Подотчетное лицо — работник организации, которому выданы денежные средства для выполнения расходов в интересах компании. Деньги могут использоваться для командировки, покупки материалов, хозяйственных нужд и других разрешенных расходов.
Полученные средства не становятся личными деньгами сотрудника. Работник должен использовать их по назначению, представить подтверждающие документы и отчитаться в установленном организацией порядке.
Для чего выдают деньги под отчет
- для командировочных расходов;
- для покупки товаров и материалов;
- для хозяйственных нужд;
- для оплаты услуг;
- для других расходов, связанных с деятельностью организации.
Пример
Сотруднику выдали 30 000 рублей для командировки. После возвращения он предоставляет документы на проживание, проезд и другие подтвержденные расходы. Если фактические затраты составили 27 500 рублей, неиспользованный остаток возвращается организации.
Как организовать работу с подотчетными суммами
- Определить сотрудника и цель выдачи.
- Выдать денежные средства.
- Сотрудник использует их по назначению.
- Собирает подтверждающие документы.
- Представляет авансовый отчет.
- Организация проверяет отчет.
- Остаток возвращается либо перерасход возмещается в установленном порядке.
Авансовый отчет
Авансовый отчет позволяет подтвердить, на что были потрачены выданные деньги. К нему прикладываются документы, подтверждающие расходы, если они необходимы для конкретной операции.
Какие документы проверяют
| Расход | Примеры подтверждения |
|---|---|
| Проезд | Билет или электронный проездной документ |
| Проживание | Документы от гостиницы |
| Покупка товара | Расчетные и первичные документы |
| Хозяйственные расходы | Документы продавца или исполнителя |
Выдача денег
Средства могут выдаваться наличными или перечисляться на банковскую карту в зависимости от принятого порядка расчетов. В бухгалтерском учете необходимо обеспечить связь операции с конкретным сотрудником и назначением расходов.
Подотчетное лицо в 1С
В 1С для расчетов с сотрудниками используют отдельную аналитику. Бухгалтер указывает работника, сумму и основание операции, после чего контролирует остаток по подотчетным средствам.
Если сотрудник потратил меньше
Когда фактические расходы ниже выданной суммы, сотрудник возвращает неиспользованный остаток. После отражения возврата задолженность сотрудника перед организацией уменьшается или закрывается.
Если сотрудник потратил больше
Если подтвержденные расходы превысили выданную сумму, возникает перерасход. Организация проверяет документы и при наличии оснований возмещает сотруднику соответствующую сумму.
Что делать с неподтвержденными расходами
Расход без необходимых подтверждений нельзя автоматически включать в состав расходов организации. Сначала бухгалтер выясняет характер операции, наличие других доказательств и возможность корректного оформления.
Срок отчета
Срок представления документов и порядок работы с подотчетными средствами устанавливаются с учетом действующих правил и внутренних документов организации. Бухгалтерии важно контролировать сроки, установленные для конкретной компании.
Несколько авансов одному сотруднику
При необходимости сотруднику могут выдаваться средства для разных задач, однако учет должен позволять определить назначение каждой суммы. Нельзя допускать ситуации, когда бухгалтер не понимает, какой расход относится к какому авансу.
Подотчет и командировка
При командировке сотруднику могут возмещаться расходы на проезд, проживание и другие предусмотренные затраты. Отдельно учитываются выплаты, которые относятся не к возмещению расходов, а к гарантиям и компенсациям работнику.
Подотчет и хозяйственные покупки
Сотрудник может приобретать канцтовары, материалы и другие необходимые организации вещи. При этом нужно проверить, что покупка связана с деятельностью компании и подтверждена надлежащими документами.
Налоговые риски
Неподтвержденные или неправильно оформленные расходы могут вызвать вопросы при налоговой проверке. Кроме того, неправильная квалификация выданных средств может повлиять на расчеты с сотрудником и налоговый учет.
Типичные ошибки
- выдают деньги без понятного назначения;
- не контролируют остатки по сотрудникам;
- теряют подтверждающие документы;
- не оформляют возврат остатка;
- не проверяют содержание расходов;
- смешивают несколько подотчетных сумм;
- несвоевременно отражают операции в учете.
Пример хозяйственной покупки
Сотруднику выдали 15 000 рублей на приобретение канцелярских товаров. Он потратил 12 400 рублей и предоставил подтверждающие документы. Остаток 2 600 рублей возвращается организации, а бухгалтер отражает подтвержденные расходы и возврат неиспользованных денег.
Контроль задолженности сотрудников
Бухгалтерии полезно регулярно анализировать остатки по подотчетным лицам. Особого внимания требуют сотрудники, у которых длительное время числятся значительные суммы без закрывающих документов.
Подотчетные суммы и зарплата
Расчеты с подотчетным лицом и расчеты по заработной плате имеют разную экономическую природу. Нельзя автоматически заменять возврат подотчетных денег удержанием из зарплаты без учета действующих правил и оснований для такого действия.
Внутренний контроль
Компания может установить порядок подачи заявок на выдачу средств, сроки отчетности, перечень допустимых расходов и ответственных сотрудников. Это упрощает работу бухгалтерии и снижает вероятность необоснованных расходов.
Итог
Подотчетное лицо получает деньги для расходов, связанных с деятельностью организации, и должно отчитаться об их использовании. Для правильного учета важно контролировать назначение средств, подтверждающие документы, остатки, возвраты и перерасходы.
