Необходимость ведения бухгалтерского учета государством объясняется пользой для самих собственников бизнеса, хотя мнение последних существенно отличается. Как бы там ни было, ведение бухгалтерии — неотъемлемая часть осуществления предпринимательской деятельности. Игнорировать ее не получится, остается лишь определиться с наиболее подходящим способом ее реализации. К счастью, в этом никто не ограничен.
Вы можете прибегнуть к услугам аутсорсеров, заключить договор с приходящим бухгалтером, нанять сотрудника в штат или воспользоваться сервисом — все зависит от индивидуальных особенностей бизнеса и от ваших личных предпочтений. Мы же поможем вам их осознать.
Итак, какие есть варианты?
Аутсорсинговая бухгалтерия
Начать хотелось бы с уточнения важного момента:
Следует отличать аутсорсинговую бухгалтерию от схожих услуг. Так, предоставление бухгалтерских услуг физическим лицом удаленно не является бухгалтерским аутсорсингом. Это фриланс, внештатная бухгалтерия, что угодно, но никак не аутсорсинг.
Для понимания, о же чем идет речь, приведем пример (реальная ситуация, изложенная в одном из сообществ на Фейсбуке).
ИП обратился к, как он считал, бухгалтеру-аутсорсеру для подготовки необходимых платежек. Узкая задача, для выполнения которой нанимать штатного сотрудника просто нецелесообразно. Работа была выполнена, данные переданы в налоговую. Но через некоторое время клиент узнает о блокировке денежных средств и начислении пеней за неуплату. Оказывается, платежки были сформированы не все.
В связи с этим у клиента возникает логичный вопрос: должен ли был бухгалтер перепроверить оплату (прошла ли она, все ли необходимые документы были подготовлены) или его обязанности ограничиваются подготовкой необходимых бумаг?
Что думает по этому поводу сам бухгалтер? “У меня нет времени листать переписку и смотреть, какие платежки я Вам присылала”. Договор был выполнен, а значит все возникающие после этого претензии бывшего исполнителя не касаются. Вот такой подход. При этом случай далеко не единичный. Изучив комментарии к публикации автора, становится понятно, что и другие бухгалтеры-аутсорсеры поддерживают свою коллегу.
“… подрядчик — это не ваша няня. — пишет другой главбух с 25-ти летним стажем, работающий на аутсорсе. — Следить за каждым вашим шагом он не будет. Тем более — через несколько месяцев после расторжения договора”.
Начитавшись таких комментариев вы можете подумать, что аутсорсинговая бухгалтерия — это вселенское зло. Но это не так. Вы просто еще не работали с аутсорсером.
“Специалист”, описанный в данной ситуации — это обычный бухгалтер, ушедший на фриланс. Если по форме его услуги являются аутсорсинговыми (так как предоставляются удаленно, без личного присутствия в офисе заказчика), то по содержанию больше напоминают деятельность приходящего бухгалтера или другими словами просто внештатного бухгалтера.
В чем же существенное отличие от аутсорсинга бухгалтерских услуг?
Важным отличием от аутсорсинговых компаний является то, что в данном случае бухгалтерские услуги предоставляются физическим лицом, у которого нет собственной инфраструктуры. А значит именно предпринимателю придется создавать все необходимое для выполнения бухгалтером своих функций (а это не так уж и дешево).
Вдобавок, наш “аутсорсинговый бухгалтер” это один человек, ошибка которого отразится на его же заработке. Поэтому он либо старается не допускать ошибок в своей работе, либо искать всевозможные пути ухода от ответственности.
Вернемся к сложившейся ситуации. Можно ли наказать виновника?
В первую очередь стоит разобраться, существовал ли договор. В случае отрицательного ответа, все ясно и без объяснений. В противоположном варианте все не так однозначно. Для того, чтобы бухгалтер ответил за свою ошибку нужно в первую очередь доказать, что это именно его оплошность. Использовали ли вы при общении с вашим бухгалтером каналы связи, позволяющие идентифицировать вашего собеседника? Есть ли возможность доказать, что договором предусматривалась подготовка n-количества документов, а бухгалтер подготовил лишь их часть? Если все это есть, переходим к следующему — можно ли привлечь к ответственности? Для этого такая возможность должна быть прямо предусмотрена в договоре. В противном действия бухгалтера останутся безнаказанными.
Что нужно, чтобы этого не происходило?
Проблемы, по типу описанных выше, возникают главным образом из-за непродуманности договора на предоставление услуг. Чтобы быть уверенным, что в случае ошибки бухгалтера последний компенсирует причиненный им ущерб, необходимо тщательно проработать раздел об ответственности сторон. Кто, в каком случае и в каких пределах несет ответственность, есть ли сроки давности. Также в договоре следует четко прописать предмет договора — какой объем работ и в какие сроки должен быть выполнен. Так в последствии будет проще определить сферы ответственности.
Когда мы разобрались с существующим недопониманием, давайте наконец выясним, что собой представляют аутсорсинговые компании и кому они пригодятся.
Компании, предоставляющие аутсорсинговые бухгалтерские услуги
Уже из самого определения следует, что это компании, располагающие целым штатом специалистов. Таким образом, бухгалтерским обслуживанием вашего бизнеса могут заниматься сразу несколько узкопрофильных сотрудников (специалист по расчету заработной платы, бухгалтер по налоговым обязательствам и др.). Поэтому вне зависимости от объема работ по вашей компании вы можете быть уверены в положительном результате.
Тем не менее, все мы люди и можем допускать ошибки. В этом случае за них отвечает не конкретный бухгалтер, а вся компания.
Почему вы можете быть уверены в том, что вас не “кинут”?
Для этого есть ряд причин:
- репутация — аутсорсинговые компании дорожат своим имиджем, поэтому все возникающие проблемы решаются с наилучшим исходом для клиента;
- разделение ответственности — в договоре на предоставление бухгалтерских услуг всегда четко прописано, в каких случаях компания отвечает перед государством, а в каких — освобождается от ответственности (к примеру, в случае не предоставления заказчиком первичной документации за истекший отчетный период в установленные сроки исполнитель не несет ответственности за несвоевременную сдачу отчетности);
- страховка — аутсорсинговые компании заключают договора страхования профессиональной ответственности, которые предполагают возмещение убытков за вред, нанесенный заказчику, при осуществлении бухгалтерской деятельности. Это значит, что за ошибки своих сотрудников компания платит не “со своего кармана”, все убытки компенсируются в рамках страховки.
Помимо этого аутсорсинговые компании располагают собственной развитой CRM-системой, позволяющей оперативно и качественно осуществлять важные бизнес-процессы компании-заказчика (наличие мобильного приложения, доступ в облачные базы и сервисы, в т.ч. доступ к электронному документообороту, который в других вариантах ведения бухгалтерии оплачивает сам заказчик).
Кому подойдет ведение бухгалтерии аутсорсинговой компанией?
Бизнесам, которые ищут возможность полного делегирования бухгалтерских функций, без необходимости осуществления постоянного контроля. Предпринимателям, которые нуждаются в бухгалтерском обслуживании по приемлемой цене без сопутствующих рисков для компании.
Бухгалтер, работающий по трудовому договору
Основной плюс здесь конечно же в том, что такой бухгалтер всегда под рукой. Его в любой момент можно вызвать к себе для обсуждения любых рабочих моментов. А значит, это позволяет постоянно контролировать процесс ведения бухгалтерии. Если вы человек консервативных взглядов и привыкли решать все исключительно путём беседы тет-а-тет, тогда этот вариант именно для вас.
Вместе с тем вам придётся принять и ряд негативных моментов, связанных с ведением бухгалтерии штатным сотрудником:
- финансовый аспект — это самый финансово затратный способ ведения бухгалтерии (затраты на заработную плату, налоги на сотрудника, содержание программного обеспечения, организацию рабочего места).
- человеческий фактор — бухгалтер может болеть, уходить в отпуск, брать отгул, могут меняться требования по увеличению заработной платы. В случае увольнения нужно будет уделить немало времени подбору нового сотрудника.
- ограниченная ответственность. Если ошибка вашего бухгалтера повлечет за собой финансовую и другую ответственность компании, то в большинстве случаев он отвечать за это не будет. Это возможно лишь тогда, когда условие о полной материальной ответственности прямо предусмотрено трудовым договором, заключенным с бухгалтером. В противном случае, ответственность ограничится среднемесячным заработком виновника. Также существует субсидиарная ответственность бухгалтера в случае банкротства. Вот только применяется она лишь при условии, что вина бухгалтера в финансовой несостоятельности компании доказана.
Кому подойдет ведение бухгалтерии штатным бухгалтером?
Предпринимателям, которым прежде всего важно личное общение со специалистом и которые готовы ради этого смириться с некоторыми рисками, связанными с ответственностью бухгалтера, а также понести бОльшие финансовые затраты на его содержание.
Приходящий бухгалтер
Это вариант для тех, у которого необходимость в бухгалтере является периодической или в других случаях, когда объем работ небольшой. Соответственно стоимость услуг будет невысокой. Плюс ко всему у вас снова-таки есть возможность лично контактировать с бухгалтером в вашем офисе.
Тем не менее, практика показывает, что ведение бухгалтерии приходящим бухгалтером — очень рискованный шаг. Работу такого сотрудника нужно постоянно контролировать и проверять, для чего нужен специалист. Помимо этого, велики риски разглашения коммерческой тайны, а также ухода бухгалтера от ответственности за свои ошибки.
Кому подойдет ведение бухгалтерии приходящим бухгалтером?
Частным предпринимателям с небольшим объемом работ, предпочитающим личное общение с бухгалтером. Желательно лишь для тех, у кого есть кандидат на эту должность, с которым имеются доверительные отношения.
Бухгалтерские сервисы
Отличный вариант для продвинутых предпринимателей. Позволяет самостоятельно вести бухгалтерию при помощи автоматизированных сервисов. Наилучшим образом подходит для тех, кто на “ты” с технологиями. Тем не менее не все происходит автоматически и, не смотря на наличие подсказок в самой системе, вам, возможно, придется разбираться в основах бухгалтерского учета. Если вы такими знаниями не располагаете, то понадобится нанять специалиста, который станет “переводчиком” при вашем общении с сервисами. Для юридических лиц это требование становится обязательным.
Также есть другой вариант. Владельцы сервисов предлагают дополнительно воспользоваться командой готовых специалистов. Таким образом, простые вопросы вы решаете с помощью автоматизированной системы, а все остальное — регулируется благодаря работе с аутсорсинговой бухгалтерской компанией. При этом это обойдется дешевле, чем платить отдельно за сервисы и за команду аутсорсинговых бухгалтеров.
Кому подойдет ведение бухгалтерии при помощи бухгалтерских сервисов?
Предпринимателям, которые имеют опыт заполнения простых бухгалтерских документов и умеют работать на компьютере. Бизнесмены, которые готовы непосредственно участвовать в ведении бухучета путем внесения необходимых данных в систему.
Теперь вы знаете о всех существующих способах ведения бухгалтерии, о их преимуществах для тех или иных моделей бизнеса. Вам остается лишь определиться с вариантом, который подходит именно вам. Желаем принять правильное решение!
