Ѕыстрое внедрение ERP  омплексные услуги
от 1—:÷ентр ERP!
”правление доставкой ƒл€ торговых и курьерских компаний!
1C:Ёƒќ ”знайте о всех преимуществах электронного документооборота!
ѕереход на Ђ1—:«”ѕ ред. 3ї ‘ирма Ђ1—ї прекращает поддержку Ђ1—:«”ѕ 2.5ї!
јренда сервера 1—
в облаке
–аботайте в 1— удаленно с экономией до 70%!

Ѕюджетирование — инструмент управленческого учета


”скорение ритма современной жизни, развитие рынков, рост количества новых фирм, который способствует стремительному росту конкуренции, усиливает нестабильность функционировани€ компаний, заставл€ет их проводить все более частые изменени€, подстраиватьс€ под изменени€ внешних условий. ѕоэтому необходимо найти оптимальное решение, которое поможет правильно организовать и продолжать успешно вести свою де€тельность.

ѕовысить конкурентоспособность бизнеса в сложившихс€ услови€х возможно при совершенствовании систем управлени€ предпри€тием. »менно поэтому многие финансовые службы внедр€ют новые инструменты и системы, позвол€ющие оперативно реагировать на все изменени€ внешних и внутренних факторов.

¬се больше российских компаний про€вл€ют интерес к специализированным автоматизированным системам бюджетировани€, осознают необходимость оптимизации бюджетного планировани€ и посто€нно находитс€ в состо€нии активного поиска подход€щего программного решени€.

¬ таком случае стает актуальным р€д вопросов.  акую систему автоматизации де€тельности выбрать? ѕоможет ли ее внедрение повысить эффективность работы компании, оптимизировать бюджетный процесс?  акие проблемы внедрение системы позволит решить?  акие преимущества это даст вашей компании? ќтветим в данной статье на все вопросы, а также поделимс€ своей лучшей практикой внедрени€ автоматизированной системы.


—уть и задачи системы автоматизации бюджетировани€

Ѕюджетирование Ч инструмент управленческого учета, с помощью которого можно добитьс€ эффективного использовани€ ресурсов, путем разработки детального плана финансовой де€тельности предпри€ти€.

ќсновными задачами системы бюджетировани€ €вл€ютс€:

  • ѕрогнозирование бизнеса.
  • ѕланирование доходов и расходов в необходимой аналитике.
  • ѕолучение фактических данных с результатами работы бизнеса и сравнени€ их с прогнозом.
  •  орректировка бюджетов на основании измен€ющихс€ внешних и внутренних факторов.
  •  онтроллингова€ функци€.
«адачи системы бюджетировани€

–исунок 1 – «адачи системы бюджетировани€

—истема позвол€ет качественно моделировать и прогнозировать развитие бизнеса на основании математических моделей, примен€емых в компании в разрезе необходимых аналитик за счет инструментов онлайн-прогнозировани€, планировани€, контрол€ и воврем€ предоставленных инструментов дл€ прин€ти€ управленческих решений. ‘иксаци€ исполнени€ бюджета зависит от качества предоставл€емых фактических данных.

÷елью автоматизации €вл€етс€:

  • ѕредоставить инструменты дл€ прогнозировани€ бизнеса.
  • ѕредоставить инструменты дл€ прин€ти€ управленческих решений.
  • ѕредоставить инструменты дл€ анализа фактической де€тельности в режиме реального времени.
  • ”простить работу специалистов и классификацию первичных данных.
  • ћинимизировать «человеческий фактор».

ќсновные проблемы и трудности, с которыми сталкиваютс€ компании

¬ыдел€ем основные проблемы, которые невозможно исключить без применени€ специализированных решений дл€ автоматизации бюджетировани€.

  • »спользование малоэффективных инструментов (Excel и т.д.)
  •  омпани€ использует несколько информационных систем, данные которых консолидируютс€ в файлы Excel. ‘айлы достигают огромных размеров и станов€тс€ неудобными дл€ обработки.
  • ќдновременно работать может только один сотрудник и работа делитс€ на части.  ажда€ часть выполн€етс€, обычно, разными людьми, что приводит к возникновению Ђчеловеческого фактораї. ќшибки, сделанные во врем€ сбора информации, могут остатьс€ незамеченными и привести к непоправимым потер€м.
  •  лассификаци€ первичных данных имеет сложные правила.
  • Ќевозможно отразить изменени€ в ”” после изменений в Ѕ” из-за потери св€зи с хоз€йственными операци€ми.
  • ≈сли ручные корректировки выполн€ютс€ уже на уровне ””, то при переформировании отчетности их придетс€ вносить заново.
  • ¬ холдинге работа осложн€етс€ синхронизацией де€тельности финансистов ƒ«ќ (дочернее и зависимое общество).

ќдним из самых простых инструментов €вл€етс€ Excel. –ассмотрим на его примере недостатки, которыми он обладает в процессе фиксации и анализа бюджета:

Excel

јвтоматизаци€ бюджетировани€

ќтсутствие инструментов многопользовательской работы

¬ рамках системы есть многопользовательский режим работы с одними и теми же данными

ќтсутствует механизм многовариантного прогнозировани€

–азработка нескольких альтернативных вариантов бюджета в одной системе

ќтсутствуют механизмы автоматической консолидации данных

јвтоматическа€ консолидаци€ данных

‘айлы Excel не предоставл€ют инструменты, которые разграничивали бы доступ к данным в зависимости от роли и функции пользовател€

¬озможность разграничени€ доступа к данным

Ќе ведетс€ истори€ изменений файла. ѕри ручном сохранении версий в отдельные файлы Ц сложности в из сравнени€

¬се исправлени€ фиксируютс€. ƒоступны инструменты сравнени€ версий

Ќедостаточна€ функциональность и сложности прогнозировани€

—истема функциональна и имеет инструменты дл€ прогнозировани€, анализа и контрол€ бюджета


“аблица 1 Ц Ќедостатки использовани€ Excel дл€ процесса бюджетировани€


–ешение данных трудностей и способы экономии времени на получение фактических данных дл€ бюджетировани€

ƒл€ решени€ подобных проблем необходимо использовать комплексный подход. ¬недрение специализированного контура бюджетировани€ поможет оперативно составить бюджет движени€ денежных средств, бюджет расходов и доходов, прогнозный баланс, а также предоставить всю необходимую информацию дл€ разработки оборотного бюджета дл€ каждого отдельного вида де€тельности предпри€ти€ в единой базе.

 омплексна€ система позвол€ет качественно моделировать и прогнозировать развитие бизнеса на основании математических моделей, примен€емых в компании в разрезе необходимых аналитик за счет инструментов онлайн-прогнозировани€, планировани€, контрол€ и воврем€ предоставленных инструментов дл€ прин€ти€ управленческих решений. ‘иксаци€ исполнени€ бюджета зависит от качества предоставл€емых фактических данных.

¬ажно верно разделить аналитики ””, которые будут неизменны и именно их вносить в первичные документы. ѕрочую дополнительную информацию по аналитике следует старатьс€ вычисл€ть динамически.

ƒл€ обеспечени€ возможности корректировки данных управленческого учета необходимо вывести сбор фактических данных в отдельное звено, с сохранением в промежуточном хранилище. Ёто можно делать сразу дл€ группы операций (за период; по подразделению; по видам операции) или осуществл€ть трансл€цию сразу же после отражени€ документа в регламентированном учете.

ѕервый вариант позвол€ет ускорить врем€ ввода первичной информации, второй - получать данные об исполнении бюджетов максимально оперативно. ќба варианта эконом€т врем€ на построение итоговой отчетности, сокраща€ врем€ получени€ фактических данных.


ѕреимущества автоматизации бюджетировани€

јвтоматизаци€ бюджетировани€ позволит финансовому отделу:

ѕланировать и управл€ть де€тельностью компании.
—ократить сроки формировани€ бюджетов.
 онтролировать и анализировать исполнение бюджетов в режиме реального времени.
ћинимизировать Ђчеловеческий факторї при составлении финансовых отчетов.
–аботать с едиными данными в многопользовательском режиме.
ѕолноценно использовать стратегию от достигнутого (планировать бюджет на основании показателей предыдущих периодов с учетом коррелирующих показателей).
ѕолучать комплект необходимой отчетности в минимальный период времени.

Ћучшие практики внедрени€ систем бюджетировани€ на предпри€тии в –‘

¬ыгода от реализации системы автоматического исполнени€ и анализа бюджета зависит от количества хоз€йственных операций. ƒалее рассмотрим конкретный пример внедрени€ комплексной системы бюджетировани€.

Ётапы ƒо ѕосле
—бор первичной информации из всех дочерних предпри€тий холдинга

2 дн€

Ѕольшие трудозатраты на сбор и объединение информации из разрозненных источников данных

3 часа

ƒостигнуто за счет унификации учетной системы предпри€ти€ и интеграции в нее комплексной системы бюджетировани€

 лассификаци€ первичных данных по стать€м управленческого учета

2 дн€

ќбъем массива xls-файлов за один мес€ц достигал 800 мегабайт, количество хоз€йственных операций около 1,5 миллиона

2 часа

ƒостигнуто за счет переноса вычислений на выделенный сервер

»сключение внутригрупповых оборотов

ѕолучение итоговых отчетных форм

1 день

»спользуема€ методологи€ и объем данных требовали выделени€ задач исключени€ ¬√ќ и построени€ итоговых отчетных форм в отдельные этапы

10 минут

»сключение ¬√ќ происходит динамически во врем€ построени€ отчетных форм


“аблица 2 Ц ¬ыгода от реализации системы автоматического исполнени€

ѕредпри€тие недавно пережило реструктуризацию, что усложн€ло правила отнесени€ затрат на ‘ќ“ по различным подразделени€м и приводило к большому количеству ошибок.

¬ результате автоматизации были достигнуты поставленные цели:

–еализаци€ сложных правил разнесени€ затрат на ‘ќ“ в услови€х динамически мен€ющейс€ структуры компании (÷‘ќ создаетс€ на проект).
—окращение времени от закрыти€ периода до получени€ отчетных форм до 1 дн€
¬озможность вносить ручные корректировки на уровне ””.

“аким образом, внедрение комплексной системы дл€ автоматизации финансовой де€тельности: бюджетировани€, планировани€ и казначейства совместно с основной учетной системой компании, позволит создавать финансовый план компании на выбранный период, сопоставл€ть его с фактическими показател€ми и получать своевременную достоверную информацию о причинах отклонений от плана.



EFSOL

—истемна€ интеграци€.  онсалтинг

јвтоматизаци€ финансовых задач

об€зательные пол€
* јнтиробот:
¬ведите ответ
ѕоделитьс€:
  • –Ш—Б—Е–Њ–і—П –Є–Ј –Њ–њ–Є—Б–∞–љ–љ–Њ–≥–Њ —Б—А–∞–≤–љ–µ–љ–Є—П Excel –Є –±—О–і–ґ–µ—В–Є—А–Њ–≤–∞–љ–Є—П, –љ–∞–њ—А–∞—И–Є–≤–∞–µ—В—Б—П –≤–Њ–њ—А–Њ—Б, –Ї–∞–Ї –Љ–Њ–ґ–љ–Њ —А–µ–∞–ї–Є–Ј–Њ–≤–∞—В—М –њ—А–Њ–±–ї–µ–Љ—Г "–њ—А–Њ–≥–љ–Њ–Ј–Є—А–Њ–≤–∞–љ–Є—П" ?. –Т —Н–Ї—Б–µ–ї—М –µ—Б—В—М –Ј–∞–Љ–µ—З–∞—В–µ–ї—М–љ—Л–є —Д—Г–љ–Ї—Ж–Є–Њ–љ–∞–ї "–њ—А–Є–≤–µ–і–µ–љ–Є–µ –Ї –њ–∞—А–∞–Љ–µ—В—А—Г", –Ї–Њ–≥–і–∞ –Ј–љ–∞—З–µ–љ–Є—П –њ–Њ–Ї–∞–Ј–∞—В–µ–ї–µ–є (–њ—А–Є –љ–∞–ї–Є—З–Є–Є —Д–Њ—А–Љ—Г–ї) –Љ–µ–ґ–і—Г —А–∞–Ј–ї–Є—З–љ—Л–Љ–Є —Н–ї–µ–Љ–µ–љ—В–∞–Љ–Є "–њ—А–Є–≤–Њ–і—П—В—Б—П" –Ї –љ—Г–ґ–љ–Њ–Љ—Г –Ј–љ–∞—З–µ–љ–Є—О –њ—А–Є –Є–Ј–Љ–µ–љ–µ–љ–Є–Є –Њ–њ—А–µ–і–µ–ї–µ–љ–љ–Њ–≥–Њ —Б–≤—П–Ј–∞–љ–љ–Њ–≥–Њ –Ј–љ–∞—З–µ–љ–Є—П. –Ъ–∞–Ї –≤ –±—О–і–ґ–µ—В–Є—А–Њ–≤–∞–љ–Є–Є —А–µ–∞–ї–Є–Ј–Њ–≤–∞—В—М –њ–Њ–і–Њ–±–љ–Њ–µ –њ—А–Њ–≥–љ–Њ–Ј–Є—А–Њ–≤–∞–љ–Є–µ, "—З—В–Њ –±—Г–і–µ—В –µ—Б–ї–Є" ? –Ъ–∞–Ї–Њ–є –±—Г–і–µ—В –њ–ї–∞–љ–Њ–≤—Л–є —Д–Є–љ —А–µ–Ј-—В–∞—В, –љ–∞–њ—А–Є–Љ–µ—А, –њ—А–Є —Г–≤–µ–ї–Є—З–µ–љ–Є–Є –Ј–∞—В—А–∞—В –љ–∞ –Њ—Д–Є—Б –љ–∞ 15%, –Є —Г–Љ–µ–љ—М—И–µ–љ–Є–Є –Њ—Д–Є—Б–љ—Л—Е –љ–∞ 5%? –≠—В–Њ, –±–µ–Ј—Г—Б–ї–Њ–≤–љ–Њ, –њ—А–Є–Љ–µ—А, –љ–Њ —Б—Г—В—М –≤–Њ–њ—А–Њ—Б–∞ –Њ—Б—В–∞–µ—В—Б—П.
  • ƒобрый день, ќлег! ѕрограммы на базе технологической платформы 1—, предназначенные дл€ автоматизации бюджетировани€, могут ответить на вопрос Ђ„то если?ї. ¬ большинстве конфигураций ответ можно получить при использовании сценари€ бюджетировани€. ƒанные по одним и тем же стать€м мы можем записать в регистры в разрезе сценариев. »х количество может быть неограниченным. Ќапример, реализовываем данную задачу в 1—:ERP: Ўаг 1. —оздаем 2 элемента справочника —ценарий: Ђќптимистическийї и Ђѕессимистическийї. Ўаг 2. —оздаем бюджетную модель, виды бюджетов. Ўаг 3. ¬водим экземпл€ры бюджетов в бюджетной модели. ¬ бюджете административных расходов записываем данные по статье Ђаренда офисаї по оптимистическому сценарию 100 тыс., по пессимистическому сценарию 115 тыс. ¬озможен как ручной ввод данных, так и расчет по данным бюджетировани€ (настройка формул, ввод нефинансовых показателей и т.д). Ўаг 4. —мотрим на отчеты бюджетной модели. —равниваем мастер-бюджет доходов и расходов по двум сценари€м и видим, как изменени€ значени€ статьи Ђаренда офисаї повли€ла на финансовый результат. ¬се остальные мастер отчеты в правильно настроенной модели бюджетировани€ покажут изменени€ св€занных статей и финансового результата компании в целом.
  • ≈сли необходимо ответить на вопрос Ђ„то если измен€тс€ курсы валют?ї, можно установить различные значени€ курсов валют в сценари€х. » тогда система покажет, что нас ждет при достижении установленного значени€ курса валюты. ¬ конфигурации 1—: онсолидаци€ и 1—:”правление холдингом присутствует функционал визуального моделировани€ Ђ„то если?...ї  онфигурации позвол€ют: Х ѕроводить оценку значений результирующего показател€ при изменении исходных; Х ѕроводить обратный расчет исходных данных исход€ из значени€ целевого и границ изменени€ исходных показателей; Х «адавать режимов максимизации и минимизации целевого показател€ при заданных диапазонах изменени€ исходных. ќлег, если у ¬ас есть остались какие-то вопросы или задачи - можете обратитьс€ в чат, оставить за€вку или позвонить нам!

” вас конкретна€ задача? —в€житесь с нами пр€мо сейчас!


ќбратный звонок RedConnect