Одним из важных аспектов коммуникации между участниками бизнеса является электронная почта. Это очень удобный способ обмена сообщениями, иногда документами и файлами, а также важная часть бизнес-процессов любой компании.
Варианты создания корпоративной почты
На сегодняшний день существует большое количество вариантов решения вопроса организации платформы для обмена сообщениями, все они сосредоточены на решении бизнес-задач заказчика по предоставлению сервиса обмена электронными сообщениями. Такими вариантами могут быть:
- собственный сервер электронной почты
- аренда почтового сервера (SaaS)
- аренда MS Exchange (SaaS)
Мы выносим аренду сервера Exchange в отдельный пункт, поскольку данный программный продукт является не только сервером электронной почты, но и целой платформой для унифицированных коммуникаций, которая позволяет автоматизировать практически все средства коммуникаций и планирования в одном интерфейсе.
Рассмотрим каждый из вариантов организации сервиса электронной почты.
Собственный сервер электронной почты
Чтобы создать собственный почтовый сервер, необходимо приобрести дорогостоящее оборудование и программное обеспечение для реализации платформы (возможно использовать и бесплатное ПО), а также иметь в распоряжении квалифицированных специалистов, способных развернуть (внедрить) и поддерживать платформу в надлежащем состоянии. Кроме того, должна быть организована инфраструктура - место для размещения сервера, бесперебойное электропитание, а также надежный интернет-канал. И даже если все эти пункты выполнены, дальше скорее обычно начинается борьба со спамом или, наоборот, чрезмерным спам-фильтром, который не пропускает безопасные письма.
Выбор варианта создания собственного корпоративного почтового сервера имеет высокие капитальные затраты на оборудование и ПО, но относительно небольшие операционные затраты на содержания почтового сервера.
Аренда почтового сервера
Такие услуги предоставляют большое количество сервис-провайдеров. Все они представляют из себя сервис, в котором заказчику предоставляют доступ в веб-интерфейс для настройки сервера почты: заведение пользовательских учетных записей, настройки рассылок, переадресаций и тому подобное. Самые распространенные и популярные из таких сервисов Yandex.Почта и Gmail для бизнеса (G Suite). Сервисы сами по себе удобные в использовании и доступны для широкого круга пользователей, но в каждом из них есть свои недостатки. Например, даже у гигантов этого бизнеса есть проблемы: у Yandex.Почты довольно часто падают smtp-, imap-серверы, а адреса Google вносит в черный список Роскомнадзор.
Аренда сервера Exchange
Как мы уже говорили выше, платформа Exchange - это платформа унифицированных коммуникаций, которая включает в себя:
-
Почтовый сервис корпоративного уровня, а именно:
- общий календарь;
- общие задачи;
- общие папка;
- гибкие правила маршрутизации и обработки почтовых сообщений.
- Профессиональную систему защиты от спама и вирусов.
- Встроенную систему DLP – автоматическую систему предотвращения утечки данных, которая анализирует содержание писем и реагирует по установленным заранее правилам (блокирование отправки и/или уведомление ответственного о нарушении периметра безопасности).
- Outlook-подобный веб-интерфейс.
- Возможность совместной работы с документами (WebApps, с интеграцией с SharePoint).
- Возможность интеграции с системой Skype For Bussiness.
- Общую адресную книгу.
Несмотря на всю сложность системы, провайдеров таких систем также достаточно много, в том числе и нативный для этого программного продукта вендор Microsoft предоставляет этот сервис в облаке - программный продукт Office 365. Правда решение от Microsoft также не защищено от блокировки Роскомнадзором, к тому же, имеет довольно высокий ценник на российском рынке.
Что выгоднее - создание собственного сервера Exchange или аренда в облаке?
Таблица 1 - Сравнение экономической целесообразности приобретения собственного сервера почты MS Exchange c арендой в облаке EFSOL
| Собственное владение сервером почты (расчет на 30 пользователей) | Расходы на аренду сервера Exchange (расчет на 30 пользователей) | ||
| Обслуживание сервера | 5000 р. | Расходы на сервер и обслуживание в месяц | 12000 р. |
| Расходы на электроэнергию | 1000 р. | Расходы на электроэнергию | 0 |
| Покупка оборудования (Xeon E3-1220 3.5GHz, 32Gb RAM, 2x240Gb SSD, 2x1Tb SATA, APC) | 150000 р. | Покупка оборудования | 0 |
| Лицензии WIndows Server Лицензии на подключение Cal | 119000 р. | Лицензии WIndows Server Лицензии на подключение Cal | Включено в тариф |
| Лицензии на Exchange | 260000 р. | Лицензии на Exchange | Включено в тариф |
| Работы по настройке | 30000 р. | Работы по настройке | Включено в тариф |
| Итого, затраты в месяц | 6000 р. | Итого, затраты в месяц | 12000 р. |
| Итого, затраты единоразово | 559000 р. | Итого, затраты единоразово | 0 |
| Разница в стоимости ежемесячных затрат | 6000 р. | ||
| Срок рентабельности покупки сервера | 93,2 месяца | ||
Наша компания представляет два варианта размещения корпоративных почтовых систем на базе Exchange:
- Облачная почта Exchange в одном из крупнейших дата-центров Tier III в Москве
- Защищенная почта на базе Exchange в закрытом дата-центре Tier III в Израиле
Оба решения используют отказоустойчивую платформу, позволяющую предоставить финансовые гарантии доступности услуги на уровне 99,98% SLA. Отличием защищенной почты в Израиле от аналога в РФ будут возможность экстренного отключения сервиса самим заказчиком, а также минимальный риск изъятия информации.
Выводы
Таблица 2 - Сравнение вариантов создания корпоративного почтового сервиса
| Характеристика | Собственный почтовый сервер | Облачная почта (Yandex.Почта, G Suite) | Аренда MS Exchange |
| Отказоустойчивость системы | По-умолчанию нет | Высокая | Высокая |
| Надежность хранения данных | Низкая | Высокая | Высокая |
| Доступность сервиса на территории РФ | Высокая | Низкая | Высокая |
| Техническая поддержка 24/7 |
По-умолчанию нет |
Нет / платная | Да |
| Шифрование данных | Нет | Нет | Да |
| Капитальные затраты | Высокие | Низкие | Низкие |
| Операционные затраты | Низкие | Высокие | Средние |
На рынке представлено большое количество вариантов организации платформы для системы электронной почты и нужно учитывать все особенности своих бизнес-процессов, потребностей и пожеланий к работе сервиса.
Так, например, почта Google и Yandex подойдет компаниям, которые готовы взять на себя ряд технических вопросов, при этом сэкономить на ежемесячной оплате и получить достаточно дешевое хранилище почты с хорошей защитой от спама.
Тем же компаниям, которые готовы вложить существенные средства и отказаться от оперативных затрат, рекомендуется приобретение собственного сервера.
Для получения максимального функционала без больших капитальных затрат рекомендуется выбирать размещение корпоративной почты в облаке EFSOL
EFSOL