Управление документооборотом в компании– одна из самых важных и сложных задач не только руководства, но и подразделений, участвующими в данном процессе. На момент создания предприятия некоторые собственники бизнеса не имеют представления, что такое документооборот в целом и к чему может привести отсутствие контроля в управлении документами. Эти вопросы начнут возникать позже, в процессе ведения предпринимательской деятельности. Ведь, если сделка оформлена недолжным образом или отсутствуют ответные документы контрагентов, то контролирующие органы могут признать сделку недействительной, уменьшить расходы компании на сумму сделки, начислить штрафные санкции и недоимку по налогам.
Отсутствие налаженного документооборота снижает возможность:
- качественного ведения бухгалтерского учета;
- оперативного контроля эффективности работы персонала компании;
- определения количества и размеров затрат; уровня рентабельности и прибыльности компании;
- своевременного реагирования на изменения в законодательстве;
- использовать методы планирования прибыли и многое другое.
Именно в этом прослеживается зависимость прибыльности компании от налаженного документооборота.
Рисунок 1 – Зависимость прибыльности компании от налаженного документооборота
Если проанализировать качество документооборота в компании, можно спрогнозировать дальнейшую судьбу последней, то есть либо это будет стремительно развивающаяся компания, либо компания придет в упадок и потерпит крах. Собственно документы, содержащие учетные и отчетные показатели и другую информацию, помогают обеспечивать:
- оперативность, обоснованность и компетентность принимаемых управленческих решений;
- продуктивность их выполнения;
- конкурентоспособность и успешность деятельности компании в целом.
Избежать подобных проблем поможет регламентирование документооборота в компании.
Регламент документооборота – это свод правил, в соответствии с которыми должно происходить движение документов как внутри компании, так и с внешней средой компании. В нем должны быть четко определены: виды документов, пути следования, временные показатели перемещения и обработки документов, а также ответственные лица в организации. Компании могут разрабатывать регламенты с учетом особенностей ведения бизнеса и конкурентоспособности в определенном сегменте рынка. Данные из утвержденного регламента документооборота необходимо закрепить в учетной политике предприятия.
Одним из признаков налаженного документооборота является доступность документа ответственным лицам на любом этапе его движения в компании – от создания и обработки до помещения и хранения в архиве. На определенной стадии развития бизнеса руководители многих компаний принимают верное решение об организации системы электронного документооборота на основании уже созданного и налаженного.
Благодаря такому внедрению появляется возможность оптимизировать работу по сбору, обработке, контролю и безопасному хранению документов всех видов. Наряду с возможностью быстрого поиска документов по любому атрибуту дополнительно обеспечивается регламентированный доступ конкретных, компетентных сотрудников к документации и соблюдение конфиденциальности информации.
Таким образом, в зависимости от того, насколько данный процесс будет эффективный и налаженный, настолько можно будет оптимизировать бизнес-процессы в компании, повысить оперативность взаимодействия с партнерами и бизнеса в целом.
