ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Опытные профессионалы большую часть своего рабочего времени занимаются рутинной работой – вводом первичной документации. Подобные ситуации встречаются на каждом предприятии, будь то малый бизнес или производственный холдинг. В своей практике мы сталкивались со многими компаниями, в которых процесс обработки первичных документов (товарных накладных и счетов-фактур) достаточно трудоемкий и «огнеопасный». Особенно остро проблема оперативного ввода первичных документов в учетные системы касается компаний предоставляющих услуги бухгалтерского аутсорсинга – Уполномоченных бухгалтерий (или «уполномочек»). 

В обслуживающих компаниях разные принципы организации работы. Клиента может сопровождать один бухгалтер, выполняя все операции от ввода документов в систему до подготовки и сдачи отчетности. Также процессы могут разделяться по ролям – главный бухгалтер отвечает за подготовку отчетности по нескольким предприятиям, ведущие бухгалтера/бухгалтера отвечают за определенные участки учета, а младшие бухгалтера или операторы – за ввод первичных документов в бухгалтерскую систему.

В любом случае, чем больше компаний обслуживает бухгалтер, тем больше работы на него ложится. Сотруднику необходимо обрабатывать большое количество документов. Допускаются ошибки, которые при ручном вводе неизбежны из-за невнимательности или усталости. Приходится работать сверхурочно, особенно в «горячие» периоды.  

Как в такой ситуации повысить качество предоставления услуг и увеличить количество клиентов, при этом, не прибегая к излишним финансовым и трудовым затратам?

В 2006 году специально для автоматизации ввода первичных документов в 1С был разработан программный комплекс «EFSOL: Загрузка документов». Система нацелена на сокращение времени обработки финансовых документов и оптимизацию трудового процесса. Это в свою очередь приводит к сокращению затрат на участке ввода документов и позволяет выполнять бухгалтерам более важные операции. 

Посмотреть видеодемонстрации возможностей программы

Методика расчета экономического эффекта от внедрения системы потокового ввода документов

Предположим, что на предприятии вводом документов занимаются 2 бухгалтера. Время занятости сотрудников составляет 25% и 80% рабочего времени. Учитывая затраты, которые приходятся на обоих сотрудников (оплата труда, налоги и отчисления в фонды, аренда и оборудование рабочего места, расходы на связь, интернет и т.д.) можем просчитать какие финансовые затраты несет предприятие на обработку первичных документов (в месяц).

Сотрудники, занимающиеся вводом «первички», должностьКоличество сотрудников, челЗанятость сотрудников вводом документов, %Зарплата сотрудника, руб./мес.Другие затраты на одного сотрудника, руб./мес.Затраты, которые приходятся на ввод документов, руб./мес.
Бухгалтер125%55 0007 00015 500

Помощник бухгалтера

1

80%

32 000

6 000

30 400

Итого на ввод документов предприятие выделяет следующие ресурсы в месяц («Затраты до внедрения»)

45 900

Таблица 1 – Текущие затраты на обработку первичной документации

Учитывая, что использование «EFSOL: Загрузки документов» позволяет ускорить ввод «первички» от 6 до 10 раз, рассчитаем какие затраты будут приходиться на ввод документов с учетом применения программы.

Сотрудники, занимающиеся вводом «первички», должностьВо сколько раз увеличивается скорость ввода документов при использовании программыЗанятость сотрудников вводом документов при использовании программы, %Затраты, которые приходятся на ввод документов при условии использования программы, руб./мес.
Бухгалтер64%2 583
Помощник бухгалтера613%5 067

Таблица 2 – Будущие затраты на обработку первичной документации.

Таким образом, просчитав разницу между затратами на оплату труда двух сотрудников без использования программы и затратами на обработку документации при условии использования программы, получаем размер экономии в месяц и в год.

Оценив затраты на внедрение программы, мы видим через какой период сэкономленные деньги перекроют стоимость внедрения, и программа начнет приносить экономическую выгоду.


Ручной вводПрограммный вводЭкономия на затратах, руб.
Затраты на ввод документов в месяц, руб.45 90010 15035 750
Затраты на ввод документов в год, руб.550 800121 800429 000
Срок окупаемости программы, мес.1,2

Таблица 3 – Расчет окупаемости

Успешная практика внедрений программы в уполномоченных бухгалтериях показывает, что вне зависимости от организации процессов в компании программа будет удобна каждому сотруднику: 

  • система не ограничивается по количеству пользователей;
  • легко управлять объемом обработки документов;
  • позволяет брать на обслуживание большее количество предприятий;
  • не меняет ритм работы даже в «горячие» отчетные периоды;
  • нет необходимости в сверхурочной работе и привлечении помощи со стороны;
  • поспешное исправление неизбежных при ручном вводе ошибок исключается из работы бухгалтера.

Вы можете самостоятельно рассчитать экономический эффект от внедрения
«EFSOL: Загрузка документов» в вашей компании.

Скачать «Расчет окупаемости»!

Посмотреть видеодемонстрации возможностей программы



EFSOL: Загрузка документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

EFSOL: Загрузка документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ

EFSOL: Загрузка документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect