Создание корпоративной электронной почты: свой сервер или сервис?

Одним из важных аспектов коммуникации между участниками бизнеса является электронная почта. Это очень удобный способ обмена сообщениями, иногда документами и файлами, а также важная часть бизнес-процессов любой компании.

Варианты создания корпоративной почты

На сегодняшний день существует большое количество вариантов решения вопроса организации платформы для обмена сообщениями, все они сосредоточены на решении бизнес-задач заказчика по предоставлению сервиса обмена электронными сообщениями. Такими вариантами могут быть:

  • собственный сервер электронной почты
  • аренда почтового сервера (SaaS)
  • аренда MS Exchange (SaaS)

Мы выносим аренду сервера Exchange в отдельный пункт, поскольку данный программный продукт является не только сервером электронной почты, но и целой платформой для унифицированных коммуникаций, которая позволяет автоматизировать практически все средства коммуникаций и планирования в одном интерфейсе.

Рассмотрим каждый из вариантов организации сервиса электронной почты.

Собственный сервер электронной почты

Чтобы создать собственный почтовый сервер, необходимо приобрести дорогостоящее оборудование и программное обеспечение для реализации платформы (возможно использовать и бесплатное ПО), а также иметь в распоряжении квалифицированных специалистов, способных развернуть (внедрить) и поддерживать платформу в надлежащем состоянии. Кроме того, должна быть организована инфраструктура - место для размещения сервера, бесперебойное электропитание, а также надежный интернет-канал. И даже если все эти пункты выполнены, дальше скорее обычно начинается борьба со спамом или, наоборот, чрезмерным спам-фильтром, который не пропускает безопасные письма.

Выбор варианта создания собственного корпоративного почтового сервера имеет высокие капитальные затраты на оборудование и ПО, но относительно небольшие операционные затраты на содержания почтового сервера.

Аренда почтового сервера

Такие услуги предоставляют большое количество сервис-провайдеров. Все они представляют из себя сервис, в котором заказчику предоставляют доступ в веб-интерфейс для настройки сервера почты: заведение пользовательских учетных записей, настройки рассылок, переадресаций и тому подобное. Самые распространенные и популярные из таких сервисов Yandex.Почта и Gmail для бизнеса (G Suite). Сервисы сами по себе удобные в использовании и доступны для широкого круга пользователей, но в каждом из них есть свои недостатки. Например, даже у гигантов этого бизнеса есть проблемы: у Yandex.Почты довольно часто падают smtp-, imap-серверы, а адреса Google вносит в черный список Роскомнадзор.

Аренда сервера Exchange

Как мы уже говорили выше, платформа Exchange - это платформа унифицированных коммуникаций, которая включает в себя:

  • Почтовый сервис корпоративного уровня, а именно:
    • общий календарь;
    • общие задачи;
    • общие папка;
    • гибкие правила маршрутизации и обработки почтовых сообщений.
  • Профессиональную систему защиты от спама и вирусов.
  • Встроенную систему DLP – автоматическую систему предотвращения утечки данных, которая анализирует содержание писем и реагирует по установленным заранее правилам (блокирование отправки и/или уведомление ответственного о нарушении периметра безопасности).
  • Outlook-подобный веб-интерфейс.
  • Возможность совместной работы с документами (WebApps, с интеграцией с SharePoint).
  • Возможность интеграции с системой Skype For Bussiness.
  • Общую адресную книгу.

Несмотря на всю сложность системы, провайдеров таких систем также достаточно много, в том числе и нативный для этого программного продукта вендор Microsoft предоставляет этот сервис в облаке - программный продукт Office 365. Правда решение от Microsoft также не защищено от блокировки Роскомнадзором, к тому же, имеет довольно высокий ценник на российском рынке.

Что выгоднее - создание собственного сервера Exchange или аренда в облаке?

Таблица 1 - Сравнение экономической целесообразности приобретения собственного сервера почты MS Exchange c арендой в облаке EFSOL

Собственное владение сервером почты (расчет на 30 пользователей) Расходы на аренду сервера Exchange (расчет на 30 пользователей)
Обслуживание сервера 5000 р. Расходы на сервер и обслуживание в месяц 12000 р.
Расходы на электроэнергию 1000 р. Расходы на электроэнергию 0
Покупка оборудования (Xeon E3-1220 3.5GHz, 32Gb RAM, 2x240Gb SSD, 2x1Tb SATA, APC) 150000 р. Покупка оборудования 0
Лицензии WIndows Server Лицензии на подключение Cal 119000 р. Лицензии WIndows Server Лицензии на подключение Cal Включено в тариф
Лицензии на Exchange 260000 р. Лицензии на Exchange Включено в тариф
Работы по настройке 30000 р. Работы по настройке Включено в тариф
Итого, затраты в месяц 6000 р. Итого, затраты в месяц 12000 р.
Итого, затраты единоразово 559000 р. Итого, затраты единоразово 0
Разница в стоимости ежемесячных затрат 6000 р.
Срок рентабельности покупки сервера 93,2 месяца

Наша компания представляет два варианта размещения корпоративных почтовых систем на базе Exchange:

Оба решения используют отказоустойчивую платформу, позволяющую предоставить финансовые гарантии доступности услуги на уровне 99,98% SLA. Отличием защищенной почты в Израиле от аналога в РФ будут возможность экстренного отключения сервиса самим заказчиком, а также минимальный риск изъятия информации.

Выводы

Таблица 2 - Сравнение вариантов создания корпоративного почтового сервиса

Характеристика Собственный почтовый сервер Облачная почта (Yandex.Почта, G Suite) Аренда MS Exchange
Отказоустойчивость системы По-умолчанию нет Высокая Высокая
Надежность хранения данных Низкая Высокая Высокая
Доступность сервиса на территории РФ Высокая Низкая Высокая
Техническая поддержка 24/7 По-умолчанию
нет
Нет / платная Да
Шифрование данных Нет Нет Да
Капитальные затраты Высокие Низкие Низкие
Операционные затраты Низкие Высокие Средние

На рынке представлено большое количество вариантов организации платформы для системы электронной почты и нужно учитывать все особенности своих бизнес-процессов, потребностей и пожеланий к работе сервиса.

Так, например, почта Google и Yandex подойдет компаниям, которые готовы взять на себя ряд технических вопросов, при этом сэкономить на ежемесячной оплате и получить достаточно дешевое хранилище почты с хорошей защитой от спама.

Тем же компаниям, которые готовы вложить существенные средства и отказаться от оперативных затрат, рекомендуется приобретение собственного сервера.

Для получения максимального функционала без больших капитальных затрат рекомендуется выбирать размещение корпоративной почты в облаке EFSOL

Аватар EFSOL

EFSOL Системная интеграция. Консалтинг

Заказ демонстрации по продукту

Электронная почта для бизнеса

обязательные поля
*
Фамилия, имя, отчество:

Как к Вам обращаться?

 
  
Название организации:

Нужно нашим специалистам

 
  
Ваш E-mail адрес:

Необходим для обратной связи и оповещений

 
*
Ваш номер телефона:

Введите код и номер телефона

 
* Антиробот:
Введите ответ

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!
нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных