С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу оформляется только в электронном виде. Изменения внёс Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, и касаются они практически каждого бизнеса, который отправляет, получает или перевозит грузы автомобильным транспортом. Разбираем, кто обязан перейти на ЭТрН, какие есть исключения, чем грозит бумажная накладная после дедлайна и что успеть сделать за оставшееся время.
Что изменилось
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для всех участников коммерческих грузовых перевозок:
- грузоотправителей;
- перевозчиков;
- грузополучателей;
- экспедиторов.
Бумажная транспортная накладная сохраняется только в исключительных случаях, которые определяет Минтранс России. Для большинства коммерческих перевозок бумажный документ больше не будет считаться основным.
В электронный формат переходит не только сама накладная. Обязательной электронной форме подлежат:
- транспортная накладная;
- заказ (заявка) на перевозку;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- поручение экспедитору;
- ряд других перевозочных документов.
Обмен документами идёт через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) с использованием аккредитованных операторов электронного документооборота — Калуга-Астрал, Тензор, Контур, Точка и другие из реестра ИС ЭПД. Доступ к данным ГИС ЭПД есть у ФНС и других ведомств.
Когда ЭТрН можно не оформлять: исключения
С 1 сентября 2026 года ЭТрН не требуется в следующих случаях:
- перевозки для личных нужд физлиц;
- отправитель и получатель груза — одно лицо;
- перевозки военного назначения;
- каботажные перевозки иностранными перевозчиками из ЕАЭС;
- грузоотправитель или грузополучатель — иностранное лицо, не включённое в РАФП;
- перевозки драгоценных металлов и камней;
- отсутствие интернета в регионе.
Ключевой признак обязанности — заключённый договор перевозки груза в коммерческих целях. Если договора перевозки нет (например, покупатель забирает товар со склада собственным транспортом), ЭТрН не оформляется.
Почему это важно бухгалтерии
На первый взгляд может показаться, что изменения касаются исключительно логистов. На практике основная нагрузка ложится именно на бухгалтерию. Бухгалтер отвечает за:
- подтверждение транспортных расходов;
- принятие расходов по налогу на прибыль;
- документальное подтверждение оказанных услуг;
- хранение первичных документов;
- подготовку документов при налоговых проверках.
Если перевозка должна оформляться ЭТрН, бумажный документ уже не заменит обязательный электронный. Без ЭТрН налоговая вправе снять транспортные расходы и вычеты НДС, поставить под сомнение реальность сделки и доначислить налоги, пени и штрафы.
ФНС сверяет фактические перевозки с данными в декларациях: если перевозки были — должны быть и доходы. Данные поступают в ГИС ЭПД автоматически, поэтому расхождения контролирующие органы видят без запроса документов у компании.
Как работает электронная транспортная накладная
ЭТрН — это XML-документ установленного формата, подписываемый квалифицированной электронной подписью (КЭП). Документ формируется поэтапно:
- грузоотправитель оформляет транспортную накладную;
- перевозчик подтверждает принятие груза;
- водитель выполняет предусмотренные действия при перевозке;
- грузополучатель подтверждает получение груза;
- сведения автоматически поступают через оператора в ГИС ЭПД.
Структурно ЭТрН состоит из восьми титулов — четырёх обязательных и четырёх опциональных. Каждый участник подписывает свою часть документа электронной подписью:
| Титул | Назначение | Подписант |
|---|---|---|
| Т1 (обязательный) | Оформление | Грузоотправитель |
| Т2 (обязательный) | Погрузка | Перевозчик |
| Т3 (обязательный) | Приёмка | Грузополучатель |
| Т4 (обязательный) | Разгрузка | Перевозчик |
| Т5 (опциональный) | Отражение стоимости | Перевозчик |
| Т6 (опциональный) | Подтверждение стоимости | Грузоотправитель |
| Т7 (опциональный) | Переадресовка | Перевозчик |
| Т8 (опциональный) | Замена водителя / ТС | Перевозчик |
Как определить свою роль: типовые сценарии перевозки
Сценарий 1. Продавец доставляет товар покупателю своим транспортом
Если стоимость доставки включена в цену товара и отдельно в договоре не выделена — ЭТрН не оформляется. Если доставка выделена как отдельная услуга — ЭТрН обязательна. Грузоотправитель и перевозчик — продавец (он же формирует первый титул), грузополучатель — покупатель.
Сценарий 2. Самовывоз товара покупателем на своём транспорте
Покупатель забирает товар собственным транспортом, договор перевозки не заключается — оформлять ЭТрН не нужно.
Сценарий 3. Заключён договор перевозки со сторонней транспортной компанией
Заказчик транспорта — продавец. Поставщик привлекает стороннего перевозчика для доставки товара покупателю. Грузоотправитель — продавец (формирует первый титул), перевозчик — транспортная компания, грузополучатель — покупатель.
Заказчик транспорта — покупатель. Для самовывоза товара нанимается транспортная компания. Грузоотправитель — покупатель (формирует первый титул), продавец указывается в отдельном разделе ЭТрН как лицо, осуществившее погрузку, перевозчик — транспортная компания, грузополучатель — покупатель.
Штрафы и переходный период
До 1 марта 2027 года действует переходный период: за отсутствие ЭТрН вынесут только предупреждение — при условии, что бумажные документы оформлены верно.
После окончания переходного периода за отсутствие ЭТрН предусмотрены санкции:
- должностные лица и ИП — штраф от 25 000 до 50 000 рублей;
- юридические лица — штраф от 100 000 до 300 000 рублей;
- водитель — предупреждение или штраф 500 рублей.
Помимо административных штрафов, отсутствующая или неправильно оформленная ЭТрН может стать причиной отказа в вычете НДС или снятия расходов в налоговом учёте — а это, как правило, суммы на порядок больше.
Что необходимо сделать до 1 сентября 2026 года
1. Проверить используемую систему электронного документооборота
Если организация уже работает через ЭДО, необходимо убедиться, что оператор поддерживает обмен электронными перевозочными документами и взаимодействует с ГИС ЭПД. Если ЭДО нет — выбрать оператора из реестра ИС ЭПД.
2. Получить необходимые электронные подписи
Потребуются квалифицированная электронная подпись руководителя, электронные подписи сотрудников и машиночитаемые доверенности (МЧД), если документы подписывают представители организации. ФНС рекомендует оформить их заранее, чтобы избежать остановки документооборота после вступления требований в силу.
3. Настроить учётную систему
Убедитесь, что используемая программа (1С или иная учётная система) поддерживает новые форматы ЭТрН, интегрирована с оператором ЭДО и позволяет хранить и выгружать документы при проверках. Форматы электронных перевозочных документов обновляются — следите за обновлениями программного обеспечения.
4. Пересмотреть внутренние регламенты
Определите, кто формирует ЭТрН, кто подписывает документы, кто контролирует получение подписей второй стороны и кто отвечает за архив электронных документов.
5. Провести тестовые перевозки
ФНС рекомендует не откладывать переход на последний момент: заранее протестируйте электронный обмен документами совместно с перевозчиками и контрагентами, чтобы найти и исправить ошибки до дедлайна.
Что выиграет бизнес
Переход на электронные перевозочные документы даёт ряд преимуществ:
- сокращается время оформления перевозки;
- уменьшаются расходы на бумагу и архивное хранение;
- исключается потеря оригиналов;
- ускоряются расчёты между сторонами;
- контролирующие органы получают сведения напрямую из государственных систем;
- снижается количество запросов документов при проверках.
При этом стоит учитывать и сложности переходного этапа: обучение сотрудников, адаптация учётных программ, получение электронных подписей и МЧД, согласование перехода со всеми перевозчиками и возможные проблемы с контрагентами, которые ещё не готовы к электронному обмену. Именно поэтому подготовку стоит начинать заранее, не дожидаясь сентября 2026 года.
Итог
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится стандартом оформления коммерческих перевозок. Это не просто новый формат документа, а изменение всей системы взаимодействия между грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем и государственными информационными системами.
Бухгалтеру уже сейчас стоит проверить готовность организации: оценить возможности используемой системы ЭДО, наличие электронных подписей, взаимодействие с перевозчиками и порядок хранения электронных документов. Заблаговременная подготовка позволит избежать сбоев в работе, сохранить подтверждение транспортных расходов и не потерять вычеты НДС.
- Бухгалтерское обслуживание бизнеса — корректное отражение транспортных расходов и работа с первичными документами в новом формате.
- Налоговый учёт — защита расходов и вычетов НДС при переходе на электронные перевозочные документы.
