Закрытие месяца в организации это всегда очень ответственный момент: идет закрытие счетов, считается финансовый результат, определяется размер налоговых платежей. На этом этапе проявляются ошибки неправильного ввода первичной информации, а может даже меняется сама квалификация хозяйственной операции. Ответственному лицу иногда приходится по нескольку раз проводить процедуру закрытия после внесения соответствующих корректировок в документы месяца. Поэтому удобство процедуры закрытия в момент, когда как обычно всё должно быть посчитано «ещё вчера», очень актуально. Закрытие месяца в программных продуктах «1С» процедура довольно эргономичная, но при некоторых условиях это её качество пропадает.
Рассмотрим пример организации ведения учета организации с обособленными подразделениями, ведущей раздельный учёт НДС и использующей «1C:Управление холдингом» в режиме распределенной информационной базы (РИБ), где каждое подразделение, выделенное на отдельный баланс, является узлом информационной базы.
Рисунок 1 - Схема работы распределенных информационных баз
При наличии таких начальных условиях процедура закрытия немного усложняется как с технической, так и с организационной точки зрения.
Обычная процедура закрытия месяца по организации включает:
- Регламентные операции (амортизация, зарплата, РБП и т.п.) (1 этап)
- Регламентная операция «Расчет долей списания косвенных расходов» по организации (2 этап)
- Регламентные операции по закрытию затратных счетов (3 этап)
- Определение финансового результата в целом по организации (4 этап)
Для работы в РИБ данная схема претерпевает некоторые изменения, так как сначала необходима проверка и закрытие филиалов, где проверяется корректность введенных данных на местах, а потом уже после выверки окончательное закрытие по организации в целом.
Однако, подобный механизм в типовом решении не реализован, поэтому в конфигурацию нами были внесены небольшие изменения, которые не влияют на функционал базы, но заметно облегчают работу бухгалтера и избавляют его от рутинных действий.
Итак, что же мы сделали для удобства закрытия в филиале:
- Отмечены как выполненные операции первого этапа по всем филиалам, кроме нашего. Так как в РИБ для филиала предлагает только информацию, относящуюся непосредственно к нему, то требование к закрытию других филиалов просто невыполнимо, но бухгалтер должен отметить другие филиалы как проведённые.
Рисунок 2 - Автоизменение статуса смежных филиалов организации при доработке
- Изменена операция «Расчет долей списания косвенных расходов» по организации. Для целей распределения входного НДС могут использоваться различные допустимые законодательством варианты баз распределения, однако, выбранная база должна быть общей для всех филиалов организации, что при наличии узла РИБ, где содержится только относящаяся к филиалу информация, невозможно. Поэтому необходимо добавить регистр с базой распределения, который был бы общим для всех филиалов и редактировался бы из головной организации.
Рисунок 3 - Этап закрытия месяца, который после доработок рассчитывается по правильной базе
- Пропущены операции по определению финансового результата и расчету налога на прибыль в базе филиала. В филиале данное требование также не имеет смысла, так как финансовый результат считается в целом по организации.
Рисунок 4 - Отменены указанные этапы закрытия как ненужные по удалённому подразделению
Вывод
Внесенные, таким образом изменения позволяют значительно повысить производительность закрытия месяца в удаленных подразделениях и уделить больше времени на анализ и оптимизацию учёта.
Таблица 1. Эффективность произведенных изменений при использовании РИБ
| Выполняемые действия при закрытии в РИБ обособленного подразделения | Использование типового функционала | Функционал после доработки | Эффект |
| Контроль проведения документов | Необходимо отключение контроля по другим обособленным подразделениям | Отключение контроля необязательно | Исключена возможность ошибки, имеется экономия времени |
| Расчет долей списания косвенных расходов | Нет возможности в филиале видеть базу распределения | Имеется возможность в филиале видеть базу распределения | Появилась возможность видеть и анализировать результат распределения в филиале |
| Расчет операций по налогу на прибыль | Производится расчет по неправильной базе | Расчет не производится | Экономия времени |
