Кто напрямую сталкивался с бухгалтерской работой, знает, насколько это сложно и трудоёмко. Негативные ситуации во взаимоотношениях организаций с бухгалтерами не редкость. До этого стараются не доводить, понимая, что от этих сотрудников во многом зависит финансовое состояние и благонадёжность компаний. В то же время, как подсказывает опыт EFSOL, представленные ниже ситуации не избежали многие руководители.
Бухгалтер заболел
Как руководителю оградить себя от «внезапной болезни» бухгалтера
Если в компании один бухгалтер, его уход на больничный может не самым приятным образом сказаться на организации: кто будет выставлять счета, проводить через банк платёжки, следить за правильным документооборотом и т.д.? Но ещё хуже, когда бухгалтер уходит на больничный преднамеренно.
Допустим, главный бухгалтер вступает в конфликт с руководством, проявляет неадекватную реакцию по поводу любых замечаний в свою сторону и, «обидевшись», берёт больничный лист.
Бухгалтер заболел, но это полбеды. Он произвёл удаление всех ключевых документов с компьютера. Они успешно перекочевали на его личную флешку. Что делать руководителю? Есть ли у него право привлекать сотрудника к ответственности за такие действия?
По мнению экспертов Роструда, такой поступок бухгалтера нельзя рассматривать как противозаконный. Закон не запрещает удалять сведения с компьютера, как не запрещает и копировать их на съёмный носитель. То есть применить к бухгалтеру какие-либо меры наказания, ссылаясь на статью закона, руководитель не может.
Один из самых правильных шагов со стороны руководства, реализованный с целью не попасть в соответствующую ситуацию, сформировать внутренний локальный акт (коллективный договор), где будет прописан пункт о запрете переносить сведения с ПК на личные внешние носители. Обычно данный пункт объясняют необходимостью сохранить коммерческую тайну. В этом случае бухгалтер подпадает под статью 189 и несёт ответственность за нарушение дисциплины труда.
Бухгалтер уволился
Кто несёт ответственность за ошибки уволившегося бухгалтера
Бухгалтер уволился, проработав, например, в строительной фирме некоторое время. Налоговая проверка, которая состоялась после его ухода, обнаружила ошибки, подпадающие под его период работы. На кого ляжет ответственность и в каком виде она будет представлена? Здесь следует обратить внимание на следующие факторы:
- Если присутствуют налоговые правонарушения, то, согласно налоговому законодательству, следует ответственность, которая применяется к налогоплательщику. Положение прописано в статье 107 Налогового кодекса РФ. Роль налогоплательщика отводится юридическим лицам (организациям), физическим лицам.
- Когда налогоплательщик – организация, ответственность применяется к ней как к юридическому лицу. Отдельные должностные лица могут нести ответственность на основании положения установленного пунктом 4 статьи 108 НК РФ.
- Одновременно при существовании бухгалтерской службы (отдела с распределением должностей) в организации, на главного бухгалтера возлагается материальная ответственность, что закрепляется в трудовом договоре.
- После увольнения и расторжения договора ответственность с бухгалтера не снимается. Руководитель может потребовать через суд возместить причинённый ущерб.
Бухгалтер оказался некомпетентным или недобросовестным
Как руководителю избежать приёма на работу недобросовестного бухгалтера
Случаев, когда бухгалтер оказывается некомпетентным или недобросовестным, стараются избежать, но предугадать такое заранее сложно. Через некоторое время приходится сталкиваться с мошенничеством, злоупотреблением. Компания, нанявшая такого бухгалтера, несёт убытки.
В качестве рекомендаций для руководителей могут выступить следующие предупреждения:
- Принимать на должность бухгалтера нужно специалиста, прошедшего профессиональный отбор. Собеседование должно включать все вопросы, раскрывающие его профессиональный уровень, опыт. Стоит поинтересоваться, где человек успел поработать на данной должности, попросить рекомендации.
- При оформлении на работу бухгалтер должен подписать документы, регламентирующие его обязанности, ответственность.
- Создать условия для физического сохранения информации. Доступ к серверам, на которых хранятся копии данных бухгалтерских баз, должен быть только у вышестоящего сотрудника. Как правило, это директор компании.
- Вести строгий учёт работы с контрагентами. Ежемесячно составлять и заверять официально акты сверок. Действовать согласно условиям, прописанных в заключенных договорах.
Для многих компаний актуален найм внешнего специалиста, который проводит независимую проверку бухгалтерской отчётности. Некоторым компаниям лучшим вариантом видится проведение обязательного внешнего аудита. Речь идёт о бухгалтерском аутсорсинге как услуге, которую предоставляют юридические, аудиторские, бухгалтерские компании.
У ФНС есть замечания к декларации
Ошибки бухгалтера в работе с ФНС: что важно знать
Случается, что У ФНС есть замечания к декларации по НДС. Бухгалтер допустил неточности, и компания получила от ФНС запрос на пояснение некоторых позиций, зашифрованных под установленными цифровыми кодами.
В установленные законом сроки бухгалтер должен направить пояснения в ФНС. Это необходимо проконтролировать, поскольку в соответствии со статьёй 129.1 НК РФ просрочка чревата штрафными санкциями. В первый раз – это 5000 рублей. Повторная ситуация – 20000 рублей.
В EFSOL контроль сроков отправки отчётности и ответов на требования автоматизирован. Достаточно включить электронную почту руководителя в рассылку, и он будет получать уведомления о подходящих сроках отправки или о несвоевременно сданным отчётам. Кроме того, EFSOL предоставляет клиентам доступ к бухгалтерии, где в личном кабинете можно отследить статус отправленной отчётности. Таким образом, вы вовремя узнаете, принята ли декларация, или её нужно переделать и отправить заново.
Заключение
- Регламентируйте деятельность бухгалтера с помощью локальных актов.
- Требуйте от бухгалтера ответственности за совершённые ошибки в его период деятельности.
- При выборе бухгалтера обращайте внимание на опыт работы и просите рекомендации у прежних работодателей. Проводите внешний аудит работы бухгалтера раз в квартал или раз в полгода.
- Используйте сервисы для работы бухгалтера, в которых вы сможете самостоятельно прослеживать диалог с налоговой.
Если вы пользуетесь услугами аутсорсинговой бухгалтерии, история о том, что бухгалтер может ходить на больничный, окажется некомпетентным, внезапно уволится или не ответит на требование ФНС, вас не касается. Как и истории об обидах бухгалтера и индивидуальном подходе к нему. Ну, а вообще, в жизни так бывает, если не подстелить соломки в виде сотрудничества с EFSOL. Работа бухгалтерии не «завязана» на одном человеке, большинство операций автоматизировано, а ошибки, вызванные человеческим фактором, исключены. Деятельность EFSOL застрахована, и за любую ошибку платим мы.
Автор:
Екатерина Ульянова
Руководитель отдела участка расчета заработной платы
