Процесс сопоставления фактических результатов деятельности с плановыми или прогнозными, анализ отклонений и внесение необходимых корректировок в теории бюджетирования называется бюджетный контроль.
Эта статья поможет ответить на вопросы:
Как анализировать данные и искать отклонения?
Что делать с найденными отклонениями?
Для специалистов финансовой службы, которые:
- работают с бюджетными моделями (набором форм бюджетов) в Microsoft Excel или 1С;
- планируют свою финансовую деятельность;
- собирают фактические данные и строят прогнозы.
Основной задачей бюджетного контроля является работа с существенными отклонениями. Отклонения существенны, если их искажения или пропуск могут повлиять на решение пользователя отчетности.
В рамках задачи бюджетного контроля выделяют следующие этапы работы с отклонениями:
Автоматизация бюджетирования и бюджетного контроля возможна на следующих конфигурациях:
- 1С:Управление холдингом
- 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация
- Программных продуктах линейки БИТ.ФИНАНС
Выявление отклонения в данных бюджетов
Важно найти статьи и показатели, в значениях которых есть отклонения в данных по сценариям план, факт, прогноз. Данные нужно сформировать как в разрезе статей/показателей, так и в разрезе аналитик. Очень часто держатели статей/показателей пренебрегают аналитиками, что приводит к несущественным отклонениям в рамках бюджетной модели, но существенным в рамках статьи.
Отклонения от бюджета бывают благоприятными и неблагоприятными.
Благоприятными называют отклонения, при которых фактический доход превышает запланированный, а фактические расходы меньше плановых, с сохранением соответствующего качества услуги/продукции.
Неблагоприятными считаются отклонения, в которых фактический доход меньше, чем запланированный, а фактические расходы больше плановых.
В зависимости от причин возникновения, отклонения разделяются на:
- обусловленные планированием;
- обусловленные деятельностью.
Изображение 1 – Схема анализа отклонений фактических и плановых показателей
Отклонения обусловленные планированием связаны с ошибками, допущенными при составлении прогнозов, определением функций расходов и доходов, калькуляции плановой себестоимости, аргументации цен и т.д.
Отклонения впоследствии деятельности есть результатом действий персонала или некоторых непредвиденных обстоятельств в деятельности предприятия.
Выявить отклонения в 1С позволяют отчеты по бюджетам. Основная задача отчета – вывести данные по различным сценариям (план, факт, прогноз) и показать относительное и абсолютное отклонение в разрезе аналитик статей бюджета.
Примеры отчетов по бюджетам
Изображение 2 – Отчет по бюджету в 1C:ERP или 1С:Комплексная автоматизация
Изображение 3 – Отчет по бюджету в 1С:Управление холдингом
Изображение 4 – Отчет по бюджету в БИТ.ФИНАНС
Принцип работы отчетов во всех системах един. Форма отчета (столбцы, строки) и оформление задается администратором в режиме «Пользователь».
Анализ причин отклонения данных бюджетов
Начать анализ следует со статей финансового результата в бюджете доходов и расходов. Но проводить анализ одной мастер-формы некорректно. Не следует забывать, что отклонения прибыли могут быть вызваны, например, наличием остатков товаров или материалов на складах. Особенно это касается производственных и торговых предприятий. Поэтому для анализа отклонений необходимо использовать несколько операционных бюджетов. В нашем примере это бюджет производства, бюджет закупок и бюджет продаж.
Важно понимать влияние операционных бюджетов друг на друга. Для этого в основном локальном документе бюджетирования – Бюджетном регламенте – следует описать последовательность работы с бюджетной моделью и представить схему бюджетного процесса. Примеры представлены ниже.
Таблица 1. Описание бюджетного регламента в проектном документе «Сценарий».
Бюджетный регламент
Изображение 5 – Схема бюджетного процесса из проектного документа «Сценарий»
В системе по конкретному бюджетному процессу можно настроить Бюджетный регламент. Тогда рабочее место «Монитор бюджетных процессов» покажет связанность задач по формам бюджетной модели.
Изображение 6 – Бюджетный процесс в рабочем месте Мониторинг бюджетных процессов в 1С:ERP
На примере производства товаров и работ предлагаем рассмотреть последовательность действий финансового специалиста, направленных на анализ отклонений в финансовом результате от основной деятельности.
Изображение 7 – Схема анализа влияния отклонений фактических показателей от плановых на прибыль предприятия
Помочь найти причины отклонений в 1С могут отчеты по бюджетам. Как правило они выглядят так же как и форма по вводу плана, но внутри присутствует конструктор, помогающий представлять информацию в различных формах. Пример конструктора приведен ниже.
Изображение 8 – Настройки в отчете по бюджету в 1С:Управление холдингом
Анализировать отклонения в 1С поможет не только последовательный вывод информации по операционным формам и анализ связанных статей/показателей, но и детализация данных до регистраторов. Анализировать регистраторы следует по той причине, что в них присутствует более 3-6 аналитик бюджетирования. А еще в регистраторах виден ответственный, к которому можно обратиться с каверзными вопросами.
Управление отклонениями в данных бюджетов
Данный блок является главным в бюджетировании. Ведь цель процесса не «посмертный учет», как в бухгалтерском учете, а тактическое и стратегическое управление компанией. Только принятие корректных и своевременных решений позволит бизнесу успешно развиваться. Проведя поиск и анализ отклонений мы должны отреагировать на них и применить одно из альтернативных решений:
Произвести корректировку показателей бюджета, если результаты контроля свидетельствуют о допущенных ошибках и неточностях. Как правило, корректировки данных сохраняются в системах 1С тем же документом, что и ввод плана, но под прогнозным сценарием.
Пример корректировки:
Изображение 9 – Ввод прогнозных данных в 1С. Изменение сценария
Но иногда финансовому специалисту нужно «перебросить» суммы между статьями. Например, с одного центра финансовой ответственности нужно перебросить сумму на другой. Эту корректировку следует сделать в рамках одного бюджетного периода, одного сценария и одной статьи. Тогда эту корректировку делают или вводом/корректировкой уже созданного документа, как на изображении 10, или созданием отдельного документа.
Изображение 10 – Корректировка данных в рамках одного сценария
Внести соответствующие корректировки в действия участников бюджетного процесса для обеспечения достижения поставленной собственником компании цели.
Это корректировки организационного характера. Например:
Корректировки бюджетного процесса
- план внедрения проекта
- состав проектной команды
- рынки сбыта.
Вывод
В процессе бюджетного контроля всего 3 шага:
Выявить отклонения
Проанализировать причины
Выполнить корректирующие действия.
Данный процесс может быть реализован как внесистемно (в статье описана последовательность действий финансового специалиста), так и в программах:
- 1С:Управление холдингом
- 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация
- Программных продуктах линейки БИТ.ФИНАНС
Функционал программ в части построения процесса бюджетного контроля идентичен. В первую очередь это связано с методологией построения процесса (шагами в бюджетном контроле). Выбирая программу для автоматизации, следует обратить внимание на дополнительные возможности 1С, такие как:
- возможности программ по получению фактических данных. Например: 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация не умеют подключаться к сторонним программам и собирать данные в формы бюджетов.
- смежный с блоком Бюджетирование функционал решения. Например: блок казначейства, учета договоров (начислений и платежей), расчет финансовых ковенант, построение процессов контроля расходов и движения и др.
Направление «Бюджетирование» является специализацией департамента консалтинга и реализации проектов в EFSOL. Мы можем помочь вам не только подобрать программное обеспечение подходящее для автоматизации уже работающих бизнес-процессов, но и построить систему бюджетирования с нуля. В том числе, организовать бюджетный контроль у вас на предприятии.
