Как автоматизировать документооборот в различных сетевых учреждениях общепита (кафе, рестораны, бары)? Как повысить эффективность работы с первичной документацией? Как оптимизировать складской и бухгалтерский учет? Зачем нужна автоматизация бухгалтерии и других служб ресторанов, кафе, баров, какие выгоды она несет? Какую помощь здесь могут оказать современные информационные системы, технологии? На эти и другие вопросы мы ответим в данной аналитической статье.
Основные проблемы учета и документооборота в ресторанном бизнесе
При организации работы сетевых ресторанов или кафе необходимо учитывать тот фактор, что бухгалтерия у таких компаний, как правило, централизованная, находится она в офисе, территориально удаленном от точек реализации. В связи с этим фактором выделим несколько узких мест, с которыми можно столкнуться:
- Высокие трудозатраты на ручной ввод большого количества документов.
- Проблемы при учете ТМЦ (товарно-материальных ценностей) из-за дублирования элементов справочников. Пересортица.
- Медленная доставка входящих первичных документов на ТМЦ (продукты, хозяйственные принадлежности и пр.) из точки поступления (ресторана, кафе, бара) в централизованную бухгалтерию.
Этот список можно продолжить, но в данной статье мы предложим решения именно для этих 3-х проблемных вопросов, чтобы помочь сделать ваш бизнес более эффективным, прозрачным, управляемым.
В части ввода первичных документов в учетную систему предприятия существует два основных процесса, которые используют сетевые компании общепита. Давайте их рассмотрим.
- Входящие первичные документы от поставщиков поступают в сетевые рестораны, кафе, бары вместе с товаром.
- Сотрудник склада принимает товар, сверяет данные в документе с фактическим поступлением, расписывается за прием в накладной.
- После этого вводит данные в учетную корпоративную систему, проводя их для задач оперативного учета.
- Далее документы через курьерскую службу передаются в бухгалтерию.
- В бухгалтерии сверяют данные, введенные в учетную систему, с данными в накладной, при необходимости корректируют их, формируют бухгалтерские и налоговые проводки.
Рисунок 1 — Децентрализованный ввод документов.
Процесс 2. Ввод документов в учетную систему осуществляется централизованно
В отличии от первого процесса, после принятия товара сотрудник склада отправляет документы сразу в бухгалтерию. В бухгалтерии вводят данные в учетную информационную систему и сразу проводят по оперативному, бухгалтерскому, налоговому учету.
Рисунок 2 — Централизованный ввод документов.
Разница между двумя описанными процессами состоит в том, кто и где будет вводить документы в учетную систему. В первом варианте это будет делать сотрудник склада, во втором – сотрудник бухгалтерии. И в том, и в другом процессе есть свои плюсы и минусы. Давайте рассмотрим узкие места.
| Проблематика | Описание процессов и проблематики | |
| Децентрализованный ввод документов | Централизованный ввод документов | |
| Медленная доставка документов до точки ввода | Оперативная доставка документов до бухгалтерии здесь играет не ключевую роль, т.к. для работы бизнеса в целом необходимо, чтобы в учетной системе быстро появлялись именно данные для дальнейшего списания продуктов в готовые блюда, а не бухгалтерские проводки. | В данном случае оперативная доставка документов до бухгалтерии имеет ключевое значение. Как говорилось ранее, данные в учетную систему должны попадать практически в режиме on-line. |
| Некорректный учет ТМЦ, дублирование данных | Дублирование номенклатуры в справочнике – это действительно узкое место в данном процессе, т.к. в каждом ресторане могут быть разные поставщики одной и той же продукции, и наименование номенклатуры у них также может отличаться. Сотрудник одного из ресторанов, решив, что в справочнике нет необходимой ему номенклатуры, может создать новую, которая в действительности будет дублировать уже существующую. Вследствие чего, при списании продуктов в готовые блюда, будет списана не та номенклатура, сформируется некорректная себестоимость и возникнет пересортица товаров. | Дублирование номенклатуры для данного процесса зачастую не является актуальной проблемой, т.к. пользователи, осуществляющие ввод данных в учетную систему обучены и являются специалистами в области работы с приложением. Также они территориально находятся в одном месте, и всегда есть возможность уточнить у коллег спорные вопросы по выбору номенклатуры. |
| Большие трудозатраты на ввод документов | Большие трудозатраты на ввод документов сегодня наблюдаются практически во всех сферах деятельности предприятий общественного питания, в особенности у компаний с большим товарооборотом. Если в накладной 1 позиция, то ввести с нее данные в учетную информационную систему не займет много времени, а вот если позиций 30, 50 и больше?! А если накладных несколько десятков в день?! Очевидно, что времени в таком случае понадобится больше. И риск возникновения ошибок, потерь данных также возрастает в разы. | |
Таблица 1 — Плюсы и минусы централизованного и децентрализованного ввода документов (до автоматизации)
Решить озвученные проблемы можно тремя путями: за счет организационных решений, автоматизации процессов или с помощью сочетания этих путей.
Организационные решения проблем учета и документооборота
| Проблематика | Описание процесса и организационного решения | |
| Децентрализованный ввод документов | Централизованный ввод документов | |
| Медленная доставка документов до точки ввода | Проблема отсутствует для данного процесса. | Можно организовать доставку документов курьером от ресторана, кафе, бара до точки ввода. Но в таком случае трудно представить, как он будет возить документы в бухгалтерию несколько раз в день, да и еще с десятков точек. Такое организационное решение применимо только для компаний с небольшим количеством точек. Также надо понимать, что в этом случае существенно увеличиваются расходы на доставку документов. |
| Некорректный учет ТМЦ (товарно-материальных ценностей) в заведениях общепита | Можно утвердить процедуру создания новой номенклатуры посредством подачи заявки. Назначить ответственного сотрудника за создание новой номенклатуры, знающего все особенности ведения номенклатурного справочника. Такой вариант в целом решает проблему задвоения номенклатуры, но теряется оперативность заведения документов. А это, как мы отмечали выше, является критичным условием. | Проблема отсутствует для данного процесса. |
| Большие трудозатраты на ввод документов | Можно назначить опытных операторов, занимающихся только вводом документов, но это будет несущественное сокращение трудозатрат, т.к. бухгалтерам все равно будет необходимо проверять введенные в учетную систему данные. Если вводом документов будут заниматься бухгалтера, то вряд ли мы получим экономический эффект, т.к. з/п бухгалтера выше з/п сотрудников склада. И скорее всего, придется брать в штат дополнительных бухгалтеров. Также остается открытым вопрос сезонности бизнеса (если этот параметр для вас актуален) | |
Таблица 2 — Организационные решения
Автоматизация процессов
Мы видим, что посредством исключительно организационных решений закрыть все узкие места одновременно не получается. Тут на помощь приходят информационные технологии, и в частности системы потокового ввода документов (СПВД). В данных системах используются самые передовые технологии распознавания и извлечения данных, а также интеграционные механизмы с учетными системами. Давайте рассмотрим, как будет выглядеть процесс обработки входящих документов после внедрения системы потокового ввода документов.
Централизованный оперативный ввод документов в учетную систему с помощью СПВД (после автоматизации)
- Входящие первичные документы от поставщиков поступают в ресторан, кафе, бар, вместе с товаром.
- Сотрудник склада принимает товар, сверяет данные в документе с фактическим поступлением, расписывается за прием в накладной.
- Далее сотрудник сканирует документы, используя потоковый сканер или МФУ (многофункциональное устройство). От данного сотрудника требуется только положить документ (или весь пакет документов) в сканер и нажать кнопку «сканировать». Сканер настроен заранее: скан-образы документов с нужным качеством попадают в нужную директорию («горячую папку») центрального офиса. Бумажные документы передаются курьером в бухгалтерию. Оперативность теперь не важна, достаточно передавать документ один раз в неделю или месяц.
- Сотрудник бухгалтерской службы видит в интерфейсе СПВД вновь поступившие документы из филиалов. Документы уже распознаны автоматически, данные извлечены и разобраны по реквизитам.
- Бухгалтер нажатием нескольких кнопок осуществляет ввод документов в учетную систему. При этом в системе создаются нужные документы поступления, в справочниках выбираются необходимые элементы или создаются новые: номенклатура, контрагенты, организация, склады, торговая точка и т.д. Для этого используется «интеллектуальная» функция нечеткого поиска и словарь соответствий.
- Скан-образ первичного документа автоматически помещается в защищенный электронный архив и связывается с проводками учетной системы.
Реальные сроки обработки документа (от принятия товара до проведения его в учетной системе) занимают всего несколько минут.
На схеме это выглядит так:
Рисунок 3 — Ввод документов с помощью СПВД.
Если говорить о конкретных технологиях и продуктах, то данное решение представляет собой единую систему, которая строится на продукте ABBYY FlexiCapture и интеграционном модуле «EFSOL: Загрузка документов КОРП. Это единственное на российском ИТ-рынке серийное решение по потоковому вводу бумажных документов в «1С:Предприятие».
В заключении еще раз отмечу, что использование систем потокового ввода документов в совокупности с правильной организацией процесса устраняет все узкие места в области ввода документов, обозначенные в данной статье:
- Проблема медленной доставки документов до точки ввода становится решенной, т.к. все документы сканируются на местах, а сотрудники бухгалтерии в режиме on-line получают уведомления о поступлении новых документов. Открыв скан-образ документа, они могут получить всю необходимую информацию, в т.ч. с пометками кладовщика, например, о расхождениях в количестве.
- Проблема задвоения номенклатуры, пересортицы, отражения некорректной себестоимости блюд решается организацией единой точки ввода документов и регламентацией процесса создания новой номенклатуры.
- Трудозатраты на ввод документов в учетную систему сокращаются от 3 до 10 раз. Сокращение трудозатрат, минимизация ошибок, устранение потери данных – все это достигается за счет автоматизации процесса ввода документов. Ручной ввод больше не нужен. С помощью СПВД данные распознаются и в автоматическом режиме загружаются в учетную систему предприятия.
