Автоматизация системы KPI для расчета мотивации сотрудников

Существует множество способов мотивации сотрудников компании. Мотивировать можно как материальным способом (премии за выполнение или перевыполнении плана, внедрение передовых методов и разработок, страховки, представительские расходы, подарки), так и нематериальным (благодарности, повышение статуса, передача полномочий, продвижение по карьерной лестнице).

В данном кейсе мы рассмотрим именно материальную составляющую данного вопроса. В частности, проведем анализ внедрения и автоматизации системы KPI (ключевые показатели эффективности) для расчета премий за выполнение показателей.

Что же такое система KPI и что может нам дать внедрение ее на предприятии? KPI – это система показателей, с помощью которых работодатели оценивают своих сотрудников. Показатели работы каждого отдельного сотрудника привязываются к общим KPI всей компании, таким как прибыль, эффективность, рентабельность. Целью внедрения данной системы является разработка механизма взаимодействия сотрудников таким образом, чтобы действия работников из разных служб не были противоречивыми и не тормозили работу специалистов смежных департаментов.

Преимущества и показатели системы KPI

Основываясь на опыте внедрения KPI в крупных компаниях, можно привести наиболее используемые показатели эффективности, влияющие на материальное состояние сотрудников:

• показатель чистых продажах, складывающийся из разницы валовой продажи за минусом необходимых удержаний;
• отсутствие профессиональных ошибок;
• объем продаж;
• уровень обслуживания клиентов;
• процент перевыполнения плановых нормативов;
• трудовая дисциплина.

Можно выделить следующие основные преимущества от использования системы KPI:

• рост производительности труда и увеличения эффективности предприятия на 20-30%;
• снижение текучести кадров как следствие удовлетворения оплаты труда;
• повышение управленческой квалификации руководителей;
• формирование и развитие управленческой команды;
• развитие корпоративной культуры, ориентированной на реализацию ценностей компании.

Целесообразность внедрения системы KPI

Перед внедрением системы KPI необходимо задать себе вопрос: как сделать так, чтобы система показателей эффективности стала не очередным «модным нововведением»‎, о котором через определенное время все забудут, а действительно принесла свои плоды и окупила затраты на свое внедрение?

Наш опыт внедрения может подсказать основные направления для решения данного вопроса:

• Разработка простых, четко сформулированных целей компании, без витиеватых формулировок, понятные любому рядовому сотруднику.
• Отсутствие незапланированных расходов на спонтанно возникающие «проекты развития»‎, бюджетирование которых идет за счет других подразделений.
• Выявление основных участков деятельности (результаты работ, которые непосредственно влияют на финансово-экономические показатели) и второстепенных (результаты которых не менее важны, но на прибыль не влияют).
• Поручение разработки внедрения системы эффективности показателей квалифицированным специалистам, прошедшим обучение в иностранных компаниях и имеющий опыт внедрения.
• Наличие в компании не только бухгалтерского, но и управленческого учета, позволяющего четко ответить на самый простой вопрос: «Сможет ли компания придерживаться годового плана?»‎.
• Понимание важности автоматизации всех участков работы компании и полного внедрения системы.

Кейс по внедрению системы KPI у нашего клиента

Приведем пример внедрения системы KPI на конкретном предприятии. ООО «Заказчик» входит в число крупнейших производителей продуктов питания в России, имеет разветвленную сеть филиалов и представительства за рубежом. Ключевым показателей эффективности является постоянный рост валовой прибыли. Увеличение спроса на готовую. продукцию привело к росту производства и как следствие увеличение численности персонала. В связи с чем появилась необходимость создания системы мотивации, повышающей эффективность работы сотрудников.

ООО «Заказчик» обратилось в нашу компанию с целью создания и разработки системы показателей с последующей автоматизацией на базе имеющейся системы «1С:ЗУП КОРП». Была поставлена цель – внедрить систему целевого управления, затрагивающую непосредственно процессы стратегического и операционного планирования, систему мотивации персонала, построения прозрачной системы премирования.

Для анализа необходимых данных заказчик сбросил образец примерной таблицы (рис. 1), с показателями эффективности производства, расчетом формул и процентным соотношением расчета процентов для премирования.

Рисунок 1 – Таблица расчета мотивации сотрудника на основании показателей эффективности

На основании данных таблицы нами было разработано и предложено техническое решение бизнес-процесса «Мотивация, оценка KPI и расчет премий». Решение включает в себя следующее:

• Расчет премиальных показателей по всем должностям
• Заполнение данных по оценкам премирования в Excel аналитиками из отдела продаж
• Создание, управление, корректировка Матрицы KPI
• Расчет и заполнение плановых и фактических показателей KPI по каждой должности
• Рассылка уведомлений ответственным лицам на согласование всех этапов процесса
• Автоматический расчет премий при заполнении данных KPI
• Процесс согласования рассчитанной премии с руководством
• Формирование отчетов по всем сотрудникам компании, по выбранному подразделению или отдельному сотруднику

Одним из условий разработки технической части бизнес-решения являлось возможность синхронизации с имеющейся платформой 1С. У клиента была установлена платформа «1С:ЗУП КОРП», которая на сегодняшний день является одной из наиболее функциональных систем для подобных задач. Она позволяет решать не только общие вопросы кадрового делопроизводства и начисления заработной платы, но и более узкоспециализированные задачи, касающиеся подбора персонала, мотивации, обучения и развития, охраны труда.

Типового функционала блока «Мотивация» (рис. 2) достаточно для ввода всех необходимых плановых и фактических показателей, а также расчета ключевых показателей эффективности (КПЭ), привязки данных показателей к всевозможным видам KPI, автоматического расчета премиального фонда при начислении заработной платы, распечатки отчетов и построения графиков эффективности для анализа эффективности работы предприятия.

Рисунок 2 – Блок «Мотивация» в «1С:ЗУП КОРП»

В данном блоке условно работу с ключевыми показателями эффективности можно разделить на несколько этапов:

1. Настройка для расчета начисления зарплаты
2. Базовые настройки для расчета KPI
3. Периодические настройки для расчета KPI
4. Месячный расчет ключевых показателей эффективности
5. Начисление зарплаты на основе KPI

Рассмотрим работу с ключевыми показателями эффективности на основе оклада. Для этого создадим два вида начисления «КПЭ от оклада» и «КПЭ от выручки» в блоке «Настройка», функционал «Начисления» (рис. 3). Создадим новый вид начисления, установим показатели результата расчёта и введем формулу (рис. 4):

Выручка*ПоказательЭффективностиСотрудника/100

Рисунок 3 – Функционал «Начисления» в «1С:ЗУП КОРП»

Рисунок 4 – Создание вида начисления «КПЭ от выручки»

В данном функционале можно редактировать показатели эффективности «Выручка» и «Эффективность сотрудника» (рис. 5).

Рисунок 5 – Редактирование формулы «КПЭ от выручки»

Аналогичным образом создаем показатель эффективности от оклада, изменив формулу и ключевые показатели (рис. 6).

Рисунок 6 – Создание вида начисления «КПЭ от оклада»

Поскольку мы используем в качестве начисления показателя «КПЭ от выручки» именно «Выручку», то заходим в «Настройки» (рис. 7) и создаем документ в функционале «Шаблон ввода исходных данных», заполняем необходимые поля и закрываем (рис. 8).

Рисунок 7 – Окно шаблонов ввода исходных данных в 1С:ЗУП

Рисунок 8 – Создание документа «Выручка из расчета КПЭ»

На этом настройки для расчета начислений зарплаты заканчиваются. Теперь нужно перейти к базовым настройкам для расчёта KPI. В модуле «Мотивация» заполним «Плановые показатели» и «Фактические показатели» по подразделению или индивидуально по каждому сотруднику (рис. 9).

Рисунок 9 – Настройка «Плановых значений показателей»

Далее переходим к периодическим настройкам KPI. Для этого в модуле «Мотивация» заполняем функционал «Расчет показателей Эффективности». После расчета показателей переходим к следующему этапу – начислению заработной платы. Первоначально войдем в модуль «Кадры», откроем справочник «Сотрудники» в кадровых документах, «Прием на работу» и проверим наличие строк «Оплата по окладу» и «КПЭ от выручки» (рис. 10).

Рисунок 10 – Проверка параметров начислений заработной платы

Данные по выручке вводятся в модуле «Начисление зарплаты» путем создания нового документа в «Данные для расчета зарплаты» (рис. 11).

Рисунок 11 – Ввод выручки для расчета зарплаты

Далее переходим в модуль начисление «Зарплата» блок «Начисление зарплаты и взносов» (рис. 12).

Рисунок 12 – Окно блока «Начисление зарплаты и взносов»

Таким образом мы на примере рассмотрели, как наиболее легко и эффективно при помощи программы «1С:ЗУП КОРП» рассчитать показатели эффективности и доплату. На сегодняшний день система КРI является необходимым инструментом, с помощью которого руководитель видит полную картину и состояние своего бизнеса, быстро реагирует на возникновение кризисных ситуаций, а каждый сотрудник фирмы, посредством повышения производительности и эффективности собственной работы, влияет на свои производственные и финансовые результаты.