ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Ввод и обработка данных в информационные системы — задача для любого бизнеса хорошо известная, давно стала стандартной функцией для любого предприятия, а для сотрудников занятых данным процессом — рутиной. Востребованность в эффективной модели первичного наполнения систем данными, или напротив, дополнение (обогащение) данными учетной системы, не имеет ярко выраженной отраслевой специфики. Данная потребность есть в различных секторах экономики: в энергетике, машиностроении, нефтегазовой отрасли, банках, производственных и торговых предприятиях различного профиля.

Все компании, в связи с увеличением количества обрабатываемых документов, задумываются о необходимости оптимизации процессов ввода и обработки данных. Например, это уменьшение трудозатрат и сокращение сроков по работе с документами, повышение качества полученных данных, обеспечение контроля исполнения задач.

Основным препятствием в достижении желаемого эффекта становится объем обрабатываемых документов. Несмотря на распространенное использование электронных методов работы с информацией, объем бумажных документов на практике не только не уменьшается, но и возрастает. Предлагаем рассмотреть различные модели организации процессов ввода и обработки документов.

Модель 1. Вводить и обрабатывать документы вручную

В связи с тем, что компаниям нужно вводить и обрабатывать документы, количество которых постоянно возрастает, есть два пути решения:

  • выделить сотрудников из существующего штата;
  • нанять дополнительных сотрудников.

В случае резкого увеличения количества документов, которые необходимо обработать, либо единоразовго получения большого количества документов, эффективным ручной ввод будет только в случае создания специализированного отдела, который занимается только этим участком работы. На практике не каждая компания может позволить себе снять дополнительные задачи с сотрудников, особенно, если необходимость ввода и обработки документов не постоянна или единоразовая (например, обработка анкет лояльности).

Преимущества модели:

  • Сотрудники закреплены за определенным участком работы и несут ответственность за результат.
  • Легко управлять скоростью и качеством работы.

Недостатки:

  • Компания несет дополнительные расходы — на оборудование рабочих мест, фонд оплаты труда и не исключены затраты времени и финансов на обучение сотрудников процессу обработки документов.
  • Ручной ввод и обработка больших объемов документов тесно связаны с человеческим фактором — ошибками из-за невнимательности или усталости.
  • Необходимость изменения организационной структуры компании — формирование отдела, закрепление ответственных сотрудников.

Модель 2. Автоматизация ввода и обработки документов

Обработку документов различных видов и качества можно автоматизировать. На участке приема документов устанавливается специализированное оборудование (например, скоростной документный сканер), а на участках ввода документов — программное обеспечение, которое берет на себя основную нагрузку.

Преимущества модели:

  • Время ввода и обработки документов максимально сокращается. Соответственно, повышается эффективность работы компании.
  • Снижаются трудовые затраты, как следствие снижаются и финансовые расходы компании, исчезает необходимость подключения к процессу дополнительных сотрудников.
  • Человеческий фактор сводится к минимуму — автоматизированная система ввода и обработки данных самостоятельно проводит различные логические проверки.

Недостатки:

  • Необходимость обучения сотрудников работе со сканирующим оборудованием и с системой обработки документов.
  • Если в компании много документов разных форм и видов, то необходимо настраивать шаблоны под ввод и обработку данных документов. Соответственно, не исключены дополнительные финансовые и временные затраты.

Модель 3. Передача ввода и обработки документов на аутсорсинг

Компании, которые сталкиваются с большим объемом документов различных видов, а также компании, у которых недостаточно штата и сотрудников для ввода и обработки документов могут обратиться в специализированые организации. Такие организации занимаются оцифровкой и обработкой бумажных документов, вводом документов в учетные системы. При этом задача пользователя — подготовить необходимые для обработки документы, а выполнение всех остальных работ — задача аутсорсинговой компании.

Преимущества модели:

  • Концентрация и рациональное распределение ресурсов предприятия на те виды бизнеса, которые являются конкурентоспособными и в которых у организации есть определенные преимущества.
  • Аутсорсинговая компания несет полную ответственность за качество выполняемых работ и соблюдение сроков их выполнения.
  • Большое количество информации обрабатываются за короткий срок, вне зависимости от вида документов.
  • Экономия денежных средств на оборудовании рабочих мест, оплате труда и приобретении программного обеспечения.

Недостатки:

  • Считается, что аутсорсинг — это полное освобождение компании от работ на определнном участке. В реальности же, необходимым является строгий контроль за исполнением переданных на аутсорсинг задач. К сожалению, на рынке существуют и недобросовестные аутсорсинговые, которые не выполняют свои обязательства или выполняют их не качественно. Поэтому Заказчик может потратить достаточно времени и сил в поиске надежного партнера.

Схема работы

Рисунок 1 — Схема работы аутсорсинга

Выбирая между этими тремя вариантами, стоит учитывать потребности бизнеса, виды документов, которые получает компания и которые нужно обрабатывать, а также наличие ресурсов компании для работы на данном участке. Вполне вероятно, что самым выгодным по времени, труду и финансам является вариант передачи ввода данных на аутсорсинг. Успешность любого бизнеса зависит от скорости работы компании, соответственно, чем более эффективным будет процесс ввода и обработки данных, тем эффективнее будет работать компания в целом.



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Аутсорсинг ввода и обработки документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Аутсорсинг ввода и обработки документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect