На законодательном уровне для коммерческих структур не закреплено обязательных требований к ведению личных дел сотрудников, поскольку такая обязанность возложена исключительно на работодателей в сфере государственной гражданской службы. В связи с этим частные компании вправе самостоятельно, в рамках соблюдения норм Трудового кодекса РФ и иных федеральных актов, регламентировать порядок обработки и хранения персональной документации работников.
Для этого целесообразно принять локальный нормативный акт, в котором рекомендуется зафиксировать:
🔹 Содержательные и оформительские стандарты личных дел, а также категории должностей, в отношении которых они формируются;
🔹 Регламент ведения, учета и архивного хранения документов, включая процедуры, применяемые после прекращения трудовых отношений;
🔹 Перечень должностных лиц, уполномоченных на работу с персональными делами и несущих ответственность за их сохранность.
При разработке данного документа полезно опираться на следующие нормативно-методические источники:
• п. 3.6 Основных правил работы архивов организаций (утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов (Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
• п. 1.2 Методических рекомендаций по применению указанных Правил.
Практический алгоритм формирования личного дела достаточно прост: с момента приема работника в штат на него заводится индивидуальная папка, которая систематически пополняется документами в течение всего периода трудовой деятельности в организации. Ниже рассмотрим типовую структуру такой папки и рекомендуемый перечень включаемых в неё материалов.
Рекомендуемый состав документов, включаемых в личное дело работника
В типовую структуру личного дела сотрудника коммерческой организации целесообразно включать следующие группы документов:
1. Копии документов, предъявленных работником при заключении трудового договора
Данный раздел формируется на основании ст. 65 ТК РФ и содержит копии документов, обязательных для предоставления при трудоустройстве:
• документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности (в том числе в электронной форме);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы воинского учёта — для лиц, подлежащих призыву на военную службу или относящихся к категории военнообязанных;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — при установлении соответствующих требований к должности.
В отдельных случаях, обусловленных характером трудовой деятельности, работодатель вправе запросить дополнительные документы. Например, при приёме на работу, предусматривающую обязательные предварительные медицинские осмотры, к пакету документов прилагается медицинское заключение, подтверждающее отсутствие противопоказаний к выполнению трудовых функций.
Отдельные документы (свидетельство о присвоении ИНН, свидетельства о рождении детей, справка о сумме заработка по форме № 182н, справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы) работник предоставлять не обязан. Однако их получение рекомендуется для корректного исчисления налогов, страховых взносов и социальных пособий, поэтому работодатель может запросить их в добровольном порядке.
2. Документы, сопровождающие процедуру приёма на работу
Эта категория документов подтверждает факт возникновения трудовых отношений и включает:
• заявление работника о приёме на работу;
• трудовой договор, подписанный обеими сторонами;
• должностная инструкция с отметкой об ознакомлении;
• копия приказа (распоряжения) о приёме на работу;
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• анкета или личный листок по учёту кадров;
• договор о полной материальной ответственности — для сотрудников, занимающих соответствующие должности.
3. Документы, формируемые в период трудовой деятельности
Личное дело ведётся в динамическом режиме и пополняется материалами, отражающими изменения в правовом статусе работника:
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов по личному составу (о повышении, переводе, поощрении, применении дисциплинарных взысканий и иных кадровых решениях);
• заявления работника (о предоставлении отпуска, изменении персональных данных, увольнении и др.);
• копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты и социальные льготы;
• документы о прохождении повышения квалификации, профессиональной переподготовки или аттестации.
4. Документы, оформляемые при прекращении трудовых отношений
Заключительный раздел личного дела содержит:
• заявление работника об увольнении (или иной документ, являющийся основанием для прекращения договора);
• копия приказа об увольнении.
Технические требования к оформлению личного дела
Все листы, подшиваемые в папку личного дела, подлежат сплошной нумерации арабскими цифрами. В соответствии с общепринятыми стандартами делопроизводства нумерация проставляется в верхнем правом углу листа простым карандашом или с использованием нумератора, что обеспечивает сохранность записей и соответствие архивным нормам.
Порядок определения сроков хранения личных дел
Срок хранения личных дел руководителей и работников организации устанавливается в размере 50 или 75 лет — в зависимости от даты завершения их формирования в делопроизводстве:
• 50 лет — для личных дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года;
• 75 лет — для личных дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года включительно.
Срок начинает течь не с даты фактического закрытия дела, а с 1 января года, следующего за годом, в котором личное дело было окончательно сформировано и прекращено в связи с увольнением работника или иным основанием завершения ведения документа.
