Обратный звонок RedConnect

Как уменьшить затраты на ИТ-инфраструктуру

Часто бывает так, что успех в бизнесе приходит внезапно. Заказы начинают множиться, офис быстро растет, спонтанно возникают новые процессы и правила, рынок ежедневно требует оперативной реакции от молодой компании. Нужно своевременно отрабатывать и закрывать ключевые запросы бизнеса, его основные жизненные функции, где уж тут следить за системностью построения ИТ-структуры и обслуживающего ее персонала. В итоге, информационно-техническая часть компании зачастую выглядит по принципу «как умели, так и строили».

Нередко владельцы бизнеса и ТОП-менеджмент, после того как схлынет волна бурного роста и настанет размеренная зрелая жизнь компании, начинают задумываться об оптимизации затрат на ИТ-структуру, эффективности ее использования, стабильности и производительности. И тут оказывается, что ИТ-структура представляет собой серьезно запутанный клубок из оборудования, программного обеспечения, функциональных должностей и ролей персонала, в котором совершенно не прослеживаются четкие процессы и конкретное предназначение того либо иного участка, не говоря уже об экономической эффективности и надежности работы.

И тогда начинается свободное творчество, зависящее от характера и энергии руководителей. Кто-то наспех обложится книжками и начинает разбираться самостоятельно в организационных ИТ-вопросах. Кто-то доверяет сомнительным рекомендациям знакомых и коллег, бросаясь от одной стратегии в другую. Кто-то по-чапаевски «рубит» всю структуру напрочь, пытаясь взамен построить очередной клон азиатской либо западной модели управления ИТ. Во всех вариантах схожесть только в одном - от них реально страдает бизнес. Возникает справедливый вопрос - как же быть, как правильно поступить?

Мы выделяем ключевые подходы к процессу оптимизации и реструктуризации ИТ-системы:

  • Осознанность. Вначале требуется занять осознанную и взвешенную позицию в духе «все изменения проводятся плавно, итерационно, с обратной связью и с минимальным влиянием на рабочие процессы». Кстати, это один из принципов всемирно известной системы управления ИТ-услугами ITIL v4. Можно даже прописать это ключевое правило в стратегии компании, чтобы весь руководящий состав придерживался единого курса в дальнейшем.
  • Ясность. Затем нужно сформировать бизнес-языком внятную четкую стратегию реорганизации и развития ИТ-структуры. Что в итоге хочется увидеть, в какой форме, как оно должно работать, какие результаты давать и на какие сферы деятельности компании влиять. Возьмем, к примеру, сервис хранения и обмена электронными документами (файл-сервер). Ключевыми требованиями могут быть:
    • Доступность (время простоя не более ..)
    • Скорость работы с документами
    • Безопасность и разграничение доступа
    • Архивирование информации с периодом хранения
  • Оптимальность. Далее следует пересмотреть имеющиеся ИТ-процедуры и соотнести их с бизнес-процессами, которые они обслуживают. Оценить целесообразность, эффективность, выгоду этих ИТ-процедур и бизнес-процессов. Возможно, некоторые объединить, переформатировать, упразднить. Это второй ключевой принцип ITIL v4 «Перед автоматизацией - вначале оптимизируй».
  • Управление рисками. Оптимизируя структуру, важнее всего не навредить существующим бизнес-процессам. Чтобы успешно внедрять план по изменениям, требуется четко осознавать, какие из ИТ-узлов более критичны для бизнеса, а какие - нет. Ведь отказ одного компонента может привести к неработоспособности всего сервиса.

Матрица CFIA

Как же получить понятную картину, демонстрирующую влияние отказа узлов на доступность сервиса? Матрица CFIA – один из оптимальных вариантов для решения этой задачи. Это аббревиатура означает Component Failure Impact Analysis (метод анализа влияния отказа компонента). Давайте посмотрим, как ее реализовать:

  1. Выберите ИТ-сервисы, которые требуется проанализировать в компании. Создайте список компонентов, от которых зависит сервис.
  2. Сделайте таблицу, в верхней строке которой расположите ИТ-сервисы, а в первом столбце перечислите все используемые компоненты - будь то компьютер, приложение, сервер и т.д. На пересечении сервиса и компонента поставьте один из трёх вариантов отметок:
    • Х – сбой компонента приводит к остановке сервиса
    • М – сбой компонента приводит к остановке сервиса, но существует возможность замены его вручную
    • А – сбой компонента приводит к остановке сервиса, но существует возможность его автоматической замены

Если сбой компонента не влияет на доступность сервиса, то нужно оставить поле незаполненным. В итоге получится матрица CFIA, где пристальное внимание требуется уделить значениям Х и М:

Таблица 1. Таблица ИТ-сервисов и компонентов

Компоненты \ ИТ-сервисы Сервис 1 Сервис 2
Приложение 1 X
Приложение 2 X
ПК 1 M M
ПК 2 M M
Сервер X X
Роутер A
ИБП X M

Инструменты оптимизации ИТ-структуры

Основными инструментами процесса оптимизации являются:

  1. ИТ-аудит. Как говорится в цитате одного из классиков «Есть несколько способов разбивать сады: лучший из них — поручить это дело садовнику». Поэтому, мы бы рекомендовали воспользоваться услугой профессионального ИТ-аудита. Как это происходит - клиент просто озвучивает свои бизнес-требования к ИТ-структуре и всё. Специалисты сделают все остальное:
    • Проведут анализ текущей ситуации в ИТ-структуре
    • Соберут данные об имеющемся оборудовании и программном обеспечении
    • Проанализируют имеющиеся ИТ-процессы, измерят их эффективность, необходимость и возможность оптимизации
    • Выполнят оценку рисков, защищенность критичных сервисов, отказоустойчивость структуры в целом
    • Сформируют варианты оптимальной ИТ-архитектуры с пошаговым планом реализации
    • Предоставят гарантию на достоверность информации и выполненные работы
    В принципе, это гораздо проще, надежнее, и как показывает практика - зачастую дешевле, чем проводить такой комплекс мероприятий своими силами.
  2. ИТ-аутсорсинг. После того, как проведен ИТ-аудит, классифицированы и оптимизированы все имеющиеся бизнес-процессы - пришло время решить вопрос с обслуживанием этой ИТ-структуры. Опять же есть несколько вариантов. Один из них - внедрить у себя систему управления ИТ-инфраструктурой (на базе ITIL, к примеру). обучить свой персонал, построить линии технической поддержки и т.д. Однако, это подходит далеко не всем и сильно зависит от количества пользователей в компании, требований к конфиденциальности и экономической составляющей. Поскольку цель - оптимизировать бюджет, то хорошей альтернативой будет отдать часть функций ИТ-обслуживания на аутсорсинг. Давайте сравним ключевые параметры обоих вариантов:

    Таблица 2. Сравнение собственного ИТ-отдела и ИТ-аутсорсинга

    Критерии Свой ИТ-отдел Аутсорсинг
    Экономия Официальное оформление по ТК, налоги и отчисления по ФОТ (фонду оплаты труда) Нет оформления в штат и ФОТ, возможна экономия при отнесении аутсорсинговых расходов на бухгалтерские статьи затрат
    Управляемость и контроль Требуется регулярный контроль ИТ-персонала, рекомендуется наличие в штате ИТ-управляющего и системы организации ИТ-процессов (ITIL либо аналог) Заказчик и Исполнитель заключают SLA (Соглашение о качестве обслуживания), которое регулирует все аспекты - сроки выполнения задач, уровень технической поддержки, формы отчетности и т.д.
    Доступность и работоспособность
    • Больничный
    • Отпуск
    • Увольнение
    • Отгул
    Доступность персонала согласно SLA (вплоть до 24/7/365)
    Скорость реагирования на локальные ИТ-проблемы Высокая скорость реагирования, персонал находится на месте Регулируется SLA, требуется время на выезд к Заказчику
    Сложные задачи и единоразовые проекты Требуется бюджет на обучение, отсутствует опыт, высока вероятность ошибок и отсутствия результата Работа в большой команде ИТ-специалистов (взаимопомощь), регулярная прокачка навыков на множестве разнообразных ИТ-задач, плановое повышение квалификации и сертификация ИТ

    На аутсорсинг рекомендуется вынести:

    • Сложные нетиповые задачи и единоразовые проекты
    • Обслуживание критичных серверных узлов и сервисов (по матрице SFIA), требующих высокой отказоустойчивости
    • Специфические операции - крупный ремонт оборудования, заправка картриджей, монтаж кабельной сети и т.д.

    Рекомендуется оставить у себя:

    • Техническую поддержку Helpdesk пользователей и их ПК
    • Мелкий оперативный узловой ремонт оборудования
  3. Облачные структуры. Инновационным и наиболее действенным вариантом оптимизации собственной ИТ-структуры является использование облачных сервисов, в частности персонального частного облака для быстрой, удобной и безопасной работы с коммерческой информацией. По сути, Вы получаете в аренду готовый удаленный сервер для бизнеса от официального партнера 1С, никогда более не вкладывая в сопровождение и обновление дорогостоящего оборудования и программного обеспечения. Поддержка частного облака 24/7, личный инженер и резервное копирование - включено в услугу.

    Ключевыми особенностями облачных серверов являются:

    • Круглосуточная техподдержка 24/7
    • Отсутствие периодических крупных затрат на ремонт и поддержку оборудования
    • Экономия на собственном штате ИТ, в частном облаке предоставляется ИТ-инженер в аутсорс со всеми его преимуществами, описанными в пункте 5 статьи
    • Доступ к структуре в любое время с любой точки мира
    • Более высокий уровень безопасности информации и защиты от форс-мажоров
    • В любой момент можно отказаться от услуги без малейших затрат и не беспокоиться о висящем на балансе дорогом оборудовании или купленных за несколько миллионов лицензиях

    Давайте на практике сравним, какой эффект дает переход в облако, если у владельцев бизнеса цель - экономия бюджета и оптимизация затрат. Для примера, возьмем типовую серверную ИТ-структуру компании с 50 офисными работниками производственно-торгового направления. Иногда местные ИТ-специалисты используют виртуализацию и создают часть серверов в виде виртуальных машин. Но обычно это всё создается на железном сервере и находится, занимая целую серверную стойку, в офисе компании:

    • Сервер терминального доступа
    • Резервный терминальный сервер
    • Терминальный сервер с узкопрофильным назначением (к примеру, для определенных сотрудников, специальное ПО, работе с графикой и т.д.)
    • Контроллер домена
    • Дублирующий контроллер домена
    • Сервер 1С
    • Сервер баз данных СУБД
    • Файловое хранилище (файл-сервер)
    • Корпоративный портал (Sharepoint, Bitrix и т.д.)
    • Прокси-сервер
    • Резервный прокси-сервер
    • Сервер антивируса, обновлений и т.д.
    • Почтовый сервер
    • Резервный почтовый сервер
    • Прочие прикладные сервера, создаваемые в период оперативных действий бизнеса и бурного роста компании

    Поскольку в нашей статье речь идет об оптимизации уже имеющейся ИТ-структуры, то затраты на оборудование и программное обеспечение мы не учитываем. Считаем, что владельцы бизнеса уже потратили миллионы на их приобретение, иначе бы Облако моментально вышло бы в лидеры рейтинга самых экономически эффективных решений, т.к. капитальные затраты там отсутствуют вообще.

    Таблица 3. Сравнение экономической целесообразности содержания собственного сервера и облака на 50 пользователей

    Параметры Своя ИТ-структура, руб Облако, руб
    Стоимость серверного ИТ-обслуживания (зарплата ИТ-специалисту) 60 000 руб\мес ФОТ 0
    Затраты на энергопитание, охлаждение 5 000 руб\мес 0
    Мелкий ремонт оборудования (в среднем за 1 год) 3000 руб\мес 0
    Исправление крупных сбоев (в среднем, за 3 года) 8 000 руб\мес 0
    Обновление лицензий программного обеспечения (в среднем, за 3 года) 15 000 руб\мес 0
    Аренда сервиса 0 ~60 000 руб\мес
    Итого 91 000 руб\мес ~60 000 руб\мес

    Как мы видим, в данном примере явно присутствует экономическая рентабельность перевода серверной структуры в облако. Конечно же, в рамках фонда оплаты труда - местный серверный ИТ-инженер выполняет еще и дополнительные функции в виде помощи по обслуживанию структурированной кабельной сети, пользовательских задач и т.д.. Но после того, как серверная структура вынесена в облако - для оставшихся несложных локальных задач можно найти низкоквалифицированного работника, сэкономив при этом дополнительно от 30-40 тыс руб\мес. ФОТ.

Аватар EFSOL

EFSOL Системная интеграция. Консалтинг

Как уменьшить затраты на ИТ-инфраструктуру

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!
нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных