Управленческая отчетность — это система внутренних отчетов, которые компания формирует для руководства и других лиц, принимающих решения. Она помогает контролировать доходы и расходы, анализировать прибыльность, движение денег, продажи, задолженность и результаты отдельных направлений бизнеса.
В отличие от обязательной бухгалтерской отчетности, управленческая отчетность создается прежде всего для внутренних целей. Компания самостоятельно определяет, какие показатели включать, как часто формировать отчеты и в каком разрезе анализировать информацию.
Для чего нужна управленческая отчетность
Основная задача — превратить данные учета и операционной деятельности в информацию, удобную для принятия решений. Руководителю недостаточно знать только итоговую прибыль за год. Ему может потребоваться информация о результатах конкретного отдела, клиента, проекта или товара.
Какие вопросы помогает решать отчетность
- какое направление приносит больше прибыли;
- почему фактические расходы превышают план;
- какие клиенты имеют просроченную задолженность;
- сколько денег доступно для текущих платежей;
- как изменились продажи за неделю или месяц;
- какие проекты требуют дополнительного финансирования.
Чем управленческая отчетность отличается от бухгалтерской
| Критерий | Управленческая отчетность | Бухгалтерская отчетность |
|---|---|---|
| Цель | Внутреннее управление | Представление установленной бухгалтерской информации |
| Пользователи | Собственники и руководство | Различные пользователи отчетности в зависимости от требований |
| Детализация | Может быть очень высокой | Определяется установленными формами и правилами учета |
| Периодичность | Может быть ежедневной, недельной или иной | Определяется правилами составления отчетности |
Основные виды управленческих отчетов
Набор отчетов зависит от бизнеса. Торговой компании может быть важна аналитика продаж и остатков, производству — себестоимость и загрузка мощностей, а сервисной организации — рентабельность проектов и загрузка сотрудников.
| Отчет | Что анализирует |
|---|---|
| Отчет о продажах | Выручку, количество сделок, клиентов и динамику продаж |
| Отчет о прибылях и убытках | Доходы, расходы и прибыль по выбранным разрезам |
| Отчет о денежных потоках | Поступления и выплаты денег |
| Бюджетный отчет | Отклонения фактических показателей от плана |
| Отчет по задолженности | Дебиторскую и кредиторскую задолженность |
Управленческий отчет о продажах
Такой отчет может содержать данные о выручке, количестве заказов, среднем чеке, марже, клиентах и менеджерах. Руководитель получает возможность видеть не только общий объем продаж, но и причины его изменения.
Отчет по прибыли
Управленческий отчет о прибыли может формироваться в более детальном разрезе, чем бухгалтерская отчетность. Например, компания может рассчитывать результат отдельно по филиалам, товарам, проектам или клиентским группам.
Денежный поток
Для управления бизнесом важно знать не только прибыль, но и доступные деньги. Управленческий отчет о денежных потоках помогает планировать поступления и платежи, выявлять будущие кассовые разрывы и оценивать потребность в финансировании.
План-фактный анализ
Один из распространенных инструментов управленческой отчетности — сравнение плановых и фактических показателей. Если бюджетом предусмотрены расходы 1 млн рублей, а фактически потрачено 1,3 млн, руководитель получает отклонение 300 000 рублей и может выяснить его причины.
Пример план-фактного анализа
| Показатель | План | Факт | Отклонение |
|---|---|---|---|
| Выручка | 10 млн руб. | 9,5 млн руб. | -500 тыс. руб. |
| Расходы | 6 млн руб. | 6,4 млн руб. | +400 тыс. руб. |
| Прибыль | 4 млн руб. | 3,1 млн руб. | -900 тыс. руб. |
Центры финансовой ответственности
Крупные компании могут разделять показатели по подразделениям или другим центрам ответственности. Это позволяет определить, какое подразделение отвечает за конкретные доходы и расходы и где возникли отклонения.
Управленческий учет по проектам
Для проектного бизнеса полезно собирать выручку и затраты по каждому проекту. Например, два проекта могут принести одинаковую выручку, но один потребует значительно больше трудозатрат и других ресурсов.
Как формируется отчетность
- Определяются цели управленческого анализа.
- Выбираются показатели и источники данных.
- Настраиваются необходимые аналитические разрезы.
- Собираются фактические данные.
- Проводится проверка качества информации.
- Формируются отчеты.
- Результаты сравниваются с планом или предыдущими периодами.
Источники данных
Источниками могут быть бухгалтерская система, CRM, складская программа, банковские данные, таблицы и другие информационные системы. Чем больше источников используется, тем важнее обеспечить единые правила формирования показателей.
Управленческая отчетность в 1С
В зависимости от конфигурации и настроек 1С можно использовать для формирования различных внутренних отчетов. Важно заранее определить аналитику, по которой руководство будет принимать решения, иначе даже большое количество данных может оказаться мало полезным.
Ошибки при построении отчетности
- создают слишком много отчетов;
- используют показатели без единой методики расчета;
- смешивают плановые и фактические данные;
- не проверяют первичные источники;
- не учитывают сроки обновления информации;
- ориентируются только на выручку без анализа прибыли и денежных потоков.
Слишком подробная отчетность
Избыточная детализация может усложнить анализ. Если руководитель получает десятки таблиц без выделения ключевых отклонений, скорость принятия решений снижается. Поэтому отчет должен содержать именно те показатели, которые используются в работе.
Принцип единой методики
Если в одном месяце прибыль проекта рассчитывается одним способом, а в следующем другим, сравнение становится некорректным. Поэтому необходимо закрепить правила признания доходов, распределения расходов и расчета ключевых показателей.
Практический сценарий
Продажи компании выросли на 15 процентов, но собственник не видит увеличения прибыли. Управленческая отчетность по направлениям показывает, что рост обеспечило направление с низкой маржинальностью, тогда как более прибыльные продукты начали продаваться хуже.
Как читать управленческий отчет
Сначала определяют ключевой показатель, затем сравнивают его с планом или предыдущим периодом. После этого изучают наиболее существенные отклонения и переходят к детализации по подразделениям, товарам, клиентам или проектам.
Контроль качества данных
Перед использованием отчетности необходимо проверить полноту данных, отсутствие дублей, корректность периодов и соответствие методике расчета. Особенно важно контролировать показатели, которые собираются из нескольких информационных систем.
Итог
Управленческая отчетность помогает руководству видеть бизнес в удобных для принятия решений разрезах. Ее ценность определяется не количеством таблиц, а качеством данных, понятной методикой и способностью отчетов отвечать на конкретные вопросы бизнеса.
