Работа с документами зачастую производится на электронных носителях. Бумажная документация получает своих двойников в виртуальном мире. Иногда предприятия вообще обходятся без бумаги, используя только электронные документы. Это делает рабочий процесс намного динамичнее. Отсутствие системы электронного документооборота на предприятии говорит скорее не о консервативных методах ведения бизнеса, а о незрелости бизнес-процессов и нежелании вводить инновации на предприятии. В этой статье мы расскажем о преимуществах СЭД или же иными словами ECM-системы.
Ключевые составляющие СЭД
Для начала разберемся же, что такое система электронного документооборота. СЭД – это многопользовательская электронная система, которая сопровождает рабочий процесс с целью ускорить и обеспечить выполнение организационных функций. Иными словами – это круговорот документа в электронном хранилище. Первым этапом работы СЭД является создание документа. После проверки всех реквизитов, документ отправляется на утверждение, после чего он регистрируется в системе. После этого идет исполнение подписанного документа. После проведенной аналитики, документ отправляется на хранение. Весь этот процесс может занять несколько минут. Работа с документов производится, не покидая рабочего места.
Рисунок 1 – Путь документа в Системе электронного документооборота
Преимущества автоматизации документооборота
Рассмотрим, в чем преимущества системы электронного документооборота для каждого ключевого звена организации. Вероятно, все «плюсы» СЭД в полной мере ощутят руководители предприятий. Они смогут контролировать работу всей организации в несколько кликов. Из-за этого возрастёт управляемость и укрепиться исполнительская дисциплина. Как именно? Все просто – с помощью СЭД можно организовывать коллективную работу, а также делегировать задачи. Руководитель сможет видеть занятость своих сотрудников. Главной привилегией для финансовых директоров станет эффективность возврата инвестиций. ИТ-директоры смогут построить информационную систему на единой платформе, которая легкая интегрируется с другими системами.
Система электронного документооборота существенно упростит работу канцелярии, так как объем бумажного документооборота сократиться в несколько раз. Программа так же будет контролировать сроки и результаты исполнения и оповещать об этом ответственных. Но главным достоинством автоматизации документооборота является оперативность поиска нужной информации и своевременное составление отчетов.
1С:Документооборот как инструмент создания ECM-системы
Теперь же более детально познакомимся с «1С:Документооборот». Программа позволяет обеспечить автоматизацию полного цикла работы с документами. Весь учет документов в программе реализован в соответствии с действующей нормативной документацией.
Весомым преимуществом данной программы есть то, что она подстраивается индивидуально под каждого клиента. Версии программы ПРОФ и КОРП предназначены для бизнесов разных масштабов. Так, КОРП имеет более расширенный функционал и подходит для больших и средних предприятий, а ПРОФ с меньшим функционалом – для малого бизнеса. Соответственно и цена этих комплектующих будет различаться. Так же, возможность использования программы «1С:Документооборот» не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т. д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования клиента.
