Вопрос о том, как компенсировать неиспользованный отпуск деньгами без увольнения работника, является актуальным для многих руководителей и бухгалтеров.
Согласно ст. 126 Трудового кодекса Российской Федерации, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника, может быть заменена денежной компенсацией, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
Но здесь важно следующее: можно выплатить деньги только вместо тех дней, которые превышают 28 дней отпуска, полагающегося сотруднику в год. Данное правило применяется к отпуску за каждый год в отдельности. Неотгулянные части отпусков за разные года в размере не более 28 дней не суммируются в целях расчета компенсации.
Стоит отметить, что в соответствии с ч.3 ст. 126 запрещается заменять денежной компенсацией ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а также ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска беременным женщинам и сотрудникам, не достигшим восемнадцати лет, кроме того, это ограничение распространяется на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в части, касающейся работы в соответствующих условиях.
Исключение из данного правила допускается лишь в двух ситуациях: при выплате денежной компенсации за неиспользованный отпуск в случае увольнения работника, а также в иных случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом.
Для предоставления компенсации за неиспользованный отпуск, необходимо придерживаться следующей последовательности действий:
- Для начала необходимо, чтобы сотрудник обратился к работодателю с соответствующим заявлением;
- После того как заявление будет получено, руководство компании должно принять решение: предоставлять компенсацию или нет;
- Если было решено заменить неиспользованный отпуск определенной денежной суммой, то далее организации следует сформировать соответствующий приказ в произвольной форме.
При ведении личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2) важно зафиксировать замену неиспользованных отпускных дней денежной компенсацией. Для этого в разделе «Отпуск» следует указать:
- основание для выплаты (например, часть дополнительного отпуска, подлежащая выплате);
- ссылку на приказ руководителя, оформленный в отношении данного сотрудника.
Далее информацию о произведённой замене необходимо внести в график отпусков — это поможет избежать разночтений и ошибок при планировании в дальнейшем. В графе 10 «Примечание» укажите количество дней, заменённых денежной выплатой, а также реквизиты приказа, на основании которого была произведена компенсация.
В свою очередь, аналогично порядку расчёта оплаты за неиспользованные дни отпуска при увольнении, в рассматриваемой ситуации, когда работник продолжает трудовую деятельность в организации, размер компенсации определяется исходя из среднего дневного заработка специалиста.
