Распознавание и автоматический ввод данных с персональных документов

Мало кто не знает о возможностях автоматизации ввода и обработки документов (например, первичных бухгалтерских документов) с помощью систем потокового ввода документов (СПВД). Такие системы давно проникли во многие сферы бизнеса, т.к. позволяют значительно упростить и ускорить работу организации, избавить сотрудников от рутинной бумажной работы, и успешно используются многими компаниями. Постепенно технологии обработки документов расширяют функционал, компаниям открываются безграничные возможности распознавания не только четко структурированных документов, но и документов, не имеющих определенной структуры или полуструктурированных форм документов.

Среди широкого спектра управленческих функций и задач в процессе деятельности любой организации особую и в то же время важную роль играет функция управления персоналом, и, в частности, организация работы с кадровыми документами. Поэтому среди Заказчиков СПВД возрастает необходимость использования технологий распознавания для обработки персональных документов.

Обязанности специалиста отдела кадров и проблематика рабочих процессов

Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:

• прием сотрудника на работу (состоит из нескольких этапов: запросить и принять персональные документы, принять заявление, перенести данные в кадровую систему, прикрепить фотографию, составить трудовой договор, оформить приказ);
• управление развитием персонала (планирование развития компетенций, прохождения курсов повышения квалификации, внутренняя или внешняя сертификация сотрудников);
• рассмотрение и исполнение документов (больничных листов, заявлений на отпуск, декретных отпусков);
• хранение документов.

Перечень процедур достаточно условен, он не отражает всех аспектов кадрового делопроизводства, но позволяет выделить основные проблемы рабочих процессов:

• контроль предоставленных документов и ввод данных в кадровые системы осуществляется вручную, что влечет за собой значительные потери времени и сложности при контроле полноты пакета документов;
• замедляется процесс передачи документов на рассмотрение и прохождение следующих этапов, следовательно — процесс приема сотрудника на работу затягивается.

Проблемы могут расширяться в зависимости от масштаба организации, количества сотрудников кадровой службы, объема обрабатываемой информации и документации, территориального расположения и др.

Использование СПВД для решения задач по вводу персональных документов

Системы потокового ввода документов позволяют оперативно и качественно обрабатывать и создавать кадровые документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (заграничный паспорт);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство);
• документ об образовании (диплом);
• медицинская справка по форме 086/у;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
• свидетельство о браке;
• свидетельство о рождении ребенка;
• сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации;
• водительское удостоверение;
• свидетельство транспортного средства (СТС);
• паспорт транспортного средства (ПТС);
• справка о наличии либо отсутствии судимости;
• фотография сотрудника (возможно извлечение фото из паспорта).

Концептуальная схема работы кадровой службы с СПВД

Рисунок 1 — Концептуальная схема работы кадровой службы с СПВД

Следует обратить внимание, что за счет организации процессов сканирования и электронного архивирования документов компания получает определенные преимущества:

• специалисты тратят на обработку документов до 80% меньше времени, чем в условиях существующей системы;
• за несколько секунд осуществляется поиск необходимых электронных документов для сверки образца подписи сотрудника или получения дополнительных сведений, например, в личной карточке работника (форма Т-2) указано, что сотрудник имеет сертификат, а подробная информация о полном наименовании курса, даты получения сертификата, объема прослушанных часов и т.д. отсутствует — скан-образ документа позволяет получить необходимую информацию без затрат времени на поиск документа;
• за счет автоматической обработки документов повышается производительность работы сотрудников и компании в целом;
• электронный архив позволяет разграничивать права доступа к определенным документам, что предотвращает потери и утечку персональных данных сотрудников;
• легко контролировать полноту комплектов документов.

Тем не менее, несмотря на простоту концептуальной схемы работы, при внедрении СПВД для обработки персональных документов следует принимать во внимание несколько условий:

• программное обеспечение не может работать само по себе без участия сотрудника — зачастую требуется частичное заполнение данных;
• некоторые данные не поддаются распознаванию, например, заполненные от руки;
• решение востребовано не в каждом сегменте бизнеса и наиболее явный эффект достигается у филиальных предприятий с централизованной кадровой функцией, компаниях, предоставляющих услуги кадрового учета на аутсорсинге, или у организаций с большой текучкой кадров (компаний, предоставляющих услуги аутстаффинга специалистов, колл-центров, организаторов BTL-мероприятий и т.д.).