Бухгалтерские и финансовые документы являются основой многих бизнес-процессов. При работе с ними и большие и малые предприятия сталкиваются с различными проблемами. Наиболее распространенные: неправильное хранение (архивирование) финансовых первичных документов и некорректный ввод (импорт, загрузка) в корпоративную учетную систему (например, в 1С:Предприятие). Компании несут большие потери денег и времени из-за неправильной организации этих рабочих процессов. К счастью, с развитием рынка информационных технологий (ИТ) и программного обеспечения (ПО) появился ряд решений, которые позволяют устранить эти проблемы.
Продукты ABBYY
Программа ABBYY FlexiCapture
ABBYY FlexiCapture — это ПО для потокового ввода документов и данных. Технология предназначена для быстрого и точного извлечения данных из бумажных носителей путем сканирования. ABBYY FlexiCapture позволяет экономить время и деньги на этапе обработки и последующего ввода бухгалтерских документов в учетные системы пользователей (например, в 1С:Бухгалтерию). Перечень отраслей, где можно применять данное программное обеспечение, очень широкий. Программа подходит для различных организаций предприятий от малого бизнеса до крупных предприятий. Цена ABBYY FlexiCapture зависит от различных параметров. Вы можете купить это ПО отдельно или заказать в рамках внедрения комплексного решения «под ключ». Компания EFSOL широко применяет эти технологии в своих решениях, в частности при внедрении систем потокового ввода документов, при разработке собственного продукта «EFSOL: Загрузка документов».
Сервер распознавания ABBYY Recognition Server
Еще один продукт компании ABBYY, заслуживающий вашего внимания — ABBYY Recognition Server. Программа помогает распознавать данные с бумажных документов и преобразовывать их в электронные редактируемые форматы. Технология гибкая, поэтому она легко интегрируется со многими информационными системами. Мощность распознавания ABBYY Recognition Server позволяет обрабатывать миллионы страниц в месяц! Столь высокая производительность нашла свое применение в системе «EFSOL: Электронный архив бухгалтерских документов». Купить ABBYY Recognition Server можно по очень демократичным ценам. Оптимальная стоимость решения предлагается и в рамках проектного внедрения.
Станция сканирования ABBYY ScanStation
Основным предназначением станции сканирования ABBYY ScanStation является потоковое сканирование документов, например, первичной бухгалтерской документации. Программа позволяет за очень короткий промежуток времени отсканировать большие объемы данных. При этом она может применяться и для ежедневной обработки отдельных документов. ABBYY ScanStation может освоить любой сотрудник, не имеющий большого опыта работы с программными продуктами. Это стало возможным благодаря доступному и интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу программы. Станция сканирования предоставляет широкие возможности для редактирования и коррекции уже отсканированных документов. ABBYY ScanStation поддерживает большинство моделей документных сканеров и интерфейсы TWAIN, ISIS и WIA. Программа для сканирования ABBYY — это идеальное сочетание качества, функциональности и стоимости.
Использование вышеописанных технологий позволяет решить некоторые проблемы, касающиеся работы с документами, бухгалтерского и финансового учета, делопроизводства, документооборота. Но чтобы устранить все тонкие места, избавиться от всех проблем и трудностей, повысив при этом производительность процессов и снизив трудозатраты, нужно внедрять комплексные автоматизированные системы хранения и обработки данных. Рассмотрим подробнее вопросы организации электронных архивов и ввода информации в учетную систему.
Электронный архив
Основные проблемы хранения финансовых документов в бумажном виде:
Таблица 1 — Проблемы хранения финансовых документов в бумажном виде.
| Проблема | Описание |
| Отсутствие централизованного архива. | Проблема актуальна для крупных предприятий или организаций, имеющих территориально распределенную структуру. Нужно либо собирать все документы в одном месте, либо организовывать много архивов на местах. Оба варианта чреваты крупными неприятностями связанными, например, с доставкой документации в головной архив или, например, когда в одном филиале нужны документы из другого. |
| Невозможно одновременно работать с одним пакетом документов нескольким сотрудникам, службам. | Нередки бывают случаи, когда один комплект документов одновременно нужен нескольким службам, например, договор нужен в отделе бухгалтерии и в юридическом отделе. |
| Невозможность работы с архивом в режиме реального времени. | Приходится всегда учитывать время на доставку документов в архив или с архива, на его поиск, отправку и т.д. |
| Трудоемкость процесса подготовки налоговой отчетности. | Налоговые органы имеют право запросить у организаций документацию за последние 4-5 лет. Мы все понимаем насколько большой объем работы — найти в кипах бумаг нужную выборку документов, расшить дела и сделать их копии. |
| Отсутствие конфиденциальности и разграничения прав доступа. | Практически любой сотрудник компании может получить доступ к сведениям, которые предназначены для узкого круга пользователей. Возникает утечка информации. |
| Риск потери документов. | На предприятиях теряется около 7% документов из-за постоянного их использования. Потеря грозит налоговыми рисками и другими неприятностями. |
| Ненадежность, незащищенность от чрезвычайных ситуаций. | Могут возникнуть непредвиденные обстоятельства в виде пожара, наводнения или кражи и т.д. Это грозит полной или частичной потерей документов без возможности их быстрого восстановления. |
| Плохая структурированность. | Отсортировать и постоянно придерживаться какой-то схемы добавления новых бумажных документов трудно, поэтому зачастую оригиналы попадают не в ту папку или не на ту полку. |
| Низкий уровень навигации. | Из-за отсутствия четкой структуры сортировки найти в большом бумажном архиве документ практически нереально (или же на это уходит колоссальное количество времени). |
| Большие трудовые, временные и финансовые затраты. | Поиск, хранение, структурирование, доставка и т.д. — любой рабочий процесс в бумажном архиве является трудоемким и затратным по времени. А если теряется время — теряются и деньги. Вместе с трудовыми растут и финансовые затраты. |
| Несоответствие версий. | Многие документы в процессе работы приходится корректировать, из-за чего данные в архиве иногда оказываются не актуальными. |
Негативных моментов в процессе работы с бумажным архивом бухгалтерских документов действительно много. Мы перечислили лишь основные проблемы, их список можно продолжать. Для устранения проблем архивирования документов можно использовать несколько путей:
Пути решения проблем архивирования документов
- Реорганизовать и реструктурировать архив;
- Нанять дополнительных сотрудников;
- Автоматизировать процесс.
Реорганизация архива отнимет много времени и сил. Но далеко не все трудности будут преодолены. Например, вопросы безопасности, конфиденциальности, трудоемкости и децентрализации по-прежнему будут актуальны. Другие же проблемы решатся лишь временно, так как нет гарантии, что дальше архив будет вестись так же тщательно и по той же системе.
Наем дополнительных сотрудников тоже не может решить всех существующих проблем. Ненадежность, невозможность работы в режиме реального времени, несоответствие версий и т.д. — проблемы, которые остаются, и вдобавок к этому увеличиваются затраты на ФОТ.
Успешно реализованные проекты по внедрению электронных архивов позволяют нам смело заявлять, что автоматизация — лучший путь к избавлению от всех вышеописанных проблем, связанных с хранением финансовых документов.
Исследования показывают, что в работе с документами у специалиста уходит до 50% времени на поиск нужного экземпляра и лишь 15% — на анализ сведений. С помощью электронного архива поиск займет всего несколько секунд. И у специалиста появится больше времени для анализа данных, качественной подготовки финансовой, бухгалтерской и налоговой отчетности.
Рисунок 1 — Схема работы решения «Электронный архив»
Интеграция электронного архива с учетной системой
«Электронный архив бухгалтерских документов» от компании-разработчика EFSOL — это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий обработку и хранение скан-образов первичных бухгалтерских документов. Основными технологиями, на базе которых разрабатывалось данное комплексное автоматизированное решение, являются ABBYY и 1С. Построение электронного архива производится как на базе отдельной конфигурации, так и на базе текущей учетной системы 1С, с которой архив легко интегрируется. В зависимости от задач автоматизации могут использоваться и другие программные продукты и технологии.
Системы потокового ввода документов
Основные проблемы на этапе ручной обработки финансовых документов:
Таблица 2 — Проблемы на этапе ручной обработки финансовых документов.
| Проблема | Описание |
| Большие трудозатраты. | Вручную вводить данные в учетную систему — это очень большой объем работы, требующий много времени, сил и полной концентрации внимания. |
| Медленный ввод. | На ручное заполнение всех полей даже небольшого документа уходит много времени. Из-за этого могут возникать задержки и происходить несвоевременная сдача финансовой отчетности и т.д. |
| Ошибки в данных. | Человеческий фактор подразумевает наличие механических ошибок и опечаток при наборе данных с бумажных копий на электронные носители. |
| Дублирование номенклатуры. | Бухгалтер не всегда может запомнить всю приходящую номенклатуру, поэтому записи иногда дублируются. Справочник «засоряется» ненужными повторяющимися наименованиями, что усложняет процесс работы с ним. Такая ситуация возникает и тогда, когда вводом документов занимаются несколько сотрудников. |
Как и в случае с электронным архивом существует несколько методов решения проблем загрузки, импорта документов в учетную систему:
- Наем специализированных сотрудников для ввода документов в учетную систему;
- Реорганизация рабочего процесса;
- Автоматизация процесса.
Первые два способа могут решить проблему лишь частично или временно. При этом, как показывает практика, после решения существующих проблем часто возникают новые.
Внедрение Системы потокового ввода документов от компании EFSOL позволяет автоматизировать процесс ввода первичных документов в учетную систему, тем самым закрывая все узкие места на данном этапе. Решение поможет сократить время на ввод, импорт данных в 3-10 раз! Исключается возможность возникновения ошибок, задвоения номенклатуры и несвоевременной сдачи отчетности.
Рисунок 2 — Схема работы СПВД
Интеграция СПВД с учетной системой
Комплексная автоматизированная Система потокового ввода документов увеличивает скорость обработки первичных документов в 1С. Она разработана на базе ABBYY. Одним из важных функциональных модулей системы является программа «EFSOL: Загрузка документов», которая без проблем интегрируется с учетной системой «1С:Предприятие». Решение работает с самыми распространенными форматами первичных документов: ТОРГ-12, счета-фактуры, акты, паспорта РФ, и дает возможность разработки дополнительных шаблонов в зависимости от задач клиента.
Технологии ABBYY и EFSOL — в помощь бизнесу!
Итак, проблемы с хранением и обработкой первичных финансовых документов решаемы. Не последнюю роль здесь играют технологии, программы и продукты ABBYY. Но какими бы высокотехнологичными и функциональными они не были, решить все описанные проблемы возможно только с привлечением интегратора имеющего опыт и штат специалистов с компетенциями в этой узкоспециализированной области.
Самым надежным и всеобъемлющим способом является комплексная автоматизация процесса, проектное внедрение специальных автоматизированных информационных систем. Мы предлагаем воспользоваться нашими комплексными программными решениями описанными в данной статье, которые позволят оптимизировать многие рабочие процессы на вашем предприятии и помогут устранить все вышеописанные трудности и тонкие места в работе с документами.
Повысьте скорость и удобство работы с документами!
Мы подберем лучшее программное решение,
которое
решит Ваши задачи
по вводу и хранению документов в учетной системе
EFSOL