ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

В условиях тотальной автоматизации рабочих процессов на предприятии без внимания не остался и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива. Электронный архив документов (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Часто можно встретить другие обозначения ЭА, например: СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота, САД — система автоматизации документооборота, СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами), ЭД — электронный документооборот. Почему же компании одна за другой приобретают систему Электронный архив?

Все дело в том, что в условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть такие места в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.

Проблемы бумажного документооборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Проблема Описание, последствия

Потеря документа

Такая проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато немалыми неприятностями и потерями для бизнеса.

Медленный поиск по архиву

При наличии большого количества документов поиск нужного экземпляра может отнять по-настоящему много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки пыльных бумаг.

Высокие затраты на аренду помещения

Для компаний с большим документооборотом эта проблема особенно актуальна. Для архива приходится арендовать или строить целые здания. Это может быть очень дорогим удовольствием.

Отсутствие централизованного хранилища

Проблема актуальна для территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации. В таких условиях компаниям необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте. Это неудобно и затратно.

Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа

Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом. Как быть? Приходится множить копии — а это дополнительные финансовые затраты. Снова вернемся к территориально разделенным филиалам. В разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно. Как быть? В такой ситуации потери неизбежны.

Нет поддержки версионности документов

Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией. Тогда при налоговых проверках компании сталкиваются с несоответствием данных, что грозит штрафами и санкциями для бизнеса.

Работать с архивом в реальном времени невозможно

Приходится всегда брать во внимание то время, которое сотрудники тратят на доставку документов в архив и с архива, поиск, отправку.

Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности

На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени и сил. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. Тут же стоит напомнить о территориально рассредоточенных филиалах. О трудностях, которые возникают у них, мы упоминали выше. Аудит сталкивается с аналогичными проблемами.

Крайне низкий уровень конфиденциальности

Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами.

Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям

В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.

Низкий уровень структурированности

Не всегда архив держится в полном порядке. Часто документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Методы решения проблем бумажного архивирования документов

Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов:

  1. Реорганизация всего бумажного архива.
  2. Наем дополнительных сотрудников.
  3. Автоматизация учета финансовой документации и автоматизация документооборота в целом..

Что касается первого метода, то он действительно может дать положительный результат, но этот результат будет кратковременным. Реорганизация архива — крупный проект для предприятий любого масштаба. Заметим, что этому процессу должно предшествовать детальное обследование существующей системы с привлечением специализированных аналитиков. Далее следует анализ полученных результатов и разработка плана действий, которые будут предприняты во время реорганизации. После этого архивация документов будет проходить по новой схеме.

Чем плох процесс реорганизации архива:

Теперь посмотрим, с какими проблемами и трудностями могут столкнуться организации, которые захотят использовать этот метод:

  • В вашей организации может не оказаться компетентного специалиста, способного провести вышеописанное обследование и последующую реорганизацию. Наем нового сотрудника — это дополнительные финансовые затраты. Да и нужен ли будет этот сотрудник в штате вашей компании после реорганизации? Опять финансовые, временные затраты, «волокита» с бумагами. Можно воспользоваться аутстаффингом или аутсорсингом специалистов, но это не дает вам 100% гарантии получить услуги высокого уровня. К тому же, брать в аренду одного сотрудника у специализированной компании — нецелесообразно.
  • После обследования возникают те же проблемы (нехватка компетентных сотрудников), но уже во время разработки новой внедряемой системы архивирования бумаг.
  • Новая система может решать существующие проблемы не в полной мере или решать их временно. На адаптацию сотрудников к новым правилам может уйти много времени. Пока этого не произойдет, они будут допускать немало ошибок, что повлечет за собой новые проблемы, которые данная система не призвана решать. То есть, нет гарантии того, что решив одни проблемы, не возникнут новые.

Итак, реорганизация процесса часто может вместо положительного результата принести негативный, принося бизнесу немалый ущерб.

Наем дополнительных сотрудников — не лучший метод

Наем дополнительных сотрудников — это тот метод, который способен оптимизировать только отдельный локальный процесс. Тут снова нет гарантий того, что новый сотрудник окажется квалифицированным и выплачиваемая ему заработная плата — не пустая трата финансов вашей компании.

Автоматизация — самый эффективный метод

Что касается автоматизации учета бухгалтерской и финансовой документации — это самый эффективный метод оптимизации рабочих процессов с документооборотом. Внедрение электронного архива позволяет решить широкий ряд проблем, которые то и дело возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с электронными копиями документов. При организации электронного документооборота возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.


«EFSOL: Электронный архив бухгалтерских документов»

Эффект от ЭА Описание решения

Исключение потерь документов

Имея электронные копии всех документов, защищенных от удаления третьими лицами и/или сотрудниками по невнимательности или злому умыслу, возможность потери какого либо документа сводится к нулю.

Быстрый поиск по архиву

Поиск нужного экземпляра в архиве занимает 3-5 секунд.

Низкие (или нулевые) затраты на аренду помещения

Как мы уже говорили, избавиться от бумажного архива нельзя. С ЭА можно вывезти оригиналы в удаленное централизованное хранилище. При этом затраты на аренду помещения можно сократить.

Наличие централизованного хранилища

Все документы находятся в единой базе данных.

Возможность совместной работы с одним экземпляром документа

В ЭА с одной копией документа может работать неограниченное количество сотрудников.

Поддержка версионности документов

В ЭА версионность документов поддерживается.

Работа с архивом в режиме реального времени

Изменения в электронный архив вносятся практически в режиме online.

Более удобный и быстрый процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности

Трудозатраты и затраты времени на подготовку налоговой и аудиторской отчетности — в разы меньше, нежели в условиях работы с бумажным архивом.

Высокий уровень конфиденциальности

В электронном архиве есть возможность разграничить права доступа к разным документам, тем самым защитив важные копии.

Защита архива от чрезвычайных
ситуаций

В случае возникновения чрезвычайных ситуаций, ЭА не подвергается опасности. К тому же всегда есть возможность восстановления системы.

Высокий уровень структурированности

Вся база документов четко структурирована, копии сгруппированы и отсортированы.

На современном рынке информационных технологий существует множество различного программного обеспечения для создания электронного архива, но они, как правило, узкоспециализированные. Мы же советуем приобретать только комплексные проектные решения, которые способны удовлетворить требованиям клиента максимально полно.

Компания EFSOL (ранее Группа компаний «Эффективные решения») является разработчиком таких комплексных решений, которые позволяют автоматизировать рабочие процессы на предприятии клиента с достижением максимального эффекта для бизнеса. Решение «EFSOL: Электронный архив бухгалтерских документов» — это аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий потоковое сканирование и хранение скан-образов всей учетной документации.

Система электронного документооборота устанавливается на базе самой популярной в России учетной системы «1С:Предприятие» любых платформ и конфигураций с использованием высокотехнологичных инструментов от фирмы ABBYY. Программа «EFSOL: Электронный архив бухгалтерских документов» позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. Наш продукт позволяет решить те вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
  • Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
  • Надежность и защищенность базы данных.
  • Разграничение прав доступа к разным документам.
  • Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
  • Поддержка версионности.
  • Возможность создавать различные отчеты.
  • Потоковое сканирование пакетов бумаг с автоматическим разделением на документы.
  • Автоматическое исправление перекосов, поворотов документа при сканировании.
  • Удаление помех и загрязнений документов.
  • Оптимизация размера конечного файла.
  • Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
  • Уведомление работников о поступлении новых документов.

Внедрение решения «EFSOL: Электронный архив бухгалтерских документов» состоит из нескольких этапов:

  1. Экспресс-обследование
    • На этом этапе формируются цели и задачи клиента. Выявляются его потребности. Данный этап может отсутствовать при внедрении, если клиент сам сразу предоставил достаточно информации.

  2. Обследование предприятия
    • Происходит изучение бизнес-процессов, составляется техническое задание, формируются требования к продукту. Также разрабатывается архитектура конечного решения. На этом этапе строится схема процесса, как она происходит до внедрения и после него.

  3. Разработка системы
    • Разрабатывается нужный функционал и интерфейс электронного архива документов.

  4. Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации
    • На данном этапе специалисты нашей компании проводят установку ПО, обучение пользователей, консультирование, а также вносят изменения в систему, которые могут понадобиться.

  5. Опытно-промышленная эксплуатация
    • Запуск готового решения в эксплуатацию и осуществление технической поддержки.

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:

программа, система электронный архив документов 1с, арххив, хранение электронных документов, создание, внедрение электронного архива


Рисунок 1 — Схема работы с документом после внедрения ЭА


Обращаясь в компанию EFSOL, вы гарантированно получаете высокое качество услуг по автоматизации. Наша компания оказывает услуги по всей РФ и имеет представительства в разных регионах России (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Курск, Воронеж, Казань, Самара, Новосибирск), а также в некоторых регионах Украины (Сумы, Киев). Для разработки и внедрения проектов мы привлекаем только высококвалифицированных аналитиков, программистов, разработчиков, консультантов. Мы заключаем с клиентами договор, который юридически гарантирует прозрачность и открытость нашего сотрудничества, соблюдение указанных сроков и выполнение обязательств. Цена и сроки автоматизации зависят от масштаба проекта: сколько будет привлечено специалистов, потрачено ресурсов и автоматизировано мест. Наша главная цель — удовлетворение требований заказчика и решение его задач для повышения эффективности его бизнеса. С EFSOL вы можете быть уверены, что выделенные финансы и время будут потрачены с толком — на достижение высокого результата.

ЗАДАТЬ ВОПРОС КОНСУЛЬТАНТУ



Внедрение электронных архивов, решение проблем бумажного архивирования документов

обязательные поля









* Антиробот:
Введите ответ

Внедрение электронных архивов, решение проблем бумажного архивирования документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ

Внедрение электронных архивов, решение проблем бумажного архивирования документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect