Любая предпринимательская деятельность основывается на управлении документами. Объем документов растет каждый день вне зависимости от организационно-правовой формы, вида экономической деятельности и величины бизнеса. Обработка, поиск и хранение бумажных документов становится все более затруднительным. Кроме того, возникает риск потери документов, как по халатности сотрудников, так и вследствие форс-мажорных ситуаций.
Некоторые фирмы нашли альтернативу хранению документов в шкафах или на полках – на локальных компьютерах сотрудников. И что теперь? В случае отсутствия сотрудника по тем или иным причинам на рабочем месте доступ к сохраненному на его компьютере документу получается закрытым. Неудобно использование локального хранения документов и для филиальной сети, особенно если филиалы находятся в разных городах или государствах. В итоге:
- ограниченный доступ к документам;
- отсутствие централизованного хранилища документов;
- затрудненный поиск и подготовка необходимых пакетов документов;
- невозможность групповой обработки документов;
- безвозвратная потеря информации в случае поломки офисного оборудования и т.д.
Схема 1 – Работа с бумажным архивом
Мы живем в эпоху высоких технологий, и поэтому автоматизация различных бизнес-процессов становится все более доступной для пользователей профессиональных систем управления. Создание электронного архива документов и налаженная работа с ним ответственных сотрудников компании является залогом эффективности бизнеса.
При принятии решения об организации электронного архива документов необходимо определить основные цели и задачи, которые в конечном итоге должны быть решены. Это может быть:
- автоматический учет всех видов документов;
- оптимизация трудозатрат сотрудников финансовой службы на поиск и подготовку пакета документов для своевременного предоставления в контролирующие органы;
- оперативное ведение бухгалтерского учета при наличии подразделений предприятия, зарегистрированных в других субъектах РФ;
- совместная работа с документом несколькими сотрудниками, имеющими доступ к нему;
- автоматизированный бизнес-процесс документооборота: получение, согласование, регистрация, отправка документов, выполнение задач ответственными лицами;
- двухсторонняя интеграция с учетной системой;
- уведомление ответственных сотрудников о поступлении новых документов;
- оценка руководителями разных уровней эффективности работы своих сотрудников и др.
Схема 2. Работа с электронным архивом
Результат внедрения электронного архива в компании:
- адаптированный к рыночным особенностям ведения вашего бизнеса сервис для централизованного хранения всех документов;
- экономия времени на поиск и подготовку пакетов документов;
- оптимизация трудозатрат на выполнение бизнес-процессов ответственными сотрудниками и контроль;
- сокращение затрат на содержание бумажного архива документов;
- оперативность принятия решения по той или иной сделке.
