поступит письмо с содержанием задачи:
Рисунок 18 – Содержание задачи на электронной почте
Пользователь выбирает один из вариантов согласования и в открывшемся письме вносит комментарий (при необходимости) и нажимает Send.
Рисунок 19 – Согласование по электронной почте
Если у пользователя установлена локация Россия, письмо поступит с описанием названий полей на русском языке.
Далее документ переходит к следующему пользователю на согласование. После всех этапов согласования, ответственный получает задачу с результатом согласования на ознакомление. Если документ согласован, инициатор ознакамливается с результатом согласования и завершает процесс, нажимает кнопку Examined.
Рисунок 20 – Окно инициатора задачи
Рисунок 21 – Статус согласования
Если документ не согласован, ответственный выполняет одно из следующих действий:
- Ознакамливается с результатом согласования и завершает процесс, нажимает кнопку Finish approval (если необходимо завершить процесс).
- Вносит правки в текст договора согласно полученным замечаниям и отправляет на повторное согласование. Нажимает кнопку Repeat the approval.
Рисунок 22 – Завершение согласования
Далее в открывшемся окне вносит комментарий к правкам и нажимает кнопку Submit for repeat approval. При повторном согласовании пользователь может откорректировать состав согласующих.
Рисунок 23 – Добавление комментариев к задаче
