Как показывает практика, многим производственным и торговым компаниям свойственна неточность и отсутствие оперативности в учете товаров и материалов на складе, а инвентаризация порой останавливает рабочий процесс и занимает слишком много времени.
Проблемы склада, которые указывают на то, что настало время повышать точность учета:
- пересортица товаров;
- нерегулярная инвентаризация, которая тормозит производство или/и торговлю;
- отсутствие контроля корректности размещения поступивших товаров на складе, все размещается на свободные места или на усмотрение кладовщиков;
- поиск товара на складе и последующая сборка заказа занимают много времени.
Все описанные проблемы могут привести к беспорядку как на самом складе, так и в складских процессах, возможной порче хранимой продукции и комплектующих, недовольству клиентов из-за длительной обработки заказов, материальным затратам в случае потери товаров и трудности поиска ответственного за нарушения.
В частности в условиях кризиса, когда особенно важно минимизировать потери и оптимизировать бизнес-процессы, такие риски необходимо исключать. Поэтому руководству особенно важно формализовать проблемы и выделить задачи и дальнейшие шаги по их решению.
А перед вашим складом стоят такие задачи?
Если для вашей компании свойственны приведенные выше проблемы, тогда пора задуматься о решении следующих задач бизнеса:
- Сокращение времени на поиск и идентификацию товара на складе;
- Исключение пересортицы товаров на складе;
- Минимизация времени проведения инвентаризации на складе;
- Снижение человеческого фактора при выполнении складских операций (прием и отгрузка товаров, комплектация заказов и прочее).
Инструмент, который обеспечит точность учета на складе
Существует большой выбор специализированного оборудования для автоматизации работы склада и обеспечения точности учета – терминалов сбора данных (далее ТСД).
ТСД - это портативные устройства, снабженные сканером штрих-кода для считывания кодов товаров для их идентификации и учета (рис.1).
При интеграции работы ТСД и учетной системы 1С можно закрыть многие проблемные участки склада.
Рисунок 1 - ТСД в работе склада
Стандартные операции, которые позволяет выполнять ТСД:
- При приеме товара. Когда машина привозит товар непосредственно на склад, кладовщик загружает документ задание на прием на ТСД (при этом он не идет к компьютеру, а менеджер может сбросить задание на прием ему прямо на ТСД) и считывает с поступающего товара штрих коды. При этом весь товар должен быть штрих кодирован. Если у поступающего товара нет штрих кодов, то можно их распечатать, используя мобильный принтер этикеток, отправив команду печати напрямую с ТСД. Если заявленный товар не соответствует фактическому, то данные о расхождении кладовщик увидит сразу же на ТСД. После выгрузки данных в 1С можно отразить фактический приход товара, если использовать ордерную схему.
- При проведении инвентаризации.Процесс проведения инвентаризации может быть выполнен двумя различными способами. Первый - кладовщик считывает штрих коды и на ТСД сразу же отображается фактический остаток и расхождение. Таким образом, кладовщик сразу же может поискать недостающий товар, либо оценить причины нехватки или избытка ТМЦ. Второй - кладовщик сам заводит документ на инвентаризацию на ТСД и считывает позиции. После синхронизации данных фактическая информация о количестве может быть загружена в документ инвентаризации на выбор для сравнения. На основании полученной инвентаризационной ведомости уже в 1С менеджер может автоматически сформировать документы Оприходования и Списания товаров на основании расхождений.
- При отгрузке товара.При подборе товара кладовщик так же выгружает на ТСД Заказы на сборку и считывает штрих коды с подбираемого товара. Если товар, штрих код с которого считан, не соответствует заказу или расходится по количеству, заказ на ТСД не может быть проведен, а на ТСД выдает ошибку.
- При перемещении товаров в рамках одного склада.
Почему для многих компаний приобретение ТСД превращается в денежные потери, а не в выгодные вложения?
Многие собственники, принимая решение о приобретении ТСД или поручая эту задачу своим подчиненным, не учитывают либо не контролируют учет многих факторов, которые влияют на эффективность использования оборудования.
Исходя из нашего опыта внедрения ТСД на предприятиях разных сфер деятельности, типичные ошибки пользователей можно разделить на такие группы:
- Отсутствует четко выстроенный алгоритм использования штрихкодирования и хранения товаров на складе.
Использование методики штрихкодирования на складе возможно при двух способах учета товаров на складе:
- Адресное хранение. При таком способе система учета хранит данные о том, сколько и какого товара хранится в каждой конкретной ячейке. При этом сотрудник должен четко выполнять рекомендации системы, в какую ячейку товар класть и из какой брать. Все операции по размещению и отбору товара выполняются с помощью ТСД, которым считывается штрих код товара и штрих код ячейки.
- Информационный учет. В систему заносится информация где ориентировочно должен храниться товар, но нет данных какой товар и в каком количестве лежит в конкретной ячейке в данный момент времени. Сотрудники могут размещать и отбирать товар в одной из рекомендованных системой ячеек, самостоятельно анализируя наличие свободного места. Не нужно отражать в системе с помощью ТСД, в какую именно ячейку товар был положен или из какой отобран. Система контролирует корректность отобранного и размещенного товара, а также его количество.
- Отсутствует формализация задач, которые должен решать ТСД и понимание необходимых требований к функционалу.
- Не учитываются условия, в которых ТСД будет использоваться.
Таким образом, приобретенное оборудование либо не полностью решает все задачи, либо наоборот, функции в избытке, что создает впечатление пустой траты денег и дороговизны используемого ПО.
Рекомендации, которые сделают процесс внедрения и использования ТСД результативным
- Выбор модели ТСД
Учитывая, что выбор ТСД широкий, рекомендуем обратить внимание на такие характеристики при выборе своей модели:
- Cпособ сбора данных: возможность сканирования штрих-кодов (как линейных, так и двухмерных) и радио-меток (RFID). Все будет зависеть от выбранной вами технологии маркировки товара.
- Характеристики экрана. Какую информацию и в каком объеме вы хотите видеть на экране ТСД.
- Объем памяти - сколько информации о товарных единицах может хранить терминал перед передачей в систему. Выбор будет зависеть от оборота товаров.
- Уровень батареи - сколько времени автономной работы сможет выдержать терминал. Сколько смен кладовщиков есть на предприятии, сколько ТСД вы планируете закупить, и не забудьте, что ТСД также будет использоваться ежедневно при приемке, отгрузке товаров и сборе заказов.
- Способ связи с учетной системой (док-станция, bluetooth или wi-fi).
- Ударопрочность, термостойкость и другие характеристики терминала, которые указывают на его восприятие к внешним факторам, что позволит вам определить как долго прослужит устройство. Ваш склад теплый или холодный, пыльный или стерильный, находится на открытом воздухе или в помещении, где плохая вентиляция - в каких условиях будет использоваться ТСД?
- Цена и гарантия поставщика. Покупка терминала – это значительные вложения, где соотношение цена-качество прямо пропорционально, поэтому обращайте внимание на гарантию, которую дает поставщик, а также дополнительные условия установки, подключения и проверки работоспособности.
- Процесс внедрения ТСД
Важен комплексный подход к началу использования ТСД, в частности, грамотная интеграция с учетной системой. Сам процесс внедрения рекомендуем разбить на этапы, представленные в табл.1. Такой подход позволит оценивать промежуточные итоги и корректировать свои действия.
Таблица 1 – Рекомендованный процесс внедрения ТСД
Этап внедрения Результат успешной реализации Установка и настройка драйвера Установка программного обеспечения на ТСД. Драйвер подключен и настроен на работу с удаленным подключением Подключение ТСД к системе 1С и wi-fi сети, если в этом есть необходимость ТСД подключен к системе 1С. Подключены обработки для обмена информацией с ТСД.
Настроены операции складского учета на ТСД:
- при сборе штрих-кодов происходит сканирование и распознавание товаров, вводится их количество;
- при отгрузке товара выполняется проверка и пересчет отгружаемого со склада товара;
- происходит просмотр реальных остатков товара из 1С, просмотр реальных цен из 1С, печать актуальных ценников для товара;
- при переоценке появляется возможность назначать новые цены, либо опознавать существующие;
- при приемке товаров и прихода на склад выполняется их проверка и пересчет;
- при инвентаризации сверяются данные по инвентаризационной ведомости в базе 1С с реальным наличием товара на складе.
Произведен тестовый обмен документами 1С и ТСД.
Подключение принтера печати этикеток для штрихкодирования товаров к системе 1С Принтеры подключены. Разработан шаблон печати этикетки (если он отличается от типового). Заказчик определяет вид этикетки В таблице для наглядности приведено описание интеграции ТСД с 1С. Если в компании используется другая учетная система, то для эффективной работы она должна обеспечивать: приемку ТМЦ на склад, размещение ТМЦ по ячейкам хранения, отгрузку ТМЦ контрагентам, отпуск ТМЦ в подразделения по требованию, инвентаризацию ТМЦ на соответствующих складских помещениях, перемещение ТМЦ между различными складскими помещениями.
- Выбор модели ТСД
Очень часто кладовщики и другие сотрудники, которые будут сталкиваться с ТСД ежедневно в своей работе, могут целенаправленно или непреднамеренно саботировать процесс внедрения. Поэтому очень важно предусмотреть подготовку инструкций, обучение пользователей, а также разъяснительные работы и переработка системы мотивации и демотивации (если такое используется в компании).
Эффект и выгоды для компании от внедрения ТСД
Последовательное внедрение ТСД, а также следование рекомендациям, приведенным в статье, позволит получить следующие выгоды для бизнеса:
- возможность отслеживать эффективность работы кладовщиков и других сотрудников склада, повышать производительность;
- эффективное управление загрузкой сотрудников за счет интеграции с учетной системой – появится возможность «перебрасывать» людей с заказа на заказ, отслеживать скорость и качество выполнения задач и прочее;
- сокращение воровства, потерь и ошибок из-за человеческого фактора;
- повышение скорости работы складских процессов (прием, размещение и отгрузка товаров, инвентаризация);
- повышение качества обслуживания клиентов в первую очередь за счет повышения скорости сбора заказов.
Самое главное преимущество для собственника бизнеса – это повышение управляемости склада.
