Автоматизация учета и разработка механизма расчета себестоимости на примере производственного предприятия

На платформе «1С:Предприятие» разработано множество отраслевых и специализированных решений, которые ориентируются на специфику бизнеса. Тем не менее, часто возникают ситуации, когда типового функционала системы не достаточно для удовлетворения всех потребностей и задач бизнеса. Модификация (кастомизация) программного комплекса под задачи бизнеса порой необходима не только крупным холдингам, но и малым предприятиям. Как понять, что вам необходима индивидуальная настройка системы?

• для ведения учета используются сторонние средства (Excel и т.д.);
• сотрудникам сложно работать с программой и выполняется большое количество излишних операций;
• программа давно используется, но изначально не была настроена под задачи бизнеса — недостоверная управленческая отчетность;
• необходимо добавить новые печатные формы или создать новые документы;
• предприятие развивается, расширяется штат, появляются новые бизнес-процессы, которые ранее не были предусмотрены в системе;
• программа работает медленно, возникают ошибки и сбои в работе функционала;
• необходимо сократить издержки и упростить процесс управления всей компанией.

Для решения подобных задач приходится дорабатывать, а иногда и внедрять новые прикладные решения. В данной статье мы расскажем о том, как команда наших специалистов автоматизировала производственный учет и разрабатывала механизм расчета себестоимости выпуска готовой продукции.

О Заказчике

Предприятие клиента работает в сфере производства сантехники, предлагая рынку широкий ассортимент мебели для ванных комнат и ванн из минерального литья. В связи со спецификой производства необходимо было внести изменения в учетную систему («1С:Управление небольшой фирмой») таким образом, чтобы восполнить недостающий функционал и адаптировать существующие механизмы под потребности бизнеса. При этом ключевое требование к кастомизации — минимальные изменения типового функционала для упрощения дальнейшего обслуживания и развития системы.

Что нужно бизнесу:

• достоверные данные о ресурсах предприятия, результатах деятельности;
• учетная система должна отвечать реалиям бизнеса;

Чего не хватало в системе?

По результатам обследования бизнес-процессов компании было выявлено, что в системе отсутствуют механизмы:

• хранения данных по номенклатуре, которую необходимо изготовить, и механизм формирования документов «Заказ на производство»;
• предотвращения возникновения отрицательных остатков при проведении документов в прошедшем периоде;
• идентификации переделов в процессе выпуска готовой продукции;
• получения оперативной информации об остатках материалов на производстве, которые были перемещены сверх потребности и являются т.н. «свободными остатками»;
• упрощения передачи (перемещения) материалов, у которых отличаются единицы хранения и единицы измерения.

Стоит также упомянуть о том, что компания уже обращалась с этой задачей к другому Исполнителю. Однако работы были выполнены некачественно и в учетной системе стали одна за другой возникать критические ошибки, которые не позволяли корректно вести учет. Поэтому у Заказчика возникла острая необходимость в повторном внедрении системы 1С.

Выявлены следующие проблемы:

• реализован лишний механизм резервирования материалов под конкретные производственные операции, который усложняет работу операторов. Согласно его логике, под каждый выпуск продукции может использоваться только зарезервированный материал. В реальных ситуациях материал используется без учета резерва;
• оборотно-сальдовая ведомость не показывает реальные цифры в разрезе счетов учета. Нетиповые документы, созданные для отражения производственных операций, делают неверные движения, что искажает аналитическую отчетность;
• при выполнении операций в прошедшем периоде есть возможность списать больше материала/товара, чем было на тот момент, но не больше чем есть сейчас. Искажаются данные по реальным остаткам на момент времени – материально-ответственные лица могут нести ответственность за недостачу по данным операциям на конец периода;
• не рассчитывается себестоимость выпуска продукции.

Решение задачи

Первый шаг к автоматизации предприятия — проведение обследования: изучение бизнес-процессов, анализ учетной системы и механизмов работы и др.

В результате обследования был определен перечень выполняемых работ и намечено два сценария реализации проекта.

Сценарий 1. Реструктуризация текущей конфигурации.

Рисунок 1 — Мероприятия по выполнению сценария №1

Сценарий 2. Модификация типовой конфигурации.

Рисунок 2 — Мероприятия по выполнению сценария №2

В результате сравнения был выбран второй вариант, так как он позволял максимально полно выполнить поставленные задачи, а также принести больший бизнес-эффект для Заказчика:

• Упростить работу сотрудников в учетной системе за счет исключения излишних процедур и механизмов. Производственные бизнес-процессы обрели универсальную логику.
• Минимизировать затраты на поддержку и развитие системы. За счет своевременного обновления типовой конфигурации можно расширить функционал системы.
• Оперативно анализировать данные и принимать решения за счет получения прозрачных и корректных данных управленческого учета.

Произведенные доработки

Модификация коснулась трех основных подсистем: Продажи, Закупки, Производство. Изменения были внесены в соответствии с требованиями, заявленными Заказчиком и обнаруженными во время обследования предприятия.

• Реализовано заполнение заказов на производство одной кнопкой. Благодаря такой автоматизации человеческий фактор исключается, а значит — и ошибки, связанные с ним. Поэтому заказы клиентов изготавливаются вовремя, а любые потери связанные с несоблюдением условий договора даже не возникают. Также благодаря упрощению работы сотрудника сокращаются временные и финансовые затраты.
• Осуществляется контроль остатков, что позволяет минимизировать склад. «Незавершенка» исключается. Ресурсы предприятия используются рационально.
• За счет исключения человеческого фактора также удалось оптимизировать и складские операции. Ошибки типа «не додал сырья», «ошибся» могут привести к тому, что продукция просто не выпускается. В текущей системе данная проблема решена.
• Предотвращены простои в производстве. Благодаря оперативному отслеживанию минимальных остатков, на производстве не возникает нехватка продукции.

Рисунок 3 — Пример отчета «Минимальные остатки»

Результат проекта

Результатом проекта стало решение самой важной и первоочередной проблемы Заказчика — исправлен механизм расчета себестоимости с учетом нетиповых аналитик. Доработки и исправления внесены в рабочую конфигурацию клиента и находятся в промышленной эксплуатации.