Обратный звонок RedConnect

Много предприятий сегодня используют электронный архив документов (ЭА). Но каждая из них вкладывает свой смысл в это понятие. Некоторые понимают это как место на диске, где просто хранятся скан-копии оригиналов документов. В отдельных случаях — скан-копии документов, которые привязаны к документам учетной системы. Но в нашем понимании электронный архив — это нечто большее, чем просто хранилище изображений.

Эффект от использования системы ЭА напрямую зависит от того, по какому принципу построен архив и насколько удобно осуществляется взаимодействие пользователя с системой.

В этой статье мы рассмотрим несколько самых распространенных технологий создания и ведения электронного архива и сделаем вывод о том, какая же из них приносит наибольший эффект для бизнеса.

Стоит сделать оговорку: мы не говорим об эффективности в целом, а только об одном из параметров эффективности автоматизированных систем. Когда речь идет об автоматизации бизнес-процессов, то насколько эффективна система, можно судить по количеству выполняемых вручную операций. Очевидно, что чем меньше таких операций, тем система более продуктивна и дает больший бизнес-эффект.

А разве хранилище сканов — не электронный архив?

Бывают случаи, когда электронный архив строится по принципу обычного бумажного архива. Отличие лишь одно — документы разбросаны по папкам и лежат мертвым грузом не в какой-то комнате, а на электронном носителе. Работать с таким архивом, конечно же, удобнее, чем с оригиналами, но лишь не намного.

Сотрудникам при обработке документов, по-прежнему, надо вводить их вручную в учетную систему, а при поиске документов задаваться вопросами: «А тот ли это документ, что я ищу? А в актуальной ли он редакции?»

Но все же окончательно сказать о том, что такой архив не имеет права на жизнь, мы не можем. Безусловно, эффект от работы будет, но только в маленьких компаниях, где документооборот не превышает 100 в месяц.

Сравним количество ручных операций и автоматизированных на примере пачки входящих документов:

Ручные операции
  1. Сортировка документов, разделение на пакеты.
  2. Сканирование документов.
  3. Переименовать скан-копии документов.
  4. Рассортировать документы по папкам.
  5. Создать документ в учетной системе.
  6. Вручную ввести данные со скан-копии.
  7. Провести документ.
Автоматизированные операции
  1. Поиск документа в электронном хранилище.

В таких условиях практически все операции так и остаются ручными. Это отнимает много времени, снижая эффективность работы с архивом.

На уровень выше — сканы имеют связку с документами (бухгалтерскими проводками) учетной системы

Некоторые компании пошли дальше. Тут из транзакций учетной системы можно открыть скан-копию оригинала документа. В таком случае эффективность работы повышается, но много работы приходится, как и раньше, выполнять в ручном режиме, совершать много лишних действий.

Ручные операции
  1. Сортировка документов, разделение на пакеты.
  2. Сканирование документов.
  3. Переименовать скан-копии документов.
  4. Рассортировать документы по папкам.
  5. Создать документ в учетной системе.
  6. Вручную ввести данные со скан-копии.
  7. Прикрепить скан-копию к документу учетной системы.
  8. Провести документ.
Автоматизированные операции
  1. Быстрый поиск документа в учетной системе.
  2. Открыть скан-копию из транзакции учетной системы.

Как и в предыдущем случае, большинство операций производится вручную. Небольшое преимущество появляется лишь на этапе поиска электронной скан-копии. Найти документ в учетной системе — задача несложная, а уже потом открыть скан из транзакции — не занимает много времени.

Также стоит отметить тот факт, что в таких условиях работы с архивом, операции строятся последовательно. То есть только закончив работу с одним документом, можно переходить к следующему и выполнять те же действия.

Эффект от такого электронного архива выше, чем в предыдущем случае, но не настолько высокий, как мог бы быть.

Электронный архив как часть системы электронного документооборота

В погоне за повышением эффективности работы с электронными копиями документов, за автоматизацией документооборота были созданы комплексные решения — системы электронного документооборота (СЭД). ЭА представляет собой некую подсистему, часть СЭД, интегрированную с учетной системой. Такой подход к автоматизации архивов качественно отличается от двух предыдущих.

Функциональные возможности таких решений очень широки, поэтому описывать их мы не будем. Вместо этого мы приведем перечень основных задач, которые ЭА призван решить:

  • Оперативное реагирование на запросы государственных уполномоченных органов с требованием предоставить документы (налоговые органы, внебюджетные фонды и т.д.), а также внутренним контролерам.
  • Контроль своевременного предоставления контрагентами входящей финансово-первичной документации (ФПД) и правильности ее оформления.
  • Снижение востребованности бумажных оригиналов с возможностью вывоза бумажного архива в удаленное защищенное хранилище и др.

Эффективность ЭА гораздо выше в сравнении с остальными методами ведения электронного архива. Поэтому мы подробнее опишем данную технологию и расскажем, почему же работать с автоматизированными системами действительно продуктивно.

В первую очередь отметим, что электронный архив подразумевает под собой не только хранение документов, но и наполнение этого архива. На рисунке 1 изображена схема автоматизированного ввода документов в архив.

На сканирование подается пачка документов, которые можно не сортировать. Со сканера документы отправляются в интеллектуальную систему распознавания, которая сама определяет вид документа, его атрибуты и сама знает, где закончился один документ и начался следующий.

Рисунок 1 — Процесс ввода документов в ЭА

На каждом предприятии процесс работы с документами имеет свои особенности. И даже на одном предприятии может существовать несколько сценариев работы с одним и тем же документом. Поэтому мы рассмотрим только один из возможных сценариев, чтобы продемонстрировать какое место электронный архив занимает на участке документооборота.

Рисунок 2 — Сценарий работы со входящими документами

Опишем приведенный сценарий поэтапно:

1
Поступают входящие/исходящие первичные документы.
2
Функциональные отделы принимают товары и документы. Передают документы сотруднику, ответственному за сканирование.
3
ФПД сканируются в едином потоке.
4
Система OCR/Data Capture автоматически ориентирует страницы, находит начало документа и конец (автоматическое разделение на документы), распознает, извлекает атрибуты, формирует изображение с оптимальными соотношением размер файла/качество, формирует структурированные данные из этого документа (вид документа, номер, дата, реквизиты контрагента/организации, табличная часть: номенклатура, единицы измерения, цена, количество, сумма, НДС; и т.д.)
5
Данные передаются в систему ЭА, автоматически создается атрибутированная карточка, прикрепляется скан-образ.
6
Бухгалтер получает уведомление о поступлении нового документа.
7
Бухгалтер заходит в систему ЭА и при нажатии кнопки, структурированные данные документа перегружаются в учетную систему, где автоматически создается нужный документ УС, готовый к проведению.

Количество ручных операций сокращено до минимума. Все процессы выполняются автоматически, оставляя за сотрудниками лишь функцию контроля.

Как мы уже и говорили, снижая количество ручных операций, повышается эффективность работы с электронным архивом.

Системы потокового ввода приносят наибольший бизнес-эффект для предприятия при работе с электронными копиями документов.

В чем же кроется эффективность электронных архивов

Какую же систему можно назвать самой эффективной? Эффективной системой можно считать ту, которая будет решать задачи вашего бизнеса, сокращая всевозможные убытки. Для предприятий с малым документооборотом достаточно будет и простого структурированного хранилища сканов. При этом такой архив будет приносить свой бизнес-эффект и решать поставленные задачи. Но если у вас требования шире, чем просто хранить электронные копии документов, то нужно задумываться о внедрении комплексного решения, которое позволит максимально автоматизировать документооборот предприятия.

ЭА как комплексное решение просто необходимо компаниям с большим документооборотом, с территориально распределенными филиалами, предприятиям, которым приходиться часто сдавать налоговые и другие отчетности.

Внедрение системы Электронного архива требует участия группы
квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов. Сотрудники
компании EFSOL являются экспертами в области внедрения Электронного архива.

Оставьте заявку и мы обсудим Ваши задачи!


EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Внедрение электронных архивов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ