Неотъемлемой задачей в работе курьерской компании является организация складского учета, поскольку количество заказов на доставку может достигать до тысячи штук в день. В любой момент времени важно понимать местонахождение заказа и иметь возможность посмотреть его движения между курьерами и складами. В каждой курьерской службе есть своя специфика учета. Рассмотрим, как происходит организация и автоматизация складского учета на примере программного обеспечения Delans. Доставка для курьерских компаний.
Традиционно схема работы по доставке заказов включает несколько этапов:
Рассмотрим три наиболее важных процесса в организации склада: получение заказов от курьеров и клиентов в процессе доставки, выдача и их возврат, проведение складской инвентаризации, анализ и отчетность по доставке и складу предприятия.
1. Приемка заказов от клиента и курьера
Для того чтобы зафиксировать факт поступления заказов на склад курьерской компании, заводится документ «Приемка». Кладовщик путем сканирования накладных сверяет наличие поступивших грузов по реестрам. Если в результате проверки наблюдается недостача или излишек в количестве, а также поврежденность заказа то, это фиксируется в документе «Акт расхождений».
Приемка заказов от курьера оформляется на основании «Отчета о доставке» и автоматически заполняется собранными заказами и недоставленными получателям заказами. В документе есть возможность ручной корректировки полей веса и габаритов. При сканировании заказа автоматически запускается печать накладной, если такая функция была установлена в карточке заказчика.
В процессе приемки есть возможность разложить заказы по зонам склада, в том числе автоматически: заказы с признаком «Проблема» программа предложит разместить в соответствующую зону, заказы с датой доставки сегодня/завтра в зону «К выдаче», остальные – в зону «Кладовка».
Курьерская компания может иметь несколько собственных филиалов или партнерских складов, и тогда возникает необходимость переместить заказы на такой склад. В программе это позволяет отобразить документ «Перемещение». По факту прихода заказов на склад филиала или партнера создается документ «Приемка».
2. Выдача заказов на доставку и возврат клиенту
Начиная свою работу курьер путем сканирования накладных принимает к исполнению свои заказы на доставку. Заказ остается на текущем складе, но получает дополнительную аналитику по ответственному курьеру. Эта информация отражается в отчете «Заказы на складе».
Доставленные заказы списывается с курьера, непринятые или частично принятые в процессе доставки заказы, оформляются на склад и подлежат возврату заказчику. По факту возврата они также списываются со склада.
3. Инвентаризация и оперативная отчетность по складу
Инвентаризацию склада можно проводить ежедневно или по необходимости, по всему или по его отдельным зонам, например: зоны ближайшей доставки, зоны проблемных заказов и т. д. в зависимости от потребностей курьерской службы.
В программе табличная часть документа «Инвентаризация» автоматически заполняется остатками заказов на складе и ячейке, указанными в документе, на дату документа. Инвентаризация проводится кладовщиком путем сканирования накладных для сверки их фактического наличия с данными системы. При физическом наличии заказа по нему проставляется признак «Проверен». При выявлении недостач или излишков система зафиксирует это в документе «Акт инвентаризации». При проведении документа «Инвентаризация» заказы с ближайшими датами доставки, для которых указана ячейка «К выдаче», переместятся в нее, при этом недостачи переместятся в ячейку «Проблема» до выяснения. Многие компании проводят данную операцию вручную с помощью таблиц Excel, что естественно, увеличивает объем работы в несколько раз, в то время как современные системы учета помогают избежать ошибок и ускоряют рабочий процесс.
Для контроля работы склада в программе предусмотрены два отчета «Заказы на складе» и «Движения заказов по складам». Первый отображает актуальные остатки заказов на складе с разбиением по зонам (например: Проблема, К выдаче, Кладовка) и по ответственным курьерам, принявшим заказы к исполнению.
Отчет «Движения заказов по складам» показывает документы, с помощью которых происходило перемещение заказа: Приемка, Перемещение по складам в том числе партнерским, Перемещение на курьера, Отчет о доставке, Возврат заказов.
С расширением сферы деятельности курьерской компании становится трудоёмко отслеживать движения заказа, анализировать местонахождение и его состояние (поврежденный, подготовлен к доставке, перемещен на склад партнера) в процессе обработки, вести складской учет и проводить инвентаризацию. Поскольку организация складского учета в курьерской службе сегодня – неотъемлемая часть ежедневных операций, то основным приоритетом для многих владельцев бизнеса становится гарантия быстроты выполнения работы, соблюдение сроков по доставке, а также отслеживание ТМЦ заказчика и клиента. Современные учетные системы решают все эти задачи и помогают упростить как ведение склада, так и всей курьерской службы.
Закажите бесплатную демонстрацию!
