На IT-рынке сегодня представлены различные варианты программного обеспечения для курьерских служб. Многие из них ориентированы исключительно на прием заказов и формирование маршрутных листов. Несмотря на то, что данные функции являются основными в работе служб доставки, этой информации руководству недостаточно для анализа деятельности компании. Помимо этого, нужно наладить учет по кассе и банковским счетам, взаиморасчеты с сотрудниками, заказчиками и получателями, управление складом, учет расходов, выставление актов и счетов контрагентам.
Часто эти процессы ведутся в отдельных программных продуктах, что приводит к необходимости обмена данными, двойному вводу информации в разные системы, высокой трудоемкостью получения данных в удобном для руководителя виде.
Рисунок 1 – Сквозной оперативный учет в курьерской компании
Организация сквозного оперативного учета в курьерской компании включает учет процесса доставки, учет финансов и учет грузов. Рассмотрим эти участки подробнее.
1. Учет процесса доставки
Рисунок 2 – Составляющие учета процесса доставки
Это основной рабочий процесс курьерской компании, и о его отражение в программе должно быть построено максимально эффективно. Заказы на доставку могут приходить с сайта курьерской компании, загружаться массово из реестра в файлах MS Excel или создаваться менеджером вручную.
В схеме доставки «Склад – Двери» достаточно указать данные о заказчике, получателе и доставляемом грузе. В схеме «Двери – Двери» необходимо дополнительно указать информацию о заборе груза. Если курьерская компания выступает пунктом самовывоза товаров, то такой заказ нужно также фиксировать, но не для доставки, а для отражения последующей выдачи груза получателю в офисе компании. Необходимо иметь возможность быстро проанализировать состояние заказов на доставку и их общую сводку за период исполнения, оперативно назначать новые заказы на доставку курьерам. Для этого можно опираться на визуализацию адресов доставки на карте или на территориальную привязку курьеров к зонам, при этом важно учесть желаемое время доставки. По сформированным таким способом маршрутным листам курьеров, можно дополнительно установить порядок объезда адресов доставки.
Маршрутный лист удобно отправлять курьеру на мобильное приложение смартфона, в котором он в пути будет отражать статусы заказов, собранные денежные суммы и комментарии о ходе исполнения плана доставки. Эта информация будет отображаться в основной базе, что позволит диспетчеру оперативно отслеживать процесс доставки. В ходе работы курьера могут появляться новые заказы на текущий день, которые нужно включать в ранее сформированный маршрутный лист, из общего отчета можно отследить ситуацию по загрузке курьеров. Это необходимо как для планирования распределения заказов, так и для расчета зарплаты за отработанный период.
2. Учет грузов
Иногда есть необходимость в программе дополнительно детализировать заказ на доставку до мест (отдельных коробок, пакетов, доставляемых одному получателю), указав характеристики каждого места (габариты, описание и т.д.).
Курьерские компании могут сотрудничать с предприятиями, которым постоянно нужна доставка одной и той же номенклатуры товаров. В данном случае, чтобы не осуществлять забор груза каждый раз со склада отправителя, он принимается курьерской компанией на ответственное хранение. Важно, чтобы в программе была возможность отразить принятие на склад таких товаров, учитывать их фактически доставленное количество, сформировать отчет об их расходе и остатках для заказчика.
Рисунок 3 – Составляющие учета грузов
3. Учет финансов
На данном участке важно автоматизировать:
- Учет поступлений и расходов денежных средств по кассам и банку.
- Процесс приема наложенных платежей от получателей заказов и их дальнейшего возврата заказчикам.
- Схему удержания процента наложенных платежей в рамках расчетно – кассового обслуживания.
- Схему зачета стоимости услуг доставки в счет собранных наложенных платежей.
- Расчет стоимости доставки товаров.
- Учет расходов на обеспечение деятельности компании (закупки товаров и услуг).
- Выставление актов и счетов на оплату за оказанные услуги постоянным заказчикам.
- Отражение заработной платы персонала в структуре расходов.
- Расчет финансового результата за период.
- Формирование управленческого баланса.
Рисунок 4 – Составляющие учета финансов
Некоторые курьерские компании используют для автоматизации учета конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия». Однако далеко не все участки учета можно автоматизировать с ее помощью, поэтому компании часто применяют отдельные файлы для учета заказов на доставку, грузов, наложенных платежей, загрузки курьеров и прочее. Это приводит к ошибкам и значительным затратам рабочего времени.
Гораздо удобнее, когда менеджеры оперативно фиксируют данные операции и готовят первичную документацию, бухгалтер регулярно получает выгрузку данных в свою программу, а руководитель в несколько кликов может увидеть такие отчеты, как: состояние денежных средств компании, дебиторской и кредиторской задолженности, расходы и доходы за отчетный период.
Комплексным помощником автоматизации управленческого учета является система Delans:Доставка для курьерских компаний. Она включает все основные участки учета в курьерской компании, начиная от процесса приема и выгрузки заказов, расчета стоимости с помощью тарифного калькулятора, их распределения, составления маршрутов для курьеров, формирования планов доставки, заканчивая ведением учета доходов и расходов, кассы, взаиморасчетов с контрагентами, и получением всей необходимой отчетности.
Рисунок 5 – Организация сквозного учета в программе Delans. Доставка для курьерских компаний
Внедрив данное решение, руководитель сможет наглядно увидеть все рабочие процессы деятельности курьерской компании в любых разрезах.
| Таким образом, организация сквозного оперативного учета – это достаточно серьезная и важная задача, которую, так или иначе, решает для себя каждая курьерская компания. Комплексное сквозное решение позволяет не только оптимизировать учет процесса доставки, грузов и финансов, но и сэкономить рабочее время, а также максимально сократить количество возникающих ошибок. Многие клиенты, которые внедрили систему Delans. Доставка для курьерских компаний, сошлись во мнении, что автоматизация всех процессов позволяет повысить эффективность деятельности компании в несколько раз, и существенно увеличить скорость обработки заказов менеджером. |
