В настоящее время очень много компаний, в которых автоматизированы основные бизнес процессы, связанные с бухгалтерским, налоговым, кадровым, торговым, складским учетом на базе программных продуктов 1С или других систем. Однако довольно-таки часто эти процессы внедрены по принципу «лоскутной» автоматизации в разных конфигурациях/базах, что приводит к определенным трудностям в ведении управленческого учета.
Для успешного ведения управленческого учета необходимо получать актуальную и точную информацию от различных структур компании. Т.е. для принятия корректных и своевременных управленческих решений топ-менеджерам необходимо получать информацию от торговых и производственных подразделений, бухгалтерии, кадровых служб и т.д. Но просто получить достоверную информацию мало! Приходящая информация должна быть обработана, преобразована в вид, позволяющий сопоставить все данные из различных структур и предоставлена топ-менеджерам в удобочитаемом виде, позволяющем оценить результаты и принять решения, которые обеспечат рост компании.
В данной статье мы рассмотрим проект по консолидации нескольких систем с целью автоматизации управленческого учета. Компания EFSOL позиционирует себя как компания-интегратор, предлагающая различные программные решения в зависимости от потребностей клиентов, поэтому в данной статье, дабы не делать рекламу конкретному продукту, выбранному для реализации данного проекта, мы заменим его наименование на условное название «конфигурация «Управленческий учет».
Задачи управленческого баланса
Управленческий баланс является основным плановым и отчетным документом сводного бюджета, который содержит в себе данные об изменениях величины и структуры активов и источниках финансирования деятельности предприятия за бюджетный период.
Нет необходимости подробно описывать важность и функции управленческого баланса, напомним лишь основные его задачи:
Система управленческого учета позволяет управлять активами и обязательствами предприятия, что позволяет получать актуальную информацию о денежных средствах компании.
Прогнозирование осуществляется с целью оценки финансовых перспектив на определенный временной период и формирования на этой основе выводов и рекомендаций относительно выбора дальнейшей стратегии управления компанией.
Сбалансированность бюджета дает гарантию сохранности денежных средств и контроля их расхода.
Требования к управленческому балансу
Формирование управленческого баланса направлено на повышение эффективности управления финансовыми активами, а также решения важных бизнес-задач. Именно по этой причине структура баланса должна соответствовать четким требованиям:
Рисунок 1 — Требования к структуре управленческого баланса
Информация о компании заказчика
Заказчиком описываемого внедрения является торговая Группа компаний. В состав данной Группы компаний входит несколько аффилированных юридических лиц.
Основной тип деятельности компании – торговля оборудованием.
Сопутствующая деятельность – услуги по подбору, доставке, установке и настройке поставляемого оборудования.
Предпосылки проекта
Предпосылками для запуска данного проекта являлись следующие факторы:
Таблица 1 — Предпосылки для запуска автоматизации формирования управленческих отчетов
| Название | Описание |
| «Лоскутная» автоматизация | используется несколько конфигураций, в каждой из которых хранятся данные только по определенному участку учета |
| Отсутствие оперативной управленческой отчетности в режиме онлайн | используемые программные продукты не предоставляют возможности получать актуальную консолидированную управленческую отчетность |
| Значительные потери времени при подготовке управленческих отчетов | сбор и обработка информации для управленческих отчетов выполняется вручную, на что уходит много времени и приводит к появлению дополнительных ошибок, связанных с человеческим фактором |
| Отсутствие полной картины финансово-экономического состояния предприятия | данные в различных системах имеют разные форматы и хранятся в разных информационных базах, что не дает возможности консолидировать их в единый отчет для общей оценки картины финансово-экономического состояния |
| Отсутствие удобного инструмента для бизнес-анализа деятельности компании | при формировании управленческой отчетности вручную отсутствует возможность формирования отчетов с актуальной информацией и применением различных группировок и отборов, необходимых на текущий момент |
Цели и задачи, поставленные заказчиком
Создание системы «Управленческого учета» на базе внедряемой и используемых в данный момент систем.
- Усовершенствование системы учета и отчетности.
- Получение оперативной отчетности без значительной потери времени на ее подготовку.
- Консолидация данных с разрозненных источников.
- Трансформация оперативных отчетов в управленческие.
- Регламентирование участка «Бюджетирования» и «Казначейства».
Выбор программного продукта (ПП)
Автоматизация финансовой деятельности — процесс сложный, однако без автоматизированной системы управленческого учета топ-менеджерам компании будет сложно принимать своевременные обоснованные и верные управленческие решения.
В случае если финансовое планирование ведется вручную с помощью электронных таблиц (например в MS Excel), то планирование очень сложно будет представить в единой системе. Влияние человеческого фактора будет сказываться на оперативности и точности анализа, что может привести к существенным ошибкам при принятии важных решений. Исходя из этого, с уверенностью можно сказать, что для анализа и ведения финансового учета, необходимо автоматизированное решение с определенным набором инструментов.
Перечень ПП, решающих поставленные заказчиком задачи
Для решения поставленных задач были рассмотрены несколько конфигураций, имеющих возможность работы с управленческой отчетностью и Бюджетированием:
- 1С:Консолидация 8 ПРОФ;
- 1С:Управление производственным предприятием;
- 1С:ERP Управление предприятием;
- 1С:Предприятие 8. Консолидация;
- 1С:Предприятие 8. Управление корпоративными финансами;
- ИНТАЛЕВ:Корпоративный менеджмент 7;
- Конфигурация «Управленческий учет» (см.п.1).
Обоснование выбора конкретного ПП
Основываясь на требованиях заказчика к системе и собственном опыте внедрений компании EFSOL, а так же опыте других компаний-интеграторов, являющихся партнерами 1С, из рассматриваемого списка программных решений было выбрано решение «Управленческий учет» (имеющее статус «1С-совместимо»).
Причины выбора данного решения
В выбранной конфигурации присутствуют:
- развитые модули управленческого учета, Бюджетирования и Казначейства;
- большое количество готовых к использованию механизмов и отчетных форм сгруппированных в АРМ (автоматизированные рабочие места), что достаточно удобно для работы простых пользователей;
- возможность настройки большинства отчетов и бизнес-процессов непосредственно самими пользователями без вмешательства программистов;
- бесшовная интеграция с рядом типовых решений 1С (БП 3.0, УТ 11, КА 1.1, УПП 1.3 и др.);
- возможность обмена данными с другими конфигурациям (например с несколькими базами данных заказчика на основе конфигурации 1С:Управление торговлей 10.3).
Так же немаловажную роль в выборе программного решения сыграли средняя трудоемкость и средние сроки внедрения по опыту реализованных ранее, компанией EFSOL и другими партнерами 1С, проектов и количество официально зарегистрированных компанией 1С завершенных внедрений рассматриваемых программных продуктов.
Предложенные решения
Описание методологии получения фактических данных
В разрабатываемой информационной системе происходит обмен данными между несколькими базами: две базы с исходными данными – конфигурация 1С:Управление торговлей 8.1 (далее называемые «Основная база» и «База 2») и база-получатель – конфигурация «Управленческий учет».
На рисунке 2 показана блок-схема информационных потоков в разработанной системе.
Рисунок 2 — Общая блок-схема информационных потоков в разработанной системе
Как видно на схеме, из «Основной базы» и «Базы 2» в базу «Управленческий учет» поступают фактические данные. Нашими специалистами были разработаны правила обмена данными между конфигурациями, которые позволят по настроенному расписанию ежедневно собирать данные из баз источников в базу-приемник. Так как объемы данных велики, то с целью сохранения высокой производительности системы в рабочее время, обмены данными производятся в ночное время и утром пользователи уже имеют актуальные данные.
Данные в базах-источниках имеют различную структуру, поэтому специалистами EFSOL были разработаны «правила трансляции», «запросы» и «источники», позволяющие преобразовать имеющуюся информацию и получить возможность их анализа с помощью разработанных специалистами EFSOL отчетов.
С помощью разработанных правил трансляций и источников получаемые из баз 1С:Управление торговлей данные преобразовываются и распределяются по статьям бюджетов, и записываются в регистры бюджетирования. По данным из регистров бюджетирования с помощью разработанных отчетов можно эти данные увидеть уже в удобном для анализа виде, с возможностью использовать различные отборы и группировки, т.е. можно получать данные по отдельным подразделениям компании, по отдельным статьям бюджетов, заказам и т.д.
Методика настройки
Для ведения управленческого учета специалистами EFSOL были настроены все типовые справочники и аналитики системы, необходимые для ведения управленческого учета, а так же разработаны бюджеты БДР и БДДС, данные по которым используются для формирования главного отчета разрабатываемой системы – «Управленческий баланс» и отчетов, формируемых на его основании.
Для функционирования данных бюджетов были разработаны и настроены:
- Структура бюджетов БДР и БДДС – наборы статей, необходимые для анализа топ-менеджерами собранных данных в нужных разрезах.
- План счетов Бюджетирования, позволяющий делать движения средств по регистрам бюджетирования и формировать нужные данные по БДР и БДДС.
- Соответствие статей БДДС, статьям ДДС, указываемым заказчиком в используемых в данный момент базах-источниках – для сбора фактических данных из документов, сформированных в базах 1С:Управление торговлей.
- Соответствия статей БДР статьям БДДС.
- Соответствие плана счетов Бюджетирования, Бухгалтерскому плану счетов – для получения фактических данных Бухгалтерского учета в управленческом учете.
- Отчеты по БДР и БДДС, позволяющие в разрезе нужных аналитик и группировок увидеть полученную информацию.
Для ведения управленческого учета, в рамках данного проекта были разработаны следующие отчеты:
- Отчет «Управленческий баланс».
- Отчет «Сводная валютная позиция под риском».
- «Отчет о прибылях и убытках».
- «Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат».
- Отчет «Управленческий баланс».
Управленческий баланс имеет форму двусторонней таблицы, которая содержит в себе активы (требования и вложения) и пассивы (обязательства и капитал), однако форма управленческого баланса не установлена законодательством РФ, поэтому статьи актива и пассива определяются индивидуально, с учетом специфики деятельности каждого предприятия.
Данные в форму управленческого баланса попадают из плана счетов бюджетирования полученные при трансляции с оборотов по бюджетам (при проведении документа «Получение фактических данных») бюджета движения денежных средств, бюджета доходов и расходов, технических статей (движения товаров) и механизма закрытия счетов.
Для формирования необходимых данных были разработаны следующие правила:
- Основные средства и нематериальные активы.
- Учет инвестиций в ОС.
- Отражение операций по учету ОС НМА в плане счетов бюджетирования.
- Дебиторская задолженность.
- Денежные средства.
- Товары на складе.
- Кредиты и займы.
- Обязательства.
- Капитал.
- Резервы.
«Отчет о прибылях и убытках»
Отчет о прибылях и убытках отражает финансовые результаты деятельности организации за отчетный период и аналогичный период предыдущего года.
Получение данных в отчет о прибылях и убытках происходит при трансляции данных полученных при проведении документа «Получение фактических данных» по источникам ДДС. Правила сбора данных для отчета были сформированы в соответствии с полученной от заказчика информацией и реализованы в конфигурации «Управленческий учет» с помощью типовых инструментов с незначительными доработками функционала.
Рисунок 3 — Отчет о прибылях и убытках
«Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат»
Валовая прибыль для данного отчета рассчитывается с учетом Затрат на сервис, Затрат на списание, Затрат на логистику, Стоимости финансирования, Валовой прибыли по бренду и др. (в соответствии с алгоритмом, утвержденным заказчиком).
Рисунок 4 — Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат
Отчет «Сводная валютная позиция под риском»
Отчет построен по статьям верхнего уровня управленческого баланса. Суммовые значения статей выводятся в различных валютах. Данные, которые наполняют отчет, собраны по счетам плана счетов бюджетирования по правилам, согласованным с заказчиком.
Рисунок 5 — Отчет «Сводная валютная позиция под риском»
Методика проверки
Для сверки данных нашей компанией был разработан «Отчет по трансляциям», позволяющий сопоставить данные между статьями, счетами и большим количеством других аналитик.
Рисунок 6 — «Отчет по трансляциям»
Методика использования
Для формирования фактических данных, необходимых для получения отчета, используется типовой документ «Получение фактических данных». В данном документе пользователю необходимо выбрать нужный источник данных (заранее настроенный специалистами EFSOL), указать нужный период сбора данных и сохранить полученные результаты.
Для получения необходимых отчетов пользователь выбирает из списка нужный отчет (все разработанные отчеты вынесены в отдельный пункт меню системы), задать нужный период, включить нужные отборы (если они необходимы) и нажать на кнопку «сформировать».
Выявленные сопутствующие проблемы
В ходе обследования компании в рамках предпроектных работ, был выявлен ряд проблем, влияющих на точность сбора информации и получение управленческой отчетности:
- При проведении взаиморасчетов с поставщиками и покупателями очень часто часть документов по взаиморасчетам оформляется с большим опозданием или вовсе не оформляется в 1С. В текущей системе немало незакрытых заказов, по которым созданы записи, но они не закрыты и висят в системе.
- В первичных документах в базах-источниках очень часто выбраны неверные статьи ДДС или статьи затрат, что приводит к ошибкам при трансляции фактических данных в базу-получатель.
- В конфигурациях заказчика 1С:Управление торговлей используется нетиповой доработанный функционал, что делает невозможным использовать типовые правила обмена данными и требует разработки дополнительных нетиповых правил обмена и трансляций.
- В базах-источниках часто не совпадают бухгалтерские проводки / статьи оборотов и т.д. по связанным документам.
- Для формирования данных по бухгалтерскому и управленческому учетам используются различные курсы валют.
- В базах-источниках отсутствует ряд данных, необходимых для ведения управленческого учета, что приводит к невозможности получения корректных данных и верной отчетности без их дозаполнения.
- В двух базах-источниках учет по одним и тем же статьям ведется по различным правилам.
- В текущей системе довольно много задублированных данных, таких как Номенклатура, Контрагент, Договор и т.д.
- Очень часто в период действия договора меняются его условия, что приводит к ошибкам при ведении учета.
- Не используются стандартные механизмы выравнивания остатков по периодам.
Все эти проблемы требуют разработки дополнительных мероприятий по их исправлению, прежде чем новая система будет введена в эксплуатацию.
Таким образом помимо технической стороны вопроса , т.е. непосредственно разработки новой системы, в рамках данного проекта проводились были разработаны рекомендации по оптимизации учета, ведущегося организациями Группы компаний заказчика на текущий момент.
Результаты внедрения разработанных решений
В результате внедрения данного проекта заказчик получил:
- Оптимизацию и регламентирование ведения учета в используемых информационных системах.
- Консолидацию данных из нескольких систем.
- Автоматизацию модулей «Бюджетирования» и «Казначейства» с использованием новой информационной системы, с широкими возможностями и удобным интерфейсом.
- Механизмы, обеспечивающие получение актуальной информации по бухгалтерскому и управленческому учетам и проведения их анализа.
- Значительное уменьшения трудоемкости сбора данных, необходимых для управления компанией и механизмы автоматической трансформации собранной информации в вид, необходимый для анализа и принятия управленческих решений.
- Значительное уменьшение количества ошибок, получаемых при ручном формировании управленческой отчетности.
- Удобный инструмент для работы управленческими данными в виде отчетов:
- Отчет «Управленческий баланс».
- Отчет «Сводная валютная позиция под риском».
- «Отчет о прибылях и убытках»
- «Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат».
После внедрения автоматизированной системы управленческого учета, произошли следующие изменения:
| Задачи | До внедрения | После внедрения |
|
|
|
Нужен эффективный инструмент для ведения управленческого учета?
Наши специалисты помогут подобрать лучшее решение для Ваших задач!
