Ускорение ритма современной жизни, развитие рынков, рост количества новых фирм, который способствует стремительному росту конкуренции, усиливает нестабильность функционирования компаний, заставляет их проводить все более частые изменения, подстраиваться под изменения внешних условий. Поэтому необходимо найти оптимальное решение, которое поможет правильно организовать и продолжать успешно вести свою деятельность.
Повысить конкурентоспособность бизнеса в сложившихся условиях возможно при совершенствовании систем управления предприятием. Именно поэтому многие финансовые службы внедряют новые инструменты и системы, позволяющие оперативно реагировать на все изменения внешних и внутренних факторов.
Все больше российских компаний проявляют интерес к специализированным автоматизированным системам бюджетирования, осознают необходимость оптимизации бюджетного планирования и постоянно находится в состоянии активного поиска подходящего программного решения.
В таком случае стает актуальным ряд вопросов. Какую систему автоматизации деятельности выбрать? Поможет ли ее внедрение повысить эффективность работы компании, оптимизировать бюджетный процесс? Какие проблемы внедрение системы позволит решить? Какие преимущества это даст вашей компании? Ответим этой статьей на данные вопросы.
Суть и задачи системы автоматизации бюджетирования
Бюджетирование — инструмент управленческого учета, с помощью которого можно добиться эффективного использования ресурсов путем разработки детального плана финансовой деятельности предприятия.
Основными задачами системы бюджетирования являются:
- Прогнозирование бизнеса.
- Планирование доходов и расходов в необходимой аналитике.
- Получение фактических данных с результатами работы бизнеса и сравнения их с прогнозом.
- Корректировка бюджетов на основании изменяющихся внешних и внутренних факторов.
- Контроллинговая функция.
Рисунок 1 – Задачи системы бюджетирования
Система позволяет качественно моделировать и прогнозировать развитие бизнеса на основании математических моделей, применяемых в компании в разрезе необходимых аналитик за счет инструментов онлайн-прогнозирования, планирования, контроля и вовремя предоставленных инструментов для принятия управленческих решений. Фиксация исполнения бюджета зависит от качества предоставляемых фактических данных.
Целью автоматизации является:
- Предоставить инструменты для прогнозирования бизнеса.
- Предоставить инструменты для принятия управленческих решений.
- Предоставить инструменты для анализа фактической деятельности в режиме реального времени.
- Упростить работу специалистов и классификацию первичных данных.
- Минимизировать «человеческий фактор».
Проблемы и трудности компаний в бюджетировании
Выделяем основные проблемы, которые невозможно исключить без применения специализированных решений для автоматизации бюджетирования.
- Использование малоэффективных инструментов (Excel и т.д.).
- Компания использует несколько информационных систем, данные которых консолидируются в файлы Excel. Файлы достигают огромных размеров и становятся неудобными для обработки.
- Одновременно работать может только один сотрудник и работа делится на части. Каждая часть выполняется, обычно, разными людьми, что приводит к возникновению «человеческого фактора». Ошибки, сделанные во время сбора информации, могут остаться незамеченными и привести к непоправимым потерям.
- Классификация первичных данных имеет сложные правила.
- Невозможно отразить изменения в УУ после изменений в БУ из-за потери связи с хозяйственными операциями.
- Если ручные корректировки выполняются уже на уровне УУ, то при переформировании отчетности их придется вносить заново.
- В холдинге работа осложняется синхронизацией деятельности финансистов ДЗО (дочернее и зависимое общество).
Одним из самых простых инструментов является Excel. Рассмотрим на его примере недостатки, которыми он обладает в процессе фиксации и анализа бюджета:
Таблица 1 – Недостатки использования Excel для процесса бюджетирования
| Excel | Автоматизированная система бюджетирования |
| Отсутствие инструментов многопользовательской работы | В рамках системы есть многопользовательский режим работы с одними и теми же данными |
| Отсутствует механизм многовариантного прогнозирования | Разработка нескольких альтернативных вариантов бюджета в одной системе |
| Отсутствуют механизмы автоматической консолидации данных | Автоматическая консолидация данных |
| Файлы Excel не предоставляют инструменты, которые разграничивали бы доступ к данным в зависимости от роли и функции пользователя | Возможность разграничения доступа к данным |
| Не ведется история изменений файла. При ручном сохранении версий в отдельные файлы – сложности в из сравнения | Все исправления фиксируются. Доступны инструменты сравнения версий |
| Недостаточная функциональность и сложности прогнозирования | Система функциональна и имеет инструменты для прогнозирования, анализа и контроля бюджета |
Решение трудностей и способы экономии времени на получении фактических данных для бюджетирования
Для решения подобных проблем необходимо использовать комплексный подход. Внедрение специализированного контура бюджетирования поможет оперативно составить бюджет движения денежных средств, бюджет расходов и доходов, прогнозный баланс, а также предоставить всю необходимую информацию для разработки оборотного бюджета для каждого отдельного вида деятельности предприятия в единой базе.
Комплексная система позволяет качественно моделировать и прогнозировать развитие бизнеса на основании математических моделей, применяемых в компании в разрезе необходимых аналитик за счет инструментов онлайн-прогнозирования, планирования, контроля и вовремя предоставленных инструментов для принятия управленческих решений. Фиксация исполнения бюджета зависит от качества предоставляемых фактических данных.
Важно верно разделить аналитики УУ, которые будут неизменны, и именно их вносить в первичные документы. Прочую дополнительную информацию по аналитике следует вычислять динамически.
Для обеспечения возможности корректировки данных управленческого учета необходимо вывести сбор фактических данных в отдельное звено, с сохранением в промежуточном хранилище. Это можно делать сразу для группы операций (за период; по подразделению; по видам операции) или осуществлять трансляцию сразу же после отражения документа в регламентированном учете.
Первый вариант позволяет ускорить время ввода первичной информации, второй - получать данные об исполнении бюджетов максимально оперативно. Оба варианта экономят время на построение итоговой отчетности, сокращая время получения фактических данных.
Преимущества автоматизации бюджетирования
Автоматизация бюджетирования позволит финансовому отделу:
- Планировать и управлять деятельностью компании.
- Сократить сроки формирования бюджетов.
- Контролировать и анализировать исполнение бюджетов в режиме реального времени.
- Минимизировать «человеческий фактор» при составлении финансовых отчетов.
- Работать с едиными данными в многопользовательском режиме.
- Полноценно использовать стратегию от достигнутого (планировать бюджет на основании показателей предыдущих периодов с учетом коррелирующих показателей).
- Получать комплект необходимой отчетности в минимальный период времени.
Лучшие практики внедрения систем бюджетирования на предприятии в РФ
Выгода от реализации системы автоматического исполнения и анализа бюджета зависит от количества хозяйственных операций. Далее рассмотрим конкретный пример внедрения комплексной системы бюджетирования.
Таблица 2 – Выгода от реализации системы автоматического исполнения
| Этапы | До | После |
| Сбор первичной информации из всех дочерних предприятий холдинга. | 2 дня Большие трудозатраты на сбор и объединение информации из разрозненных источников данных.
|
3 часа Достигнуто за счет унификации учетной системы предприятия и интеграции в нее комплексной системы бюджетирования.
|
| Классификация первичных данных по статьям управленческого учета. | 2 дня Объем массива xls-файлов за один месяц достигал 800 мегабайт, количество хозяйственных операций около 1,5 миллиона.
|
2 часа Достигнуто за счет переноса вычислений на выделенный сервер.
|
| Исключение внутригрупповых оборотов. Получение итоговых отчетных форм. | 1 день Используемая методология и объем данных требовали выделения задач исключения ВГО и построения итоговых отчетных форм в отдельные этапы.
|
10 минут Исключение ВГО происходит динамически во время построения отчетных форм.
|
Предприятие недавно пережило реструктуризацию, что усложняло правила отнесения затрат на ФОТ по различным подразделениям и приводило к большому количеству ошибок.
В результате автоматизации были достигнуты поставленные цели:
- Реализация сложных правил разнесения затрат на ФОТ в условиях динамически меняющейся структуры компании (ЦФО создается на проект).
- Сокращение времени от закрытия периода до получения отчетных форм до 1 дня.
- Возможность вносить ручные корректировки на уровне УУ.
Таким образом, внедрение комплексной системы автоматизации бюджетирования, планирования и казначейства, совместно с основной учетной системой компании, позволит создавать финансовый план компании на выбранный период, сопоставлять его с фактическими показателями и получать своевременную достоверную информацию о причинах отклонений от плана.
Планируете автоматизировать бюджетирование?
Обсудите выбор конфигурации 1С и внедрение с нашими специалистами!
Материалы по теме:
EFSOL