ERP с быстрым результатом
1С-Отчетность: Добро пожаловать! Подключись до 31.12.2016 и получи скидку 50% на годовую лицензию!
Дарим отчет для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3
Абонентское
ИТ-обслуживание
Корпоративная почта или IP-телефония в подарок!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Данная статья подготовлена по результатам
реальных успешных внедрений в нескольких
известных сетях ресторанов. В случае Вашей
заинтересованности мы можем организовать
референс-визит на эти предприятия.







Как автоматизировать документооборот в различных сетевых учреждениях общепита (кафе, рестораны, бары)? Как повысить эффективность работы с первичной документацией? Как оптимизировать складской и бухгалтерский учет? Зачем нужна автоматизация бухгалтерии и других служб ресторанов, кафе, баров, какие выгоды она несет? Какую помощь здесь могут оказать современные информационные системы, технологии? На эти и другие вопросы мы ответим в данной аналитической статье.

Основные проблемы учета и документооборота в ресторанном бизнесе


При организации работы сетевых ресторанов или кафе необходимо учитывать тот фактор, что бухгалтерия у таких компаний, как правило, централизованная, находится она в офисе, территориально удаленном от точек реализации. В связи с этим фактором выделим несколько узких мест, с которыми можно столкнуться:

  • Медленная доставка входящих первичных документов на ТМЦ (продукты, хозяйственные принадлежности и пр.) из точки поступления (ресторана, кафе, бара) в централизованную бухгалтерию.
  • Проблемы при учете ТМЦ (товарно-материальных ценностей) из-за дублирования элементов справочников. Пересортица.
  • Высокие трудозатраты на ручной ввод большого количества документов.

Этот список можно продолжить, но в данной статье мы предложим решения именно для этих 3-х проблемных вопросов, чтобы помочь сделать ваш бизнес более эффективным, прозрачным, управляемым..

В части ввода первичных документов в учетную систему предприятия существует два основных процесса, которые используют сетевые компании общепита. Давайте их рассмотрим.

Процесс 1. Ввод документов в учетную систему осуществляется децентрализовано, т.е. в местах их возникновения

  1. Входящие первичные документы от поставщиков поступают в сетевые рестораны, кафе, бары вместе с товаром.
  2. Сотрудник склада принимает товар, сверяет данные в документе с фактическим поступлением, расписывается за прием в накладной.
  3. После этого вводит данные в учетную корпоративную систему, проводя их для задач оперативного учета.
  4. Далее документы через курьерскую службу передаются в бухгалтерию.
  5. В бухгалтерии сверяют данные, введенные в учетную систему, с данными в накладной, при необходимости корректируют их, формируют бухгалтерские и налоговые проводки.
Схема децентрализованного ввода документов

  Рисунок 1 — Децентрализованный ввод документов.

Процесс 2. Ввод документов в учетную систему осуществляется централизованно

В отличии от первого процесса, после принятия товара сотрудник склада отправляет документы сразу в бухгалтерию. В бухгалтерии вводят данные в учетную информационную систему и сразу проводят по оперативному, бухгалтерскому, налоговому учету.

Схема централизованного ввода документов

  Рисунок 2 — Централизованный ввод документов.

Разница между двумя описанными процессами состоит в том, кто и где будет вводить документы в учетную систему. В первом варианте это будет делать сотрудник склада, во втором - сотрудник бухгалтерии. И в том, и в другом процессе есть свои плюсы и минусы. Давайте рассмотрим узкие места.


Проблематика
Описание процессов и проблематики
Децентрализованный ввод документовЦентрализованный ввод документов
Медленная доставка документов до точки вводаОперативная доставка документов до бухгалтерии здесь играет не ключевую роль, т.к. для работы бизнеса в целом необходимо, чтобы в учетной системе быстро появлялись именно данные для дальнейшего списания продуктов в готовые блюда, а не бухгалтерские проводки.В данном случае оперативная доставка документов до бухгалтерии имеет ключевое значение. Как говорилось ранее, данные в учетную систему должны попадать практически в режиме on-line.
Некорректный учет ТМЦ, дублирование данныхДублирование номенклатуры в справочнике – это действительно узкое место в данном процессе, т.к. в каждом ресторане могут быть разные поставщики одной и той же продукции, и наименование номенклатуры у них также может отличаться. Сотрудник одного из ресторанов, решив, что в справочнике нет необходимой ему номенклатуры, может создать новую, которая в действительности будет дублировать уже существующую. Вследствие чего, при списании продуктов в готовые блюда, будет списана не та номенклатура, сформируется некорректная себестоимость и возникнет пересортица товаров.

Дублирование номенклатуры для данного процесса зачастую не является актуальной проблемой, т.к. пользователи, осуществляющие ввод данных в учетную систему обучены и являются специалистами в области работы с приложением. Также они территориально находятся в одном месте, и всегда есть возможность уточнить у коллег спорные вопросы по выбору номенклатуры.

Большие трудозатраты на ввод документовБольшие трудозатраты на ввод документов сегодня наблюдаются практически во всех сферах деятельности предприятий общественного питания, в особенности у компаний с большим товарооборотом. Если в накладной 1 позиция, то ввести с нее данные в учетную информационную систему не займет много времени, а вот если позиций 30, 50 и больше?! А если накладных несколько десятков в день?! Очевидно, что времени в таком случае понадобится больше. И риск возникновения ошибок, потерь данных также возрастает в разы.


Таблица 1 — Плюсы и минусы централизованного и децентрализованного ввода документов (до автоматизации)

Решить озвученные проблемы можно тремя путями: за счет организационных решений, автоматизации процессов или с помощью сочетания этих путей.

Организационные решения проблем учета и документооборота



Проблематика

Описание процесса и организационного решения
Децентрализованный ввод документовЦентрализованный ввод документов
Медленная доставка документов до точки вводаПроблема отсутствует для данного процесса.Можно организовать доставку документов курьером от ресторана, кафе, бара до точки ввода. Но в таком случае трудно представить, как он будет возить документы в бухгалтерию несколько раз в день, да и еще с десятков точек. Такое организационное решение применимо только для компаний с небольшим количеством точек. Также надо понимать, что в этом случае существенно увеличиваются расходы на доставку документов.
Некорректный учет ТМЦ (товарно-материальных ценностей) в заведениях общепитаМожно утвердить процедуру создания новой номенклатуры посредством подачи заявки. Назначить ответственного сотрудника за создание новой номенклатуры, знающего все особенности ведения номенклатурного справочника. Такой вариант в целом решает проблему задвоения номенклатуры, но теряется оперативность заведения документов. А это, как мы отмечали выше, является критичным условием.Проблема отсутствует для данного процесса.
Большие трудозатраты на ввод документовМожно назначить опытных операторов, занимающихся только вводом документов, но это будет несущественное сокращение трудозатрат, т.к. бухгалтерам все равно будет необходимо проверять введенные в учетную систему данные. Если вводом документов будут заниматься бухгалтера, то вряд ли мы получим экономический эффект, т.к. з/п бухгалтера выше з/п сотрудников склада. И скорее всего, придется брать в штат дополнительных бухгалтеров. Также остается открытым вопрос сезонности бизнеса (если этот параметр для вас актуален)


Таблица 2 — Организационные решения

Автоматизация процессов

Мы видим, что посредством исключительно организационных решений закрыть все узкие места одновременно не получается. Тут на помощь приходят информационные технологии, и в частности системы потокового ввода документов (СПВД). В данных системах используются самые передовые технологии распознавания и извлечения данных, а также интеграционные механизмы с учетными системами. Давайте рассмотрим, как будет выглядеть процесс обработки входящих документов после внедрения системы потокового ввода документов.


Централизованный оперативный ввод документов в учетную систему с помощью СПВД (после автоматизации)

  1. Входящие первичные документы от поставщиков поступают в ресторан, кафе, бар, вместе с товаром.
  2. Сотрудник склада принимает товар, сверяет данные в документе с фактическим поступлением, расписывается за прием в накладной.
  3. Далее сотрудник сканирует документы, используя потоковый сканер или МФУ (многофункциональное устройство). От данного сотрудника требуется только положить документ (или весь пакет документов) в сканер и нажать кнопку «сканировать». Сканер настроен заранее: скан-образы документов с нужным качеством попадают в нужную директорию («горячую папку») центрального офиса. Бумажные документы передаются курьером в бухгалтерию. Оперативность теперь не важна, достаточно передавать документ один раз в неделю или месяц.
  4. Сотрудник бухгалтерской службы видит в интерфейсе СПВД вновь поступившие документы из филиалов. Документы уже распознаны автоматически, данные извлечены и разобраны по реквизитам.
  5. Бухгалтер нажатием нескольких кнопок осуществляет ввод документов в учетную систему. При этом в системе создаются нужные документы поступления, в справочниках выбираются необходимые элементы или создаются новые: номенклатура, контрагенты, организация, склады, торговая точка и т.д. Для этого используется «интеллектуальная» функция нечеткого поиска и словарь соответствий.
  6. Скан-образ первичного документа автоматически помещается в защищенный электронный архив и связывается с проводками учетной системы.

Реальные сроки обработки документа (от принятия товара до проведения его в учетной системе) занимают всего несколько минут.

На схеме это выглядит так:


Схема ввода документов с помощью СПВД

  Рисунок 3 — Ввод документов с помощью СПВД.


Если говорить о конкретных технологиях и продуктах, то данное решение представляет собой единую систему, которая строится на продукте ABBYY FlexiCapture и интеграционном модуле «EFSOL: Загрузка документов КОРП». Это единственное на российском ИТ-рынке серийное решение по потоковому вводу бумажных документов в «1С:Предприятие».

В заключении еще раз отмечу, что использование систем потокового ввода документов в совокупности с правильной организацией процесса устраняет все узкие места в области ввода документов, обозначенные в данной статье:

  1. Проблема медленной доставки документов до точки ввода становится решенной, т.к. все документы сканируются на местах, а сотрудники бухгалтерии в режиме on-line получают уведомления о поступлении новых документов. Открыв скан-образ документа, они могут получить всю необходимую информацию, в т.ч. с пометками кладовщика, например, о расхождениях в количестве.
  2. Проблема задвоения номенклатуры, пересортицы, отражения некорректной себестоимости блюд решается организацией единой точки ввода документов и регламентацией процесса создания новой номенклатуры.
  3. Трудозатраты на ввод документов в учетную систему сокращаются от 3 до 10 раз. Сокращение трудозатрат, минимизация ошибок, устранение потери данных – все это достигается за счет автоматизации процесса ввода документов. Ручной ввод больше не нужен. С помощью СПВД данные распознаются и в автоматическом режиме загружаются в учетную систему предприятия.

Если у вас остались вопросы - обращайтесь, с удовольствием на них ответим.



EFSOL

Системная интеграция. Консалтинг

Системы потокового ввода документов

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

Системы потокового ввода документов

Все поля формы выделенные значком * обязательны к заполнению
* Антиробот:
Введите ответ
Поделиться:

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!


Обратный звонок RedConnect