Бухгалтерские и финансовые документы — это основа всех рабочих процессов предприятия. Первичная документация занимает львиную долю документооборота. Нет ничего удивительного в том, что компании пытаются совершенствовать, оптимизировать рабочие процессы, связанные с финансовой документацией, сократить материальные и временные затраты на участке документооборота, исключить человеческий фактор.
Есть несколько способов добиться нужного результата. Наиболее эффективный — автоматизация работы с помощью внедрения системы электронного документооборота (СЭД).
Документооборот в бухгалтерии — это жизненный цикл финансового документа, от момента его создания и до момента окончания его функционального предназначения (отправка в другую организацию или передача на хранение в архив). Помимо бухгалтерского, выделяют также складской, производственный, кадровый, торговый, офисный, коммерческий документооборот.
| Проблемы СЭД | |
| Потеря времени | Это основная проблема бухгалтеров в процессе документооборота. На ручную обработку бумажных документов специалисты тратят большую часть своего рабочего дня. Процесс идет медленно. В «горячие» отчетные периоды сотрудники бухгалтерии постоянно перерабатывают и задерживаются на работе. При этом компания несет дополнительные затраты в виде сверхурочных. |
| Несвоевременная сдача отчетности | Не вовремя сданная отчетность приводит к проблемам при налоговых проверках. Это грозит предприятию штрафами и повторными проверками. Даже небольшой сбой в длинной цепочке бизнес-процессов документооборота может привести к негативным последствиям. |
| Потеря и отсутствие документов | При ручном документообороте важные документы просто теряются среди нагромождения бумаг. В такой ситуации работникам приходится либо заново печатать объект, либо еще раз запрашивать документы у контрагента. Если сотрудникам нужно одновременно работать с одним и тем же бумажным документом, его приходится множить, а если документ откорректировали, нужно печатать новый. Все это стоит денег, на это тратится время. |
| Несовершенство бумажных архивов | Крупным холдингам приходится арендовать целые помещения под бумажный архив, что очень дорого. Но главная проблема – это работа с таким бумажным архивом. Управление архивом таких размеров — очень трудоемкий и затратный процесс при низкой эффективности. Поиск документов осуществляется медленно, навигация по архиву сложная, многие документы просто теряются. |
Как решить проблемы документооборота
Все пути решения вышеописанных проблем связаны с реорганизацией и реструктуризацией процесса документооборота. Это очень крупное и затратное мероприятие для компаний любого масштаба. Решение этого вопроса требует большого количества времени и ресурсов. Для реорганизации процесса всего предприятия нужны компетентные специалисты, которых необходимо подключить к решению этих задач.
Где же их найти?
Вариант 1. Нанять дополнительных сотрудников
Можно расширить штат и организовать специализированный отдел, который будет заниматься только документооборотом и нести за него ответственность. Конечно, это повысит качество работы, но такой метод больше подходит для решения отдельных проблем, комплексно он не поможет. У этого варианта есть и другие проблемы. Во-первых, найти компетентных сотрудников — это сама по себе большая проблема. Во-вторых, надо будет вносить изменения в организационную структуру и штатное расписание предприятия. В-третьих, компания понесет дополнительные затраты (рост ФОТ, оборудование новых рабочих мест). А главное — без устранения ручного труда такая реорганизация будет бессмысленна и неэффективна. Человеческий фактор предполагает возникновение каких-то механических ошибок, которые могут повлечь за собой нарушение процесса работы с документами.
Вариант 2. Передать документооборот на аутсорсинг
Можно передать эти функции в стороннюю организацию и возложить на нее ответственность за сбор и полноту информации, ее обработку, правильное архивирование и хранение документов. Но здесь также есть недостатки и узкие места. Стоимость услуг подобных организаций может быть выше себестоимости работ ваших собственных специалистов. Вы не сможете полноценно контролировать работу аутсорсинговых компаний. Нет 100%-ной гарантии конфиденциальности (того, что не произойдет утечка важной коммерческой информации). И, опять-таки, если из процесса не будет устранен ручной труд, то такая реорганизация бессмысленна. Расходы возросли, а проблемы все те же, плюс добавились новые, которых раньше не было.
Правильный вариант. Автоматизировать систему документооборота
Компромиссное и верное решение — использовать потенциал своих сотрудников и дополнительно нанять стороннего разработчика для внедрения автоматизированной системы электронного документооборота — СЭД. Автоматизация любых рабочих процессов на предприятии всегда оправдывает себя. Не будет исключением и автоматизация учета, обработки, хранения документов. СЭД оптимизирует и совершенствует все рабочие процессы, связанные с бухгалтерскими, финансовыми и прочими документами, делая работу всего предприятия более эффективной.
Этапы внедрения документооборота
Выгоды от автоматизации документооборота
Описав основные этапы автоматизации процесса, пришло время в полной мере раскрыть понятие СЭД. Система электронного документооборота — это полноценная многопользовательская система управления, которая в физическом представлении является большим архивом бухгалтерских документов. Внедрение системы позволяет оптимизировать процессы работы с документами. Организация электронного архива бухгалтерских документов предприятия позволяет создать большую надежную базу данных, где можно не только хранить финансовые бумаги, но и совершать с ними любые операции, которые необходимы для полноценного функционирования системы управления бухгалтерским учетом.
| Задача | Результат |
| Сокращение времени на обработку документов | Сотрудники тратят на обработку документов до 80% меньше времени, чем в условиях ручной работы с документами. |
| Поддержка версионности документов | Появляется возможность создавать и хранить несколько версий одного документа, работать с ними, обновлять информацию в режиме online. |
| Быстрый поиск документа | Поиск необходимого документа занимает 3-5 секунд. Также пропадает проблема отслеживания, в каком месте находится тот или иной экземпляр искомого документа. |
| Сокращение финансовых затрат | Необходимость печатать множество документов пропадает. Компания сразу же экономит на канцелярских затратах. Экономия произойдет и за счет ускорения процессов автоматического документооборота, повышения его производительности, снижения средней стоимости обработки 1 документа. |
| Ограничение доступа к некоторым документам | В электронном архиве предприятия можно разграничить права доступа к определенным копиям. Это может уберечь от кражи, утечки информации и утери бухгалтерских документов. |
| Контроль наличия всех необходимых документов | Постоянный контроль наличия нужного документа на предприятии. Следить, чтобы все необходимые документы были в наличии, стало проще. |
| Коллективная работа с документами | В СЭД с одним документом могут работать сразу несколько сотрудников, что исключает необходимость множить бумажные копии. |
| Централизованное хранилище документов | Все документы находятся в одном централизованном электронном хранилище. Это делает работу с СЭД более простой и выгодной, особенно для групп компаний, холдингов, филиальных, дилерских и прочих сетевых структур. Экономятся средства на аренде помещений, где ранее располагались децентрализованные бумажные архивы. |
| Сокращение налоговых рисков, избежание штрафов | Все документы собраны в одном месте, грамотно обработаны, вовремя переданы в архив, проконтролированы и в любой момент могут быть найдены — любые риски при налоговых проверках сводятся к нулю. |
Какую систему лучше выбрать?
СЭД становится все популярнее на российском ИТ-рынке. Зачастую это узкоспециализированное ПО, разработанное под конкретный перечень задач. Приобретая такой продукт, клиент решает лишь типовые задачи, которые так распространены на большинстве предприятий. Индивидуальные задачи остаются неразрешенными, а эффект от внедрения близок к нулю. Поэтому для полноценной автоматизации процесса стоит приобретать комплексные системы, которые решат все задачи клиента, учтут все индивидуальные особенности заказчика.
В программах электронного документооборота обычно используются высокотехнологичные платформы распознавания, сканирования, обработки бумажных документов. Базовый функционал, который заложен в подобное решение, может легко дорабатываться под потребности любого клиента. На практике СЭД можно интегрировать с любой учетной системой (например, с конфигурациями 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и т.д.).
Что вы получите от внедрения СЭД?
Итак, подведем итоги и еще раз выделим основные преимущества автоматизации документооборота и внедрения СЭД:
- Сокращение времени на обработку документов.
- Организация централизованного электронного архива.
- Быстрый поиск, определение точного маршрута движения документов, исключая любые отклонения от него.
- Возможность групповой (коллективной) работы с электронными версиями бухгалтерских, финансовых и прочих бумаг.
- Разграничение прав доступа к документам.
- Полный контроль над процессом.
- Сокращение финансовых расходов на печать бумажных носителей.
- Экономия средств благодаря убыстрению процессов, повышению производительности труда, уменьшению средней стоимости обработки одного объекта.
- Минимизация налоговых рисков и штрафов.
- Эффективный электронный документооборот на базе 1С и других учетных систем.
- Общее повышение результативности всех бизнес-процессов, связанных с документной работой, корректное и грамотное управление.
Самостоятельно внедрить систему электронного документооборота очень трудно. Правильная и качественная автоматизация требует участия целой группы квалифицированных специалистов в данной области: аналитиков, консультантов, программистов, разработчиков. Они смогут провести внедрение с получением максимально выгодного результата. Компания EFSOL готова предоставить таких специалистов.
Мы являемся экспертами в области разработки и внедрения СЭД и имеем большой опыт автоматизации бизнеса. За нашими плечами не один успешный проект по автоматизации рабочих процессов на предприятиях разного масштаба. Мы разработали собственное решение для внедрения системы электронного документооборота на базе 1С и других учетных программ.
Внедрение системы электронного документооборота требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов.
Сотрудники компании EFSOL являются экспертами в области внедрения СЭД и готовы помочь решить ваши задачи
