Любая коммерческая деятельность связана с финансовыми рисками и неоправданными потерями. Однако существуют такие денежные потери, которые можно легко предвидеть и сделать все возможное, чтобы исключить их. Начать можно с актуализации данных об остатках на складах.
В каком бы виде не хранились товары, будь то большие склады с высокими стеллажами и четко спланированными зонами, небольшие коморки с ящиками или крытые сборки материалов на улице, рано или поздно возникает вопрос излишка, потери или другого несоответствия товара тем значениям, которые хранятся в учетной системе.
Какое негативное влияние на бизнес влечет за собой отсутствие актуальной информации по остаткам товаров на складе (см. рис.1):
- Делая заказ на поставку новых партий товаров, мы основываемся на «призрачных» данных: нет точной информации о том, какого товара, в каком количестве и какому магазину не хватает, при этом сложно делать прогнозы по продажам и планировать выручку и в дальнейшем развитие компании.
- При излишках товаров, информации о которых нет в учетной системе, у бухгалтера будут появляться “красные остатки”. Это ошибки в учете, некорректные данные при закрытии периода, дополнительные штрафы и пени.
- Компания не может гарантировать оперативную поставку заказов покупателям, когда не владеет информацией об остатках на складе. Если данные о товарах в учетной системе не совпадают с фактом, то менеджер может продать клиенту товар, которого физически нет в наличии. Либо наоборот - сотрудник компании может не удовлетворить запрос клиента, даже не догадываясь, что на складе этот товар имеется. Это приводит к задержке, срыву заказов и, как следствие, недовольству со стороны клиентов и падению продаж.
- Если сотрудник компании знает, что учетная система не отображает реальных остатков на складе, то любую пропажу всегда можно списать на систему. Следовательно, отсутствие корректного учета негласно может стимулировать воровство в компании.
Рисунок 1 - Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах
Как же избежать необоснованных издержек в компании, связанных с хранением товаров на складе?
Существуют разные способы решения этой проблемы: наведение порядка на складе, обеспечение надлежащих условий хранения товаров, настройка корректного учета срока годности, разработка специальной мотивации для кладовщиков или проведение регулярной инвентаризации и сверки остатков.
Почему собственники игнорируют инвентаризацию: три привычные отговорки, которые переходят в бизнес-задачи
Регулярная инвентаризация - это инструмент, который позволяет топ-менеджерам получать актуальную информацию по наличию в компании товаров и координировать свои действия, управленческие решения исходя из полученных данных.
Зачастую менеджмент компании игнорирует необходимость проведения инвентаризации, при этом ссылаясь на разные причины.
Какие же отговорки используют собственники, чтобы не проводить инвентаризацию?
- «Инвентаризация - это затратный процесс, который обойдется моей компании гораздо дороже, чем незначительные потери товара, что вполне естественно для торговли или производства.»
- «Инвентаризация - это слишком длительный процесс, моя компания не может себе позволить простой в работе на такой срок.»
- «Инвентаризация - это неэффективный процесс, во время которого никто не будет «стоять над душой» у кладовщиков. Как мне застраховать себя от искажения ими результатов?»
Опасения собственников понять можно, ведь при неправильной организации процесса действительно будут большие издержки, потери времени и в какой-то степени искаженный не в пользу компании результат. Однако, если разобраться, то правильная организация процесса позволит:
В этом и состоят главные бизнес-задачи инвентаризации, результат решения которых – обеспечить компанию актуальной информацией. Чтобы решить эти задачи, необходимо наладить до мелочей процесс инвентаризации и в случае необходимости автоматизировать отдельные участки или полностью весь процесс.
Как правильно организовать инвентаризацию в компании?
Инвентаризацию можно проводить двумя способами: вручную заниматься подсчетом товаров и затем сверять с данными учетной системы или автоматизировать процесс. Рассмотрим каждый подход более детально, сравнение представлено в таблице 1.
Инвентаризация склада «вручную»
Чтобы провести опись остатков на складе вручную, не используя для подсчета специальное оборудование, нужно в буквальном смысле закрывать склад, останавливать работу торговой точки (важно, чтобы склад в это время не пополнялся товарами и оттуда ничего не уносили) и пересчитывать все содержимое. Затем проводить сверку с данными в учетной системе и исправлять расхождения
Автоматизация инвентаризации
Автоматизация - это первый шаг на пути к исключению влияния человеческого фактора и ускорению любых процессов в компании. Автоматизация инвентаризации подразумевает под собой в первую очередь пересчет остатков с помощью специального оборудования (терминала сбора данных, далее ТСД), а также быстрый обмен данными учетной системы и терминала.
Однако внедрения самого ТСД не достаточно, важно подходить к вопросу автоматизации комплексно. В результате автоматизации инвентаризации процесс ускоряется, становится дешевле и при этом снижается риск возникновения механических ошибок персонала.
Таблица 1 – Сравнение процесса ручной и автоматизированной инвентаризации
| Характеристика процесса | Ручная инвентаризация | Автоматизированная инвентаризация |
| Для кого подойдет | Для компаний, где посчитать все товары на складе можно за ночь или за выходные, когда склад не работает. | Для компаний, где есть места хранения производимых и продаваемых товаров, и для собственников, которые хотят делать инвентаризацию быстро, без ошибок и простоев в работе. |
| Влияние человеческого фактора | Высокое. Есть риск возникновения ошибок в подсчете товаров, искажение данных под необходимое количество при сверке с данными в учетной системе в случае, когда по факту товаров больше. | Сведено к минимуму. По сути все считает и сводит ТСД, интегрированный с учетной системой. Возможности человека повлиять на процесс минимальны. |
| Зависимость от рабочего графика компании | Высокая зависимость. Сложно спланировать время проведения, в случае отсутствия праздничных или выходных дней, инвентаризация может оттягиваться, а компания будет продолжать нести убытки. | Отсутствует. Инвентаризацию можно проводить в любое время без простоя в производстве или торговле. |
| Возможные трудности | Сложно рассчитать время, процесс может затянуться и занять больше планируемого времени. | Если не фиксируются перемещения товаров, то возможны недостачи и несоответствия. |
| Этапы процесса |
|
|
«Подводные камни» автоматизации: что важно учитывать, чтобы вложения оправдали себя
Поскольку автоматизация - это трудоемкий и затратный процесс, важно, чтобы вложенные ресурсы окупились. Знание ответов на эти вопросы поможет не допустить некоторые распространенные ошибки:
- Как лучше разместить товары на складе, чтобы ускорить процесс?
- Какой способ маркировки товаров выбрать?
- От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД?
- Как контролировать работу кладовщиков и максимально сократить ошибки и кражи?
Теперь рассмотрим каждый вопрос более подробно.
1. Как правильное размещение товаров на складе может значительно ускорить процесс инвентаризации
В зависимости от специфики товара можно выделить два подхода к зонированию склада для его хранения:
-
Информативное зонирование
В таком случае сотрудник склада визуально определяет к какой зоне отнести товар и распределяет его. В учетной системе эта информация отображается информативно в карточке продукта, но учет выполнения этих требований не ведется.
-
Адресное хранение
При адресном учете на складе за каждым товаром закрепляется зона хранения. Система учитывает остатки товара в каждой конкретной ячейке в этой зоне и система же указывает кладовщику откуда товар взять и куда положить. Это позволяет проводить инвентаризацию частично (по стеллажу, полке или даже одной ячейке).
2. Какой способ маркировки товаров выбрать
Существует два наиболее распространенные технологии маркировки товаров:
-
Технология штрихкодирования,
которая позволяет вести единичный учет товаров. Штрих-код - это физический носитель информации о товаре, который упрощает его учет. Большинство продаваемых товаров уже имеют свой штрих-код, остальным необходимо его присваивать во время оприходования на склад.
-
Технология RFID
– это более инновационный способ идентификации объектов, где не требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам. За счет этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет автоматически искать объект на складе.
Какой же тип маркировки выбрать? Если рассматривать вопрос только в рамках проведения инвентаризации, то советуем при выборе основываться на сравнительной характеристике в таблице 2.
Таблица 2 – Сравнение технологий маркировки товаров
| Характеристика технологии | Штрих-код | RFID |
| Скорость считывания информации | Медленно | Быстро |
| Идентификация движущихся объектов | Сложно | Легко |
| Необходимость прямой видимости метки | Есть | Нет |
| Одновременная идентификация нескольких объектов | Невозможно | Возможно |
| Стоимость | Низкая | Высокая |
| Расположение метки | Любое | Любое |
| Безопасность | Низкая степень. Легко подделывается | Высокая степень |
3. От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД.
В зависимости от задач и рисков, которые заложены в процесс, можно выбрать один из принципов работы ТСД при проведении инвентаризации:
-
«Исходя из данных учетной системы»
- Выгружается на ТСД инвентаризационная ведомость и справочник номенклатуры.
- Кладовщик считывает штрих-коды и на ТСД сразу же отображается фактический остаток и расхождение.
Таким образом, кладовщик сразу же может поискать недостающий товар, либо оценить причины его нехватки или избытка. Такой подход пойдет для тех, кто не сомневается в добросовестности сотрудников склада.
-
«Исходя из фактических остатков товаров»
- Кладовщик считывает метки с помощью ТСД.
- Загружает данные в систему, где автоматически проводится сверка фактических данных с учетными, а затем анализируются причины нехватки или избытка товара.
Таким образом, можно проконтролировать кладовщиков и обеспечить актуальность полученных данных, исключить искажение данных под требования системы.
- Cпособ сбора данных: возможность сканирования штрих-кодов (как линейных, так и двухмерных) и радио-меток (RFID). Все будет зависеть от выбранной вами технологии маркировки товара.
- Характеристики экрана. Какую информацию и в каком объеме вы хотите видеть на экране ТСД.
- Объем памяти, сколько информации о товарных единицах может хранить терминал перед передачей в систему. Выбор будет зависеть от оборота товаров.
- Уровень батареи, сколько времени автономной работы сможет выдержать терминал. Сколько смен кладовщиков есть на предприятии, сколько ТСД вы планируете закупить и не забудьте, что ТСД также будет использоваться ежедневно при приемке, отгрузке товаров и сборе заказов.
- Способ связи с учетной системой (док-станция, bluetooth или wi-fi).
- Ударопрочность, термостойкость и другие характеристики терминала, которые указывают на его восприятие к внешним факторам, что позволит вам определить как долго прослужит устройство. Ваш склад теплый или холодный, пыльный или стерильный, находится на открытом воздухе или в помещении, где плохая вентиляция - в каких условиях будет использоваться ТСД?
- Цена и гарантия поставщика. Покупка терминала – это значительные вложения, где соотношение цена-качество прямо пропорционально, поэтому обращайте внимание на гарантию, которую дает поставщик, а также дополнительные условия установки, подключения и проверки работоспособности.
В комплексе все эти факторы определят, какой именно ТСД вы приобретете и будете использовать, в том числе и для инвентаризации.
4. Как контролировать работу кладовщиков и сократить ошибки и кражи во время инвентаризации?
-
Сокращаем ошибки
ТСД закрепляем за каждым конкретным сотрудником склада (это можно сделать через штрих-код на бейдже или путем ввода пароля при запуске устройства). Таким образом, мы делаем именными все операции по инвентаризации или по другим перемещениям товаров. В случае выявления недостачи товаров, заведующий складом или собственник компании легко сможет найти ответственного, того, кто допустил ошибку. -
Сокращаем воровство или искажение данных
Инвентаризацию проводим исходя из фактических товаров на складе: сначала кладовщик считывает метки со всех товаров с помощью ТСД, а затем загружает данные в систему. Система самостоятельно обнаружит расхождения, что позволит быть уверенным в достоверности этой информации.
Делаем выбор в пользу результативной инвентаризации
Какой бы способ вы не выбрали (проводить сверку вручную или автоматизировать процесс), какой бы ТСД или учетную систему при этом не использовали, главное - добиться поставленных целей инвентаризации, а именно исключить неточности в учете товаров на складе, актуализировать эту информацию и получить достоверные данные, что в свою очередь поможет сократить необоснованные издержки.
Однако важно не забывать о рисках ручной инвентаризации, а также учитывать затратность автоматизации процесса. Поэтому рекомендуем учитывать следующие критерии при организации процесса:
- товарооборот компании;
- количество и размеры складов;
- количество сотрудников – кладовщиков;
- бизнес-задачи.
Регулярный и отлаженный процесс инвентаризации поможет сократить необоснованные издержки компании, время на проведение процедуры, а также обеспечит достоверность полученных результатов и актуальную информации для принятия управленческих решений.
