1С:Document Management - руководство пользователя

Интерфейс 1С:Документооборот реализован посредством разделов, которые группируют различные команды в соответствии с их назначением. Каждый из разделов включает панель навигации, при помощи которой можно перейти к нужной области системы.

Разделы представляют собой самый верхний уровень навигации и служат для перехода ко всем функциям программы. Предусмотрены следующие разделы:

• Home page - рабочий стол сотрудника. Это основной раздел программы, где сотрудник ведет свою повседневную работу, откуда получает быстрый и удобный доступ к редактируемым документам, незавершенным задачам, настройкам и файлам, которыми пользуется чаще всего. Реализован в форме виджетов.
• Первый основной виджет - это задачи, которые поступают сотруднику. Нажимаем на виджет “Задачи мне” и открывается список задач. В этом списке можно просмотреть приоритет задач. Красным подсвечиваются задачи, которые не выполнены в срок.
• Второй виджет - мои документы, здесь отображается список документов, с которыми работает пользователь. Начальная страница может настраиваться индивидуально под каждого пользователя.

1. Рабочий стол пользователя

Первое, что видит каждый пользователь, осуществивший вход в программу 1С:Document Management - это раздел меню Рабочий стол.

Рисунок 1 - Рабочий стол с виджетами

Рисунок 2 - Список текущих задач пользователя

2. Основные панели навигации

Рабочий стол является основным рабочим экраном сотрудников. Он состоит из блоков:

• Quick menu – размещены основные объекты, используемые пользователем.
• Documents and files – раздел предназначен для работы с документами и файлами.
• Teamwork – раздел предназначен для работы с задачами и процессами.
• Reference information – раздел предназначен для ведения нормативно-справочной информации.
• Settings - раздел предназначен для выполнения персональных настройки и администрирования системы.

Рисунок 3 - Основные панели навигации

Основной функционал работы пользователей размещен в разделе Home page, а также в разделах Quick menu и Documents and files.

3. Запуск процесса создания договора на согласование

Согласование используется любым сотрудником для обхода документом всех участников согласования (рецензентов) по заранее составленному списку, после чего документ возвращается к автору (инициатору бизнес-процесса).

Для создания бизнес-процесса пользователь заходит в раздел Documents and files и на панели навигации выбирает меню Documents internal.

Рисунок 4 - Список внутренних документов на согласование

Открывается список внутренних документов доступных в соответствии с правами пользователя. Для создания новой карточки документа нажимает кнопку Create и в открывшемся списке Виды документов выбирает требуемый вид документа.

Нажимает кнопку Create.

Рисунок 5 - Создание нового документа

Рисунок 6 - Карточка нового договора

Открывается карточка создания нового договора, где пользователь заполняет основные реквизиты: Наименование документа, дополнительное описание по документу, организацию, контрагента, сумму по документу, срок действия договора и условия пролонгации.

Рисунок 7 - Заполнение полей документа

При создании карточки документа автоматически подтягивается статус Проект.

3.1 Как добавить файлы к документу

После заполнения всех реквизитов переходим на вкладку Files для добавления файла. Добавление осуществляем по кнопке Add.

Рисунок 8 - Добавление файла к документу

Выбираем один из вариантов добавление файлов:

• Create from template - создание файла на основании шаблона документа, который сохранен в системе. После добавления файла пользователь корректирует его текст и сохраняет изменения.
• Import from disk - добавление файла вручную с диска. В открывшемся окне выбираем файл договора (нажимаем кнопку Открыть).

Рисунок 9 - Выбор документа на диске

Далее сохраняем карточку, нажимая кнопку Save.

Рисунок 10 - Сохранение документа

3.2 Как запустить процесс согласования

Запуск процесса согласования может выполняться автоматически по событиям (создание или регистрация карточки документа) или вручную.

Для ручного запуска процесса нажимаем кнопку Submit и в открывшемся списке выбираем More options….

Рисунок 11 - Ручной запуск на согласование

Далее в открывшемся списке выбираем требуемый процесс и нажимаем кнопку Creat process.

Рисунок 12 - Перечень процессов

Открывается окно запуска процесса.

Рисунок 13 - Окно запуска процесса

Процесс запуска состоит из двух этапов:

• Согласование – его мы и рассмотрим.
• Исполнение – действия, которые необходимо выполнить пользователю после согласования.

Перед началом процесса в случае необходимости мы можем откорректировать состав этапов, кол-во согласующих и последовательность выполнения.

Для старта процесса нажимаем кнопку Start and close.

Запустился процесс согласования, мы можем посмотреть на каком этапе документ перейдя на вкладку Processes and tasks.

Рисунок 14 - Этапы документа

Видим бизнес-процесс и у какого сотрудника сейчас документ на согласовании. Пользователи могут выполнять согласование документов как в самом Документообороте, так и по электронной почте.

Открываем систему под ответственным пользователем, который участвует в процессе согласования. Появилась новая задача в окне виджета.

Рисунок 15 - Рабочий стол пользователя, участвующего в процессе согласования

Просмотреть задачу можно в предварительном окне, видим организацию, сумму, срок заключения договора и можем сразу открыть карточку и файл договора.

Рисунок 16 - Предварительное окно согласования

В данном окне можно сразу выполнить согласование документа не открывая задачу: согласовать/не согласовать/согласовать с замечаниями. В последнем случае нужно указать комментарии к согласованию. Или открыть задачу и выполнить ее.

Рисунок 17 - Открытое окно задачи

3.3 Как согласовать договор по электронной почте

Выполнение согласования по почте. Пользователю поступит письмо с содержанием задачи:

Рисунок 18 - Содержание задачи на электронной почте

Пользователь выбирает один из вариантов согласования и в открывшемся письме вносит комментарий (при необходимости) и нажимает Send.

Рисунок 19 - Согласование по электронной почте

Если у пользователя установлена локация Россия, письмо поступит с описанием названий полей на русском языке.

Далее документ переходит к следующему пользователю на согласование. После всех этапов согласования, ответственный получает задачу с результатом согласования на ознакомление. Если документ согласован, инициатор ознакамливается с результатом согласования и завершает процесс, нажимает кнопку Examined.

Рисунок 20 - Окно инициатора задачи

Рисунок 21 - Статус согласования

Если документ не согласован, ответственный выполняет одно из следующих действий:

• Ознакамливается с результатом согласования и завершает процесс, нажимает кнопку Finish approval (если необходимо завершить процесс).
• Вносит правки в текст договора согласно полученным замечаниям и отправляет на повторное согласование. Нажимает кнопку Repeat the approval.

Рисунок 22 - Завершение согласования

Далее в открывшемся окне вносит комментарий к правкам и нажимает кнопку Submit for repeat approval. При повторном согласовании пользователь может откорректировать состав согласующих.

Рисунок 23 - Добавление комментариев к задаче