«Почему у вас такая стоимость бухгалтерских услуг?» — пожалуй, этот вопрос нам чаще всего задают наши клиенты и будущие партнёры. Пройдёмся по стандарту. На стоимость услуг влияет:
- форма регистрации компании
- количество сотрудников
- система налогообложения
- осуществляются ли компанией ВЭД-операции
- количество входящих и исходящих операций в месяц
И есть ещё кое-что неуловимое на первый взгляд, но очень ощутимое в работе. Например, у наших клиентов голова не болит за приобретение бухгалтерских программ и их обновление. Они могут сканировать документы и передавать их бухгалтеру хоть со склада контрагента. Или… Давайте поговорим подробнее, за что такое неординарное, нужное и полезное платят клиенты EFSOL. Кроме, непосредственно, услуг.
Собственный сервис для клиентов
на базе 1С
Зная, каким сложным может быть процесс смены бухгалтера, на старте сотрудничества мы помогаем с переносом уже существующих баз клиента, предоставляем бесплатную базу 1С и следим за её обновлением в дальнейшем. Нашим клиентам больше не приходится переживать о новых формах отчётов или первичной документации.
Кроме того, мы предоставляем возможность арендовать дополнительные базы. В их числе специальные отраслевые конфигурации, например, для строительства. Если случится что-то непредвиденное — вам поможет наша круглосуточная техническая поддержка. Также вы всегда можете получить консультацию специалистов 1С.
Мобильное приложение
Мы заботимся об удобстве наших клиентов, а потому разработали собственное мобильное приложение, напрямую связанное с бухгалтерской базой. Оно позволяет:
- отправлять документы в обработку для отражения в информационной системе
- вести переписку в чате с бухгалтером
- оперативно выставлять счета на оплату
- быстро получать отчеты об остатках денежных средств на счетах или взаиморасчётах
Автоматическое распознавание и атрибутирование документов
Мы убеждены, что бухгалтер, с головой погруженный в рутину однотипных операций, не может эффективно проанализировать деятельность компании. Ведь если тратить время на ручное внесение первичной документации в базу, то его не останется на оптимизацию налогов. А за поисками нужных налоговой документов в архиве и вовсе можно упустить новинки законодательства.
Более чем за 10 лет работы в аутсорсинге мы не только изучили сложности, с которыми сталкиваются бухгалтеры в работе, но и разработали для них собственные решения. Мы минимизировали ручной ввод информации нашими специалистами, увеличив скорость обработки документов до 10 раз. Для этого используется программа автоматического распознавания первичной документации. Для работы с программой сотруднику достаточно отправить в обработку скан-копию или даже фотографию документа, и уже через несколько секунд данные будут распознаны и подготовлены для загрузки в систему.
Загрузка документов на практике
Внесение накладной с тысячей наименований отнимает не часы, а считанные минуты. Наверное, это звучит как фантастика для некоторых, а для бухгалтеров EFSOL — всего лишь один из инструментов.
Тардис — инструмент, разработанный специально для наших бухгалтеров
Наши специалисты используют в работе такие инструменты:
АРМ бухгалтера — автоматическое рабочее место бухгалтера.
У каждого бухгалтера есть автоматическое рабочее место, где числятся его клиенты, отображаются сроки и результаты сдачи отчётов. Бухгалтеру не нужно следить за каждой компанией отдельно, чтобы не пропустить требующие ответа письма из налоговой или важную отчетную дату.
Электронный архив документов.
Все полученные от клиентов документы обрабатываются и размещаются в электронном архиве. Совместно с нашими ИТ-специалистами, мы разработали удобную систему каталогизации файлов по видам документов и в хронологическом порядке. Так мы можем быть уверены, что документы не потеряются, а в случае запроса со стороны налогового органа можно оперативно подготовить ответ без необходимости подключения заказчика и его сотрудников.
Кроме того, в учётной системе реализована привязка каждого документа к его скану в электронном архиве, а значит сотрудник может быстро открыть нужный скан прямо из 1С и не тратить время на поиск.
Автоматизированный журнал хозяйственных операций.
Ещё одна наша разработка, позволяющая проверять корректность отражения операции в момент её внесения в информационную систему. Она исключает ситуации, когда бухгалтер может ошибочно выбрать неправильный счёт учёта, и таким образом снижает влияние человеческого фактора.
Инструменты бухгалтера.
Набор обработок, автоматизирующих работу бухгалтеров и сокращающих рутинные операции. Помогают, к примеру, проверить наличие минусов по складу за несколько минут, даже если номенклатура клиента исчисляется тысячами позиций, или сохранить все отчеты за квартал нажатием одной кнопки.
Так наши бухгалтеры сохраняют отчеты
Tardis — собственная разработка специалистов EFSOL, которую мы создали для наших бухгалтеров. Но сервис настолько хорош, что теперь его покупают и другие уполномоченные бухгалтерии.
Думаете, вам от этого ни холодно ни жарко?
Бизнесмены часто опасаются аутсорсинговых компаний из-за предубеждения, что бухгалтер будет перегружен другими клиентами и не сможет уделить должного внимания конкретной фирме. Чтобы наши клиенты никогда не столкнулись с такой ситуацией, мы собираем статистику о качестве работы наших бухгалтеров и их загруженности. Это помогает нам не перегружать наших специалистов и оставлять им время на качественные консультации и обучение. Кроме того, мы автоматизируем — а вы экономите благодаря этой автоматизации.
К тому же, наши бухгалтеры привыкли работать в условиях постоянной автоматизации, и не боятся изменений. От них не услышишь чего-то вроде: «Давайте не переходить на новые конфигурации, а то я не умею в них работать».
Да кого этим удивишь? Все аутсорсеры это предоставляют!
Недавно к нам обратился клиент по вопросу загрузки документов. Компания работает 5 лет, сборное производство, планирует развивать бизнес. Последний год пользовались сервисом по бухгалтерскому обслуживанию. В один момент (когда было принято решение о расширении компании) клиент осознал: вести производство в сервисе очень сложно и непонятно, выгрузить данные с сервиса и загрузить в 1С нет возможности, нельзя даже распечатать оборотно-сальдовую ведомость. Невозможно посмотреть предварительно декларацию по УСН — только перед отправкой, и то если сделать скриншот экрана.
Несмотря на то, что мы предоставили клиенту программу по загрузке документов, он потратил около 2-х недель, чтобы вручную вытянуть все документы с сервиса и загрузить всю первичку в базу 1С за весь период деятельности компании. А это 4 года! К тому же, этот клиент не бухгалтер, и правильно разнести по счетам все документы не смог. Требуется восстановление учета, а это дополнительные затраты. Еще один немаловажный момент: были выставлены счета с НДС, но компания работает на УСН «доходы минус расходы». Декларация по НДС не подана, компанию ожидают штрафы и пени.
Выводы
Отличие между бухгалтерией, которая ведёт учёт и предоставляет всё необходимое для этого, и той, которая ограничивается обеспечением учётной системы, — колоссальное. Если вас устраивает ваш маленький бизнес, и вы не планируете рост компании — можете использовать разные сервисы по бухгалтерскому обслуживанию, даже такие, в которых нужно вести учёт самостоятельно. Только будьте готовы глубоко погружаться в бухгалтерию, выуживать все новинки, и следить, чтобы ваши действия соответствовали меняющемуся законодательству.
Если у вас бизнес работает на перспективу… Решайте сами, что для вас лучше.
Автор: Екатерина Клименко
Продакт-менеджер EFSOL
