Любая торговая организация в своей деятельности сталкивается с огромным количеством рутинных операций. Так происходит, когда многие операции выполняются вручную сотрудниками предприятия. Все это естественно может привести к возникновению ошибок из-за влияния «человеческого фактора».
Зачастую, чтобы сократить количество рутины, руководство нанимает дополнительный персонал – менеджеров, которые становятся ответственными за узкий круг ежедневно повторяющихся задач.
Как следствие, расширение штата сотрудников ведет к увеличению административного персонала, фонда оплаты труда и усложнению управленческой структуры.
Рисунок 1 - График зависимости управляемости компании от количества сотрудников
Рутинные операции можно разделить на 2 группы:
- Работа с Заказчиком.
- Взаимодействие с внутренними подразделениями.
Группа 1: «Работа с Заказчиком»
- Длительное формирование заказа покупателю (большой перечень номенклатуры);
- Трудоемкая работа с прайсом (частое изменение цен, большой перечень поставщиков и номенклатуры);
- Работа с поставщиками и складом в части получения остатков и резервирования товара;
- Планирование цепочек поставок: «Поставщик - Покупатель».
В рамках этой группы можно выделить следующие проблемы:
Решить данные задачи можно за счет организации рабочего места менеджера в учетной системе, а также интеграции этой системы с сайтом (в том случае, если предприятие занимается продажей через внешние ресурсы в интернете). В результате существенно снижается нагрузка на менеджеров путем формирования Заказов покупателя на основании данных с сайта. Также можно автоматизировать загрузку прайс-листов от поставщиков непосредственно в учетную систему и при необходимости выгрузку во внешний ресурс (например, на сайт). Это упростит и ускорит работу менеджера, защитит от потери или несоответствие информации.
Планы Отгрузки и Закупки товаров можно строить на основании заранее форматизированного бизнес – процесса «Поставщик – Покупатель», который будет четко определять действия в процессе реализации товаров и услуг.
Группа 2: «Взаимодействие с внутренними подразделениями»
- Отсутствие контроля исполнительской дисциплины (сводится к потере задач между подразделениями и длительному согласованию);
- Отсутствие процессов взаимодействия между подразделениями.
В рамках этой группы можно выделить следующие проблемы:
Для решения данных задач необходимо регламентировать деятельность подразделений, описать бизнес – процесс взаимодействия с разбивкой на этапы. И постараться автоматизировать его. Разбивка бизнес – процесса на этапы даст точки контроля деятельности. Что можно свести к графическому представлению показателей.
Когда управленческие решения будут приниматься на основании план-факта, аналитики и результатов деятельности за предыдущий период, торговая компания будет работать эффективно.
