Начисление зарплаты — это расчет суммы выплат, которую организация должна работнику за труд за определенный период. При начислении бухгалтер учитывает оклад, фактически отработанное время, премии, доплаты, надбавки и другие предусмотренные выплаты.
После определения начисленной суммы рассчитываются НДФЛ и другие удержания, а также страховые взносы работодателя. Поэтому начисление зарплаты представляет собой не одну операцию, а последовательность связанных расчетов.
С чего начинается расчет
Первоначально бухгалтер проверяет кадровые данные и информацию об отработанном времени. В зависимости от системы оплаты труда используются табель, график, условия трудового договора и документы о дополнительных выплатах.
Основные этапы
- Проверить кадровые данные.
- Определить фактически отработанное время.
- Рассчитать основную зарплату.
- Добавить предусмотренные доплаты и премии.
- Рассчитать НДФЛ.
- Определить другие удержания.
- Рассчитать страховые взносы.
- Сформировать сумму к выплате.
Исходные данные
| Данные | Зачем нужны |
|---|---|
| Оклад или тариф | Определение основной части зарплаты |
| Табель | Определение отработанного времени |
| Кадровые приказы | Учет изменений условий труда |
| Положение о премировании | Расчет премий |
| Документы об отсутствии | Корректировка оплаты за период |
Расчет при полном месяце
Если сотрудник с месячным окладом полностью отработал установленную норму времени, основная часть начисления обычно соответствует его окладу. Далее добавляются предусмотренные выплаты и рассчитываются удержания.
Если месяц отработан не полностью
При неполном месяце расчет зависит от установленной системы оплаты. При повременной оплате учитывается фактически отработанное время. Поэтому сумма может отличаться от полного оклада.
Пример
Работнику установлен оклад 75 000 рублей. В расчетном месяце он отработал только часть рабочего времени. Бухгалтер определяет стоимость фактически отработанного времени согласно применяемому порядку, после чего добавляет предусмотренные выплаты и рассчитывает удержания.
Премия
Если работнику положена премия, бухгалтер проверяет основание для ее начисления и показатели, предусмотренные локальными документами. Премия может быть фиксированной или зависеть от результатов работы.
Доплаты
Доплаты и надбавки учитываются при наличии соответствующего основания. Например, дополнительные суммы могут быть связаны с условиями труда, режимом работы или квалификацией.
НДФЛ при начислении
После определения дохода работника бухгалтер рассчитывает НДФЛ по правилам, действующим для соответствующего дохода. При этом учитываются налоговый статус работника и предоставленные ему вычеты.
Налоговые вычеты
Если работник имеет право на налоговые вычеты и предоставил необходимые документы, они учитываются при расчете НДФЛ в установленном порядке. Поэтому при начислении зарплаты важно проверять актуальность сведений о сотруднике.
Страховые взносы
Работодатель рассчитывает страховые взносы отдельно от суммы НДФЛ. Они являются расходом организации и не удерживаются из суммы зарплаты, которую сотрудник должен получить.
Удержания
Кроме НДФЛ, в предусмотренных случаях из зарплаты могут производиться другие удержания. Основанием могут быть исполнительные документы, заявления работника или иные предусмотренные законом обстоятельства.
Начисление в 1С
В 1С расчет зарплаты обычно выполняется специализированными документами. Программа использует кадровые сведения, данные об отработанном времени, настройки начислений и удержаний. Перед проведением расчета необходимо убедиться, что исходные данные заполнены корректно.
Бухгалтерские проводки
Начисление заработной платы отражается в бухгалтерском учете по счетам, предусмотренным рабочим планом счетов и учетной политикой организации. Затраты могут распределяться между производственными, управленческими, коммерческими и другими направлениями.
Распределение зарплаты
Если сотрудники работают в разных подразделениях или проектах, начисления необходимо правильно распределить по соответствующим объектам учета. Неверная аналитика может исказить себестоимость и финансовый результат.
Пример распределения
Сотрудник одновременно участвует в производственном проекте и административной работе. Если учетная политика предусматривает распределение затрат между направлениями, бухгалтер должен использовать установленную методику, а не относить всю зарплату на один счет.
Начисление отпускных
Отпускные рассчитываются по отдельным правилам и не заменяются обычным начислением зарплаты за дни отпуска. При общем расчете месяца бухгалтер учитывает период отсутствия и соответствующую выплату.
Больничный
При наличии периода временной нетрудоспособности зарплата за фактически отработанное время рассчитывается отдельно от пособия. Это влияет на итоговую сумму начислений за месяц.
Контроль перед расчетом
- проверить список сотрудников;
- проверить изменения окладов;
- сверить табель;
- проверить отпуска и больничные;
- проверить премии;
- обновить данные о вычетах;
- проверить удержания.
Типичные ошибки
- расчет по старому окладу;
- неправильный табель;
- двойное начисление премии;
- неучтенный больничный;
- ошибочный налоговый вычет;
- неправильная аналитика затрат;
- несоответствие кадровых и расчетных данных.
Сверка начислений
После расчета полезно сравнить текущие суммы с предыдущим месяцем. Резкое изменение зарплаты отдельного сотрудника не обязательно означает ошибку, но требует проверки причины: повышение оклада, премия, отпуск, больничный или изменение графика.
Пример проверки
В прошлом месяце сотруднику начислили 70 000 рублей, а в текущем — 110 000 рублей. Бухгалтер проверяет кадровые документы и обнаруживает дополнительную премию 40 000 рублей. После проверки основания сумма признается корректной.
Выплата после начисления
Начисление и выплата — разные этапы. Сначала определяется обязательство перед работником и сумма удержаний, после чего формируются документы на перечисление денег. Сумма выплаты должна соответствовать итогам расчета.
Закрытие месяца
После начисления зарплаты бухгалтер проверяет отражение затрат, налогов и страховых взносов. При необходимости выполняется корректировка распределения затрат и проверка взаимосвязи расчетных документов с бухгалтерским учетом.
Контроль задолженности
Если зарплата начислена, но еще не выплачена, в учете отражается соответствующее обязательство организации перед работниками. Бухгалтер должен контролировать такие суммы и сопоставлять их с ведомостями и банковскими платежами.
Итог
Начисление зарплаты включает расчет основной оплаты, дополнительных выплат, удержаний, НДФЛ и страховых взносов. Для корректного результата необходимо использовать актуальные кадровые данные, проверять табель, учитывать отсутствия и премии, а после расчета сверять начисления с бухгалтерским учетом и выплатами.
