Аванс выданный — денежная сумма, которую организация перечисляет поставщику, подрядчику или исполнителю до исполнения им обязательств по договору. Предварительная оплата создает у компании право требовать поставку товара, выполнение работы или оказание услуги на условиях договора.
Для бухгалтера важно не смешивать выданный аванс с уже полученными товарами или услугами. Деньги могли уйти со счета, но хозяйственная операция, ради которой произведена оплата, еще не завершена.
Зачем компании платят авансы
Предварительная оплата используется при заказе оборудования, закупке материалов, аренде, выполнении подрядных работ и других операциях. Поставщик может требовать аванс как условие начала исполнения договора.
Пример
Компания заказала оборудование стоимостью 600 000 рублей и перечислила поставщику 240 000 рублей в качестве предоплаты. До момента поставки эта сумма контролируется как выданный аванс. После получения оборудования аванс засчитывается в стоимость приобретения.
Как отличить аванс от оплаты долга
Главный вопрос — исполнено ли обязательство поставщиком на момент перечисления денег. Если товар уже получен, платеж может погашать задолженность за поставку. Если товар еще не передан, платеж обычно имеет характер предварительной оплаты.
| Платеж | Смысл |
|---|---|
| До поставки | Предварительная оплата |
| После получения товара | Оплата возникшей задолженности |
| Частичная предоплата | Оплата части будущего обязательства |
| Возврат поставщиком | Прекращение или изменение обязательства по авансу |
Учет выданного аванса
В бухгалтерском учете предварительные платежи отражают с необходимой аналитикой по контрагентам, договорам и другим объектам учета. Конкретная корреспонденция счетов зависит от характера операции и применяемой организацией схемы учета.
Документы
Основанием для перечисления аванса обычно служат договор, счет, спецификация, заявка или иной документ, предусмотренный договором и внутренним документооборотом. Сам платеж подтверждается банковским документом.
Что контролировать
- сумму перечисленного аванса;
- дату платежа;
- договор;
- срок поставки;
- назначение платежа;
- сумму уже полученных товаров или услуг;
- остаток незачтенного аванса.
Аванс и поступление товара
После получения товара бухгалтер отражает поступление в установленном порядке и сопоставляет его с ранее перечисленной суммой. Если поставка полностью покрывает аванс, предварительная оплата должна быть зачтена. При частичной поставке остаток аванса сохраняется.
Аванс и НДС
При приобретении товаров, работ или услуг у плательщика НДС могут возникать отдельные вопросы, связанные с налогом по перечисленной предварительной оплате. Право на вычет авансового НДС зависит от выполнения предусмотренных условий и наличия необходимых документов.
Аванс в 1С
В 1С платеж поставщику необходимо отразить с правильной аналитикой. Ошибка в договоре или назначении платежа способна привести к тому, что программа будет показывать некорректный остаток аванса после поступления товара.
Проверка после поступления
- Найти исходный платеж.
- Проверить поставщика.
- Сопоставить договор.
- Проверить сумму поступления.
- Убедиться в правильности зачета аванса.
- Проверить оставшийся остаток.
Частичный аванс
Если компания перечислила 30 процентов стоимости заказа, после поставки только эта сумма погашает соответствующую часть обязательства. Оставшаяся стоимость может быть оплачена после получения товара или отдельным платежом.
Возврат аванса
Поставщик может вернуть предоплату, если договор расторгнут, поставка отменена или стороны договорились об изменении условий. Бухгалтер должен проверить основание возврата и убедиться, что возвращается именно тот остаток, который числится по расчетам.
Долгий незачтенный аванс
Старый аванс требует отдельного контроля. Если товар или услуга давно не получены, необходимо выяснить причину: задержка поставки, изменение договора, ошибка в учете, прекращение сотрудничества или необходимость возврата денег.
Пример с несколькими поставками
Компания перечислила поставщику 500 000 рублей, после чего получила первую партию на 300 000 рублей. После ее оприходования незачтенным остается 200 000 рублей. При поступлении второй партии на соответствующую сумму аванс может быть полностью закрыт.
Типичные ошибки
- не указывают договор в платежном документе;
- зачитывают аванс не в ту поставку;
- не контролируют старые предоплаты;
- не сверяют платежи с поступлениями;
- не оформляют возврат документально;
- не проверяют налоговые документы.
Аванс и кредиторская задолженность
Выданный аванс не следует автоматически приравнивать к обычной кредиторской задолженности перед поставщиком. Экономическое содержание операций различается: при авансе организация уже перечислила деньги и ожидает встречного исполнения.
Контроль расчетов
Для регулярного контроля удобно вести перечень незачтенных авансов с указанием поставщика, договора, даты платежа, суммы и ожидаемого срока исполнения. Такой список помогает своевременно обнаруживать зависшие суммы.
Итог
Аванс выданный — это предварительная оплата поставщику или исполнителю до получения предусмотренного договором исполнения. Бухгалтеру необходимо правильно идентифицировать платеж, вести аналитику по договору, контролировать зачет после поставки и отдельно отслеживать старые или возвращаемые авансы.
