Организация бюджетного контроля в компании с помощью 1С

Организация бюджетного контроля в компании с помощью 1С

Процесс сопоставления фактических результатов деятельности с плановыми или прогнозными, анализ отклонений и внесение необходимых корректировок в теории бюджетирования называется бюджетный контроль.

Эта статья поможет ответить на вопросы:

1

Как анализировать данные и искать отклонения?

2

Что делать с найденными отклонениями?

Для специалистов финансовой службы, которые:

  • работают с бюджетными моделями (набором форм бюджетов) в Microsoft Excel или 1С;
  • планируют свою финансовую деятельность;
  • собирают фактические данные и строят прогнозы.

Основной задачей бюджетного контроля является работа с существенными отклонениями. Отклонения существенны, если их искажения или пропуск могут повлиять на решение пользователя отчетности.

В рамках задачи бюджетного контроля выделяют следующие этапы работы с отклонениями:

1
Выявление отклонений
2
Анализ причины отклонений
3
Управление отклонениями

Автоматизация бюджетирования и бюджетного контроля возможна на следующих конфигурациях:

  • 1С:Управление холдингом
  • 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизацияподсказка при наведении
  • Программных продуктах линейки БИТ.ФИНАНС

Выявление отклонения в данных бюджетов

Важно найти статьи и показатели, в значениях которых есть отклонения в данных по сценариям план, факт, прогноз. Данные нужно сформировать как в разрезе статей/показателей, так и в разрезе аналитик. Очень часто держатели статей/показателей пренебрегают аналитиками, что приводит к несущественным отклонениям в рамках бюджетной модели, но существенным в рамках статьи.

Отклонения от бюджета бывают благоприятными и неблагоприятными.

Благоприятными называют отклонения, при которых фактический доход превышает запланированный, а фактические расходы меньше плановых, с сохранением соответствующего качества услуги/продукции.

Неблагоприятными считаются отклонения, в которых фактический доход меньше, чем запланированный, а фактические расходы больше плановых.

В зависимости от причин возникновения, отклонения разделяются на:

  • обусловленные планированием;
  • обусловленные деятельностью.

Изображение 1 - Схема анализа отклонений фактических и плановых показателей

Отклонения обусловленные планированием связаны с ошибками, допущенными при составлении прогнозов, определением функций расходов и доходов, калькуляции плановой себестоимости, аргументации цен и т.д.

Отклонения впоследствии деятельности есть результатом действий персонала или некоторых непредвиденных обстоятельств в деятельности предприятия.

Выявить отклонения в 1С позволяют отчеты по бюджетам. Основная задача отчета - вывести данные по различным сценариям (план, факт, прогноз) и показать относительное и абсолютное отклонение в разрезе аналитик статей бюджета.

Примеры отчетов по бюджетам

Изображение 2 - Отчет по бюджету в 1C:ERP или 1С:Комплексная автоматизация

Изображение 3 - Отчет по бюджету в 1С:Управление холдингом

Изображение 4 - Отчет по бюджету в БИТ.ФИНАНС

Принцип работы отчетов во всех системах един. Форма отчета (столбцы, строки) и оформление задается администратором в режиме «Пользователь».

Анализ причин отклонения данных бюджетов

Начать анализ следует со статей финансового результата в бюджете доходов и расходов. Но проводить анализ одной мастер-формы некорректно. Не следует забывать, что отклонения прибыли могут быть вызваны, например, наличием остатков товаров или материалов на складах. Особенно это касается производственных и торговых предприятий. Поэтому для анализа отклонений необходимо использовать несколько операционных бюджетов. В нашем примере это бюджет производства, бюджет закупок и бюджет продаж.

Важно понимать влияние операционных бюджетов друг на друга. Для этого в основном локальном документе бюджетирования - Бюджетном регламенте - следует описать последовательность работы с бюджетной моделью и представить схему бюджетного процесса. Примеры представлены ниже.

Таблица 1. Описание бюджетного регламента в проектном документе «Сценарий».

Бюджетный регламент

Шаг
1
Этап
Бюджет выручки
Код бюджета
БВ
Комментарий
Формирование плана по выручке и прямым затратам
Ответственное ЦФО за форму
Отдел продаж
Шаг
2
Этап
Бюджет выручки (сводный)
Код бюджета
БВС
Комментарий
Сопоставление плановых данных с данными Факт + Прогноз
Ответственное ЦФО за форму
Отдел продаж
Шаг
3
Этап
Бюджет ЕСН
Код бюджета
БВС
Комментарий
Формирование плана по ФОТ РУ для использования в расчете ЕСН
Ответственное ЦФО за форму
Отдел финансов
Шаг
4
Этап
Бюджет ФОТ
Код бюджета
БФОТ
Комментарий
Формирование плана по ФОТ Проектных ресурсов и ФОТ Back Office, налогам и банковским расходам
Ответственное ЦФО за форму
Отдел финансов
Шаг
5
Этап
Доли ФОТ
Код бюджета
ДФОТ
Комментарий
Доли ФОТ сотрудников по бизнес юнитам
Ответственное ЦФО за форму
Департамент 4

Изображение 5 - Схема бюджетного процесса из проектного документа «Сценарий»

В системе по конкретному бюджетному процессу можно настроить Бюджетный регламент. Тогда рабочее место «Монитор бюджетных процессов» покажет связанность задач по формам бюджетной модели.

Изображение 6 - Бюджетный процесс в рабочем месте Мониторинг бюджетных процессов в 1С:ERP

На примере производства товаров и работ предлагаем рассмотреть последовательность действий финансового специалиста, направленных на анализ отклонений в финансовом результате от основной деятельности.

Изображение 7 - Схема анализа влияния отклонений фактических показателей от плановых на прибыль предприятия

Помочь найти причины отклонений в 1С могут отчеты по бюджетам. Как правило они выглядят так же как и форма по вводу плана, но внутри присутствует конструктор, помогающий представлять информацию в различных формах. Пример конструктора приведен ниже.

Изображение 8 - Настройки в отчете по бюджету в 1С:Управление холдингом

Анализировать отклонения в 1С поможет не только последовательный вывод информации по операционным формам и анализ связанных статей/показателей, но и детализация данных до регистраторов. Анализировать регистраторы следует по той причине, что в них присутствует более 3-6 аналитик бюджетирования. А еще в регистраторах виден ответственный, к которому можно обратиться с каверзными вопросами.

Управление отклонениями в данных бюджетов

Данный блок является главным в бюджетировании. Ведь цель процесса не «посмертный учет», как в бухгалтерском учете, а тактическое и стратегическое управление компанией. Только принятие корректных и своевременных решений позволит бизнесу успешно развиваться. Проведя поиск и анализ отклонений мы должны отреагировать на них и применить одно из альтернативных решений:

1

Произвести корректировку показателей бюджета, если результаты контроля свидетельствуют о допущенных ошибках и неточностях. Как правило, корректировки данных сохраняются в системах 1С тем же документом, что и ввод плана, но под прогнозным сценарием.

Пример корректировки:

Изображение 9 - Ввод прогнозных данных в 1С. Изменение сценария

Но иногда финансовому специалисту нужно «перебросить» суммы между статьями. Например, с одного центра финансовой ответственности нужно перебросить сумму на другой. Эту корректировку следует сделать в рамках одного бюджетного периода, одного сценария и одной статьи. Тогда эту корректировку делают или вводом/корректировкой уже созданного документа, как на изображении 10, или созданием отдельного документа.

Изображение 10 - Корректировка данных в рамках одного сценария

2

Внести соответствующие корректировки в действия участников бюджетного процесса для обеспечения достижения поставленной собственником компании цели.

Это корректировки организационного характера. Например:

Корректировки бюджетного процесса

Несоответствие
Не достигли поставленного уровня рентабельности по проекту
Корректирующее действие
Пересмотреть:
  • план внедрения проекта
  • состав проектной команды
  • рынки сбыта.
Возможно, остановить проект.
Несоответствие
Высокий уровень дебиторской задолженности
Корректирующее действие
Ввести ограничение по отгрузкам. Если дебиторская задолженность равна контролируемому показателю реализации проводить запрещено.
Несоответствие
Высокие затраты на аренду. Высокие затраты на ТМЦ
Корректирующее действие
Пересмотр поставщика услуги.
Несоответствие
Высокие таможенные пошлины
Корректирующее действие
Импортозамещение и др.

Вывод

В процессе бюджетного контроля всего 3 шага:

1

Выявить отклонения

2

Проанализировать причины

3

Выполнить корректирующие действия.

Данный процесс может быть реализован как внесистемно (в статье описана последовательность действий финансового специалиста), так и в программах:

  • 1С:Управление холдингом
  • 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация
  • Программных продуктах линейки БИТ.ФИНАНС

Функционал программ в части построения процесса бюджетного контроля идентичен. В первую очередь это связано с методологией построения процесса (шагами в бюджетном контроле). Выбирая программу для автоматизации, следует обратить внимание на дополнительные возможности 1С, такие как:

  • возможности программ по получению фактических данных. Например: 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация не умеют подключаться к сторонним программам и собирать данные в формы бюджетов.
  • смежный с блоком Бюджетирование функционал решения. Например: блок казначейства, учета договоров (начислений и платежей), расчет финансовых ковенант, построение процессов контроля расходов и движения и др.

Направление «Бюджетирование» является специализацией департамента консалтинга и реализации проектов в EFSOL. Мы можем помочь вам не только подобрать программное обеспечение подходящее для автоматизации уже работающих бизнес-процессов, но и построить систему бюджетирования с нуля. В том числе, организовать бюджетный контроль у вас на предприятии.

Аватар EFSOL

EFSOL Системная интеграция. Консалтинг

Заказ демонстрации по продукту

Автоматизация бюджетного контроля

обязательные поля
*
Фамилия, имя, отчество:

Как к Вам обращаться?

 
  
Название организации:

Нужно нашим специалистам

 
  
Ваш E-mail адрес:

Необходим для обратной связи и оповещений

 
*
Ваш номер телефона:

Введите код и номер телефона

 
* Антиробот:
Введите ответ

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!
*нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных