При проведении ремонтов и обслуживания в процесс документооборота вовлекается множество служб:
- технические службы, которые ведут огромный архив всей нормативной и технической документации, рассчитывают графики ППР, выписывают наряды на работы, ведут учет работ;
- отделы закупок и снабжения, логистики, которые закупают материально-техническое обеспечение для ремонтных служб;
- бухгалтерия и финансово экономические службы, которые планируют затраты на плановые ремонты и техническое обслуживание оборудования, ссылаясь на документы технических служб; формируют бюджеты;
- руководство компании, тесно работающее с бюджетами, составленными финансово-экономическими службами, и документами, отражающими фактические затраты, составленными отделами закупок и логистическими отделами.
Сотрудники каждой из служб используют собственные системы для подготовки документов (1С, MS Word, MS Excel и т.д.), как правило, не взаимосвязанных друг с другом.
В результате документооборот длительный, возникают ошибки, связанные с человеческим фактором, затраты не прозрачны, плановые бюджеты не соответствуют фактическому использованию средств, возникают ситуации простоя оборудования из-за отсутствия необходимых запасов.
Как один из вариантов решения этих проблем в построении документооборота ремонтного обслуживания является внедрение программы «1С:ТОИР». Все документы, создаваемые на базе «1С:ТОИР», можно разделить на четыре крупных блока, которые представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 - Основные документы, создаваемые на базе «1С:ТОИР»
Детальное разбиение функций программы между специалистами конкретных служб предприятия позволяет оптимизировать документооборот.
Также в системе формируются и другие документы:
- обеспечивающие выполнение основной функции программы;
- контроля ремонтов по управлению персоналом (наряд на работу, наряд-допуск для опасных работ, присвоение квалификации и пр.);
- отчеты и справки (анализ эксплуатационной стоимости единицы оборудования, отчеты по видам ресурсов, дефектов, заявкам на ремонт и пр.)
В результате работы системы каждый из пользователей работает только с документами, непосредственно касающихся должностных обязанностей, и тем самым обеспечивает информационной базой своих коллег.
Именно объединение сведений о ремонтах с данными бухгалтерского учета дает возможность:
- настроить комплексный учет оборудования и МТО;
- контролировать показатели работы и состояние оборудования;
- планировать ремонты и обслуживание;
- анализировать эффективность и формировать отчетность.
Материалы по теме:
EFSOL
Системная интеграция. Консалтинг