ЕФС-1 — единая форма, с помощью которой работодатель передает в Социальный фонд России сведения о сотрудниках. Форма объединяет несколько видов информации, связанной с трудовой деятельностью, страховым стажем и отдельными социальными выплатами.
В отличие от обычного кадрового документа, ЕФС-1 используется для передачи сведений во внешнюю систему. Поэтому ошибка в кадровом учете может привести к неверной отчетности.
Зачем нужна ЕФС-1
Основная задача формы — передача государству сведений, необходимых для учета трудовой деятельности и страховых прав работников. Работодатель формирует сведения на основании кадровых документов и данных о выплатах.
Форма состоит из титульной части и отдельных разделов. Работодатель представляет только те сведения, обязанность по которым возникает в конкретной ситуации.
Какие сведения передаются
| Сведения | Пример ситуации |
|---|---|
| Трудовая деятельность | Прием, перевод, увольнение |
| Страховой стаж | Сведения за соответствующий период |
| Заработок и дополнительные данные | В случаях, предусмотренных формой |
| Социальные мероприятия | Отдельные основания для передачи сведений |
Разделы ЕФС-1
ЕФС-1 содержит несколько разделов и подразделов, которые применяются в разных ситуациях. Один работодатель может использовать разные части формы в течение года.
Поэтому бухгалтеру и кадровому специалисту важно сначала определить основание для подачи сведений, а уже затем выбирать соответствующий раздел.
Сведения о трудовой деятельности
При кадровых событиях в ЕФС-1 передаются сведения о трудовой деятельности работника. К таким событиям относятся прием на работу, перевод, увольнение и другие предусмотренные изменения.
Данные должны соответствовать кадровому приказу и сведениям, содержащимся в кадровой системе. Особенно важно правильно указывать дату события.
Прием сотрудника
После оформления нового работника организация должна передать необходимые сведения о трудовой деятельности в установленном порядке. Основанием служит кадровый документ о приеме.
Перед отправкой бухгалтер или кадровый специалист проверяет ФИО, идентификационные данные, дату приема и сведения о должности.
Перевод
При изменении условий трудовой деятельности может возникнуть необходимость передачи сведений о переводе. Важны дата события и корректное описание кадрового изменения.
Если сведения о переводе в кадровой программе оформлены неправильно, ошибка может перейти в ЕФС-1.
Увольнение
При увольнении работника сведения о прекращении трудовых отношений передаются в установленном порядке. Дата и основание увольнения должны соответствовать кадровым документам.
Особое внимание требуется при увольнении в конце месяца, когда одновременно рассчитывается заработная плата и другие выплаты.
Страховой стаж
Отдельные сведения ЕФС-1 связаны с данными о страховом стаже работников. Для их подготовки используются сведения о периодах работы и обстоятельствах, влияющих на исчисление стажа.
Кадровые и зарплатные документы должны быть согласованы. Если в них разные даты или основания отсутствия, итоговые сведения могут оказаться неверными.
Кто отвечает за ЕФС-1
На практике подготовка формы часто распределяется между кадровым специалистом и бухгалтерией. Кадровый специалист отвечает за корректность событий трудовой деятельности, а бухгалтерия — за связанные расчетные показатели.
В небольшой компании все операции может выполнять один сотрудник. В любом случае полезно установить внутреннюю процедуру проверки перед отправкой.
Пример
Компания принимает сотрудника 15 августа. Кадровый специалист оформляет прием, после чего сведения о трудовой деятельности передаются в составе необходимой части ЕФС-1. Перед отправкой проверяются дата приема, данные сотрудника и кадровое основание.
Если 20 августа сотрудника переводят на другую должность, это уже новое кадровое событие, которое также анализируется на предмет отражения в отчетности.
Сроки представления
Для разных сведений ЕФС-1 могут применяться разные сроки. Поэтому нельзя использовать один универсальный срок для всей формы.
Бухгалтеру необходимо определить вид представляемых сведений и проверить актуальный срок именно для соответствующего раздела.
ЕФС-1 и кадровый учет
Качество ЕФС-1 напрямую зависит от кадрового учета. Если приказ оформлен с неправильной датой или неверным основанием, автоматически сформированный отчет также может оказаться ошибочным.
Перед отправкой полезно сверить отчет с кадровыми приказами за период. Особенно это важно при массовом приеме или увольнении сотрудников.
ЕФС-1 в 1С
В программах 1С сведения для ЕФС-1 формируются на основании кадровых документов. При корректном заполнении документов большая часть данных переносится автоматически.
Если программа показывает ошибку, необходимо исправить исходный кадровый документ, а не только пытаться вручную изменить итоговый отчет.
Типичные ошибки
- неправильно указана дата кадрового события;
- ошибочно указан вид события;
- ФИО или идентификационные данные не совпадают;
- сведения в отчете не соответствуют приказу;
- пропущено кадровое событие;
- использован неверный раздел формы;
- не учтено изменение статуса работника;
- отчет отправлен с ошибочными данными.
Контроль кадровых событий
Чтобы не пропускать сведения, организация может вести реестр кадровых событий. В нем фиксируются приемы, переводы, увольнения и другие изменения, требующие передачи информации.
| Событие | Что проверить |
|---|---|
| Прием | Дата и данные работника |
| Перевод | Дата и новые условия работы |
| Увольнение | Дата и основание прекращения работы |
| Изменение данных | Актуальность сведений о сотруднике |
Исправление ошибки
Если в ЕФС-1 обнаружена ошибка, сначала нужно определить, какие сведения были переданы неверно. Затем проверяется исходный кадровый документ и выполняется корректировка в соответствии с правилами представления формы.
Исправлять отчет без исправления причины ошибки не рекомендуется. Иначе при следующем формировании некорректные сведения могут появиться снова.
Уволенный сотрудник
После увольнения необходимо проверить, что кадровое событие отражено корректно. Важно сопоставить дату прекращения трудовых отношений с приказом и расчетом сотрудника.
Если увольнение сопровождается отпускными или компенсацией, соответствующие выплаты учитываются в зарплатном учете отдельно от кадрового события.
Новый сотрудник
При приеме нового сотрудника следует проверить его персональные данные еще до формирования отчетности. Ошибка в имени или идентификаторе может привести к невозможности корректного сопоставления сведений.
Сверка с кадровыми документами
- Сформировать список кадровых событий за период.
- Проверить приказы.
- Сверить даты.
- Проверить данные сотрудников.
- Определить, какие события требуют представления сведений.
- Сформировать соответствующий раздел ЕФС-1.
- Проверить результат.
- Передать отчет в установленный срок.
ЕФС-1 и электронная трудовая книжка
Сведения о трудовой деятельности связаны с электронным учетом трудовой деятельности работников. Поэтому корректность передаваемых сведений важна не только для отчетности работодателя, но и для истории трудовой деятельности сотрудника.
Передача неверной даты приема или увольнения может привести к необходимости последующего исправления сведений.
Особенности при массовых кадровых изменениях
При массовом приеме сотрудников или реорганизации компании повышается риск технических ошибок. В таких ситуациях лучше использовать пакетную проверку и контрольные списки.
После автоматического формирования отчета полезно выборочно проверить несколько сотрудников вручную. Это помогает обнаружить системную ошибку в настройках.
Что проверять перед отправкой
Перед отправкой необходимо проверить форму на внутренние ошибки и сопоставить ее с кадровыми документами. Если данные формируются автоматически, особое внимание уделяется настройкам программы и исходным документам.
Итог
ЕФС-1 — отчетная форма для передачи в Социальный фонд России сведений о трудовой деятельности, страховом стаже и других предусмотренных данных. Правильность отчета зависит прежде всего от качества кадрового учета. Для снижения риска ошибок необходимо контролировать даты, виды кадровых событий, сведения о сотрудниках и соответствие отчета первичным документам.
